Criar e editar agendamentos
Criar por paciente/tipo/modalidade; editar horário, notas, preço; histórico.
Envio por WhatsApp ainda não está ativo
As mensagens descritas nesta página saem por e-mail. A opção de WhatsApp e o consentimento correspondente existem nas telas, mas ainda não há provedor de envio ligado — nada é entregue por WhatsApp hoje. Ao configurar um aviso que o paciente precise receber, garanta que ele tenha e-mail no cadastro.
Este guia mostra como criar uma consulta na agenda e como editá-la depois: mudar horário, observações, valor, atendente, e acompanhar o que foi alterado no histórico.
Criar um agendamento
Ao abrir o formulário de criação, você verá o painel Novo Agendamento. Ele é dividido em duas partes: à esquerda os campos e à direita uma pré-visualização que se atualiza enquanto você preenche.
Escolha o paciente
No topo, use a busca de paciente para localizar e selecionar a pessoa que será atendida. Toda consulta exige um paciente — o botão de salvar permanece desabilitado enquanto nenhum paciente estiver selecionado.
Defina o horário
Na seção Horário, preencha:
- Data (obrigatória) — formato
DD/MM/AAAA. - Início (obrigatório) — formato
HH:mm(24 horas). - Duração — opcional. Se deixar em branco, é usada a duração padrão do profissional. Abaixo do campo aparece o horário de término calculado e a duração padrão, por exemplo "Fim 15:50 · padrão 50 min".
A duração aceita valores entre 15 e 480 minutos.
Selecione a modalidade
Em Tipo de atendimento, escolha a modalidade no seletor:
- Presencial
- Online
Quando a clínica oferece teleconsulta, escolher Online faz com que o link de vídeo seja incluído na confirmação enviada ao paciente.
Profissional (apenas administradores)
Se você é administrador, aparece também o campo Profissional, onde escolhe para quem é o agendamento. Quem atende apenas a própria agenda já tem o profissional preenchido automaticamente e não vê esse campo.
Se a clínica tem serviços cadastrados (Configurações → Serviços), aparece também o campo Serviço, com Padrão do paciente como primeira opção. Ele registra o que foi prestado e define a descrição que sai na fatura. O seletor não mostra preço de propósito: o valor vem do preço contratado do paciente naquele serviço ou do valor padrão do serviço, e não é atributo do agendamento. Sem serviços cadastrados o campo não aparece.
Serviço na reunião com paciente
A Reunião com paciente vinculado é cobrável (o atendimento aos pais, a reunião na escola), e tem o mesmo campo Serviço. Deixando em Padrão do paciente, o sistema herda o serviço que aquele profissional já atende para aquele paciente — a reunião de pais da psicopedagoga entra como psicopedagogia, pelo preço da psicopedagogia. Se o profissional atende o paciente em duas especialidades, o sistema não adivinha: escolha o serviço na mão, senão a reunião é cobrada pelo valor único do paciente, que pode ser o da outra especialidade.
Ao lado da modalidade aparece o campo Sala, com os consultórios cadastrados em Configurações → Salas. Ele só aparece em atendimento presencial (online não ocupa sala) e só quando a clínica tem alguma sala cadastrada. Deixar em Sem sala definida é permitido — a menos que a clínica tenha ligado Exigir sala ao agendar em Configurações → Salas. Nesse caso o campo aparece como Sala *, a opção "Sem sala definida" some, e não dá para agendar sem escolher.
Se a sala já estiver ocupada
O agendamento não é salvo de imediato: aparece uma confirmação com a sala, a data, o horário e de quem é a agenda que já está lá. Com "Marcar mesmo assim", grava — e nada é gravado antes disso. Vale igual na criação, na edição, ao arrastar na grade, na reunião, na sessão de grupo (ao criar e ao reagendar) e ao mexer na Sala da série. Detalhes em Conflitos e arrastar-e-soltar.
Configure a recorrência (opcional)
Na seção Recorrência, a frequência inicial é Única. Para criar uma série, escolha Semanal, Quinzenal ou Mensal. Ao escolher uma frequência recorrente, aparece o campo Terminar, com três formas de definir o fim da série:
- Nº de sessões — quantidade fixa de sessões (máximo de 52).
- Até uma data — informe a Data final e o sistema cria as sessões até lá.
- Sem fim — as sessões são criadas automaticamente para os próximos 6 meses e estendidas semanalmente. Você pode finalizar a série a qualquer momento.
A pré-visualização mostra um resumo como "Semanal · 12 sessões" e você pode expandir a lista para ver cada data projetada.
Adicione equipe e observações (opcional)
- Equipe adicional — marque outros profissionais que participam do atendimento (a seção só aparece quando há outros profissionais disponíveis).
- Observações — texto livre sobre a consulta (até 2000 caracteres).
Confira a pré-visualização e agende
O painel à direita resume paciente, profissional, modalidade, duração e recorrência, e indica em Disponibilidade se o horário está livre. Quando estiver tudo certo, clique em Agendar consulta.
Quando o horário está fora da disponibilidade
Se a data/horário cair fora dos horários de atendimento do profissional, ou em cima de um bloqueio, a criação é interrompida com um aviso. Você pode confirmar mesmo assim clicando em Criar mesmo assim, ou ajustar a data e o horário.
Conflito de horário
Se já houver outro evento que ocupa o mesmo horário do profissional, o sistema bloqueia a criação para evitar sobreposição. Escolha outro horário ou remaneje o evento conflitante.
Confirmação para o paciente
Ao criar uma consulta com data futura, o paciente recebe automaticamente uma mensagem de confirmação por WhatsApp e/ou e-mail, conforme o consentimento registrado no cadastro. A mensagem traz data, horário, profissional, modalidade e os links para confirmar ou cancelar. Agendamentos com data no passado (registro retroativo) não disparam notificação.
Editar um agendamento
Abra o agendamento na agenda para ver o painel Editar Agendamento. O cabeçalho mostra o paciente, contato, data/horário/duração, profissional, modalidade, o status atual, a situação da fatura (quando existir, ex.: Pendente · Jun/26) e a faixa de recorrência. Logo abaixo há abas de contexto:
- Esta consulta — edita os dados desta ocorrência.
- Recorrência — gerencia a série inteira (aparece só em agendamentos recorrentes ativos).
- Histórico — registro de alterações (quando você tem permissão de auditoria).
- Pular — marca/desmarca esta data como exceção da série (também só em agendamentos recorrentes ativos). Quando esta data já está pulada, a aba aparece como Pulada.
Editar horário, modalidade, valor e notas
Na aba Esta consulta, você pode alterar:
| Campo | Observação |
|---|---|
| Título | Opcional na consulta (usa o nome do paciente quando vazio). |
| Data / Início / Duração | Mesmas regras da criação; o término é recalculado automaticamente. |
| Modalidade | Presencial ou Online. |
| Serviço | O que foi prestado. Define a descrição na fatura; o valor vem do preço contratado do paciente naquele serviço ou do padrão do serviço, nunca deste campo. |
| Sala | O consultório do atendimento. Aparece em atendimento presencial, quando há salas cadastradas. Numa série, mudar aqui vale para esta ocorrência e as futuras; para trocar o consultório de toda a série de uma vez, use Sala da série na aba Recorrência. Com Exigir sala ao agendar ligado, um agendamento antigo sem sala continua podendo ser finalizado ou ter o preço corrigido — a sala só é cobrada quando você mexe em sala, horário ou modalidade. |
| Link externo (Zoom/Meet) | Aparece quando a modalidade é Online; opcional. O botão Copiar link do paciente aparece aqui e também ao lado de Iniciar teleconsulta. |
| Valor (R$) | Preço cobrado só por esta sessão — ganha de qualquer preço de serviço ou do cadastro. Digite no formato brasileiro (380,00); deixando vazio, vale a ordem de preço normal. Valor mal escrito não é salvo em silêncio: o sistema recusa o salvamento e avisa, em vez de apagar o preço. |
| Atendente | Quem de fato atendeu, quando diferente do titular (aparece com mais de um profissional na clínica). |
| Equipe adicional | Outros profissionais participantes. |
| Observações | Notas sobre esta consulta. |
Quando terminar, clique em Salvar alterações.
O paciente não pode ser trocado
Não é possível mudar o paciente de um agendamento existente. Para isso, cancele o agendamento e crie um novo com o paciente correto.
Edição em séries recorrentes
Em um agendamento recorrente, as alterações feitas na aba Esta consulta aplicam-se apenas a esta data. Para mudar a série inteira, use a aba Recorrência.
Remarcar (mudar data/horário)
Só é possível remarcar agendamentos com status Agendado ou Confirmado. Agendamentos finalizados ou cancelados não podem ser remarcados — primeiro reagende-os pelo status. Sessões que fazem parte de uma sessão de grupo devem ser movidas pela própria sessão de grupo, não por aqui.
Ao mover um agendamento para outro horário, o horário antigo é liberado e a lista de espera é notificada, se houver candidatos.
Mudar o status
O status segue o fluxo Agendado → Confirmado → Finalizado. Você altera o status de duas formas: pela etiqueta de status no cabeçalho (menu suspenso) ou pelos botões de ação na própria aba:
Quando a consulta está Agendada, aparecem dois botões:
- Confirmar paciente — passa para Confirmado.
- Marcar como atendido — passa direto para Finalizado.
Quando a consulta está Confirmada, o botão Marcar como atendido finaliza a sessão.
No cartão Cancelamento / ausência há três opções, cada uma com efeito diferente na cobrança:
- Faltou — o paciente não compareceu; a sessão é cobrada normalmente na fatura.
- Desmarcou — o paciente desmarcou; gera um crédito para desconto em fatura futura.
- Sem cobrança — a sessão é cancelada e não aparece na fatura.
Ao escolher qualquer uma delas, abre-se uma janela para você informar um motivo (opcional) antes de confirmar.
Reenviar confirmação
Enquanto a consulta não estiver finalizada nem cancelada, você pode usar Reenviar links de confirmação para mandar de novo a mensagem de WhatsApp e/ou e-mail ao paciente (conforme o consentimento dele).
Excluir um agendamento
Na parte inferior da aba há Excluir permanentemente. A exclusão é definitiva e exige confirmação. Agendamentos já vinculados a uma fatura (não cancelada) não podem ser excluídos — isso protege o registro financeiro.
Sala e serviço numa sessão recorrente
A sala pertence à série: ao trocar o consultório numa ocorrência de recorrência, a mudança vale para ela e para as ocorrências futuras — inclusive as que a rotina automática ainda vai gerar. Datas já passadas nunca são alteradas.
Para trocar o consultório da série inteira de uma vez, abra a aba Recorrência: o campo Sala da série é o lugar próprio para isso. Nos dois caminhos, se alguma das datas futuras cair em sala já ocupada, o sistema não salva — pede confirmação e diz em quantas ocorrências há choque.
O serviço da série é o escolhido ao criar a recorrência, e toda ocorrência gerada depois nasce com ele. Trocar o serviço numa ocorrência vale só para aquela data — as demais continuam com o serviço da série.
Histórico de alterações
A aba Histórico mostra uma linha do tempo de tudo que aconteceu com o
agendamento: quem criou, quem editou, mudanças de status e cancelamentos. Cada
entrada traz o nome de quem fez a ação, a data e o horário (DD/MM/AAAA HH:mm), e —
para edições — o valor anterior e o novo, lado a lado.
Ações registradas incluem, por exemplo, "criou o agendamento", "editou o agendamento", "alterou o status" e "cancelou o agendamento". Quando há muitos registros, use Carregar mais para ver os mais antigos.
A aba Histórico só aparece para quem tem permissão de leitura dos registros de auditoria.