Criar e editar agendamentos

WhatsApp: para clínicas que ativaram

As mensagens ao paciente — avisos de consulta, formulários, escalas, assinaturas, lista de espera, documentos e NFS-e — podem sair por WhatsApp quando a clínica ativa o WhatsApp em Configurações → Integrações (veja como) e marca WhatsApp em cada mensagem em Configurações → Notificações. Documentos e NFS-e vão como link para baixar, nunca como anexo. Cobranças por WhatsApp dependem de liberação da Akesia.

Este guia mostra como criar uma consulta na agenda e como editá-la depois: mudar horário, observações, valor, atendente, e acompanhar o que foi alterado no histórico.

Criar um agendamento

Ao abrir o formulário de criação, você verá o painel Novo Agendamento. Ele é dividido em duas partes: à esquerda os campos e à direita uma pré-visualização que se atualiza enquanto você preenche.

Escolha o paciente

No topo, use a busca de paciente para localizar e selecionar a pessoa que será atendida. Toda consulta exige um paciente — o botão de salvar permanece desabilitado enquanto nenhum paciente estiver selecionado.

Defina o horário

Na seção Horário, preencha:

Data (obrigatória) — formato DD/MM/AAAA.
Início (obrigatório) — formato HH:mm (24 horas).
Duração — opcional. Se deixar em branco, é usada a duração padrão do profissional. Abaixo do campo aparece o horário de término calculado e a duração padrão, por exemplo "Fim 15:50 · padrão 50 min".

A duração aceita valores entre 15 e 480 minutos.

Selecione a modalidade

Em Tipo de atendimento, escolha a modalidade no seletor:

Presencial
Online

Quando a clínica oferece teleconsulta, escolher Online faz com que o link de vídeo seja incluído na confirmação enviada ao paciente.

Profissional (apenas administradores)

Se você é administrador, aparece também o campo Profissional, onde escolhe para quem é o agendamento. Quem atende apenas a própria agenda já tem o profissional preenchido automaticamente e não vê esse campo.

Se a clínica tem serviços cadastrados (Configurações → Serviços), aparece também o campo Serviço, com Padrão do paciente como primeira opção. Ele registra o que foi prestado e define a descrição que sai na fatura. O seletor não mostra preço de propósito: o valor vem do preço contratado do paciente naquele serviço ou do valor padrão do serviço, e não é atributo do agendamento. Sem serviços cadastrados o campo não aparece.

Serviço na reunião com paciente

A Reunião com paciente vinculado é cobrável (o atendimento aos pais, a reunião na escola), e tem o mesmo campo Serviço. Deixando em Padrão do paciente, o sistema herda o serviço que aquele profissional já atende para aquele paciente — a reunião de pais da psicopedagoga entra como psicopedagogia, pelo preço da psicopedagogia. Se o profissional atende o paciente em duas especialidades, o sistema não adivinha: escolha o serviço na mão, senão a reunião é cobrada pelo valor único do paciente, que pode ser o da outra especialidade.

Ao lado da modalidade aparece o campo Sala, com os consultórios cadastrados em Configurações → Salas. Ele só aparece em atendimento presencial (online não ocupa sala) e só quando a clínica tem alguma sala cadastrada. Deixar em Sem sala definida é permitido — a menos que a clínica tenha ligado Exigir sala ao agendar em Configurações → Salas. Nesse caso o campo aparece como Sala *, a opção "Sem sala definida" some, e não dá para agendar sem escolher.

Se a sala já estiver ocupada

O agendamento não é salvo de imediato: aparece uma confirmação com a sala, a data, o horário e de quem é a agenda que já está lá. Com "Marcar mesmo assim", grava — e nada é gravado antes disso. Vale igual na criação, na edição, ao arrastar na grade, na reunião, na sessão de grupo (ao criar e ao reagendar) e ao mexer na Sala da série. Detalhes em Conflitos e arrastar-e-soltar.

Configure a recorrência (opcional)

Na seção Recorrência, a frequência inicial é Única. Para criar uma série, escolha Semanal, Quinzenal ou Mensal. Ao escolher uma frequência recorrente, aparece o campo Terminar, com três formas de definir o fim da série:

Nº de sessões — quantidade fixa de sessões (máximo de 52).
Até uma data — informe a Data final e o sistema cria as sessões até lá.
Sem fim — as sessões são criadas automaticamente para os próximos 6 meses e estendidas semanalmente. Você pode finalizar a série a qualquer momento.

A pré-visualização mostra um resumo como "Semanal · 12 sessões" e você pode expandir a lista para ver cada data projetada.

Adicione equipe e observações (opcional)

Equipe adicional — marque outros profissionais que participam do atendimento (a seção só aparece quando há outros profissionais disponíveis).
Observações — texto livre sobre a consulta (até 2000 caracteres).

Confira a pré-visualização e agende

O painel à direita resume paciente, profissional, modalidade, duração e recorrência, e indica em Disponibilidade se o horário está livre. Quando estiver tudo certo, clique em Agendar consulta.

Quando o horário está fora da disponibilidade

Se a data/horário cair fora dos horários de atendimento do profissional, ou em cima de um bloqueio, a criação é interrompida com um aviso. Você pode confirmar mesmo assim clicando em Criar mesmo assim, ou ajustar a data e o horário.

Conflito de horário

Se já houver outro evento que ocupa o mesmo horário do profissional, o sistema bloqueia a criação para evitar sobreposição. Escolha outro horário ou remaneje o evento conflitante.

Confirmação para o paciente

Ao criar uma consulta com data futura, sai automaticamente uma mensagem de confirmação por WhatsApp e/ou e-mail para todos que estão marcados em Sessões no cadastro do paciente (ou para o contato principal, quando ninguém está marcado — veja Contatos e quem recebe o quê), cada um conforme o próprio consentimento. O e-mail traz data, horário, profissional, modalidade e os links para confirmar ou cancelar; o WhatsApp — quando a clínica ativou o WhatsApp pelo número da Akesia ou conectou o próprio número — traz data, horário, profissional e clínica, com os botões Confirmar e Cancelar. Agendamentos com data no passado (registro retroativo) não disparam notificação.

Editar um agendamento

Abra o agendamento na agenda para ver o painel Editar Agendamento. O cabeçalho mostra o paciente, contato, data/horário/duração, profissional, modalidade, o status atual, a situação da fatura (quando existir, ex.: Pendente · Jun/26) e a faixa de recorrência. Logo abaixo há abas de contexto:

Esta consulta — edita os dados desta ocorrência.
Recorrência — gerencia a série inteira (aparece só em agendamentos recorrentes ativos).
Histórico — registro de alterações (quando você tem permissão de auditoria).
Pular — marca/desmarca esta data como exceção da série (também só em agendamentos recorrentes ativos). Quando esta data já está pulada, a aba aparece como Pulada.

Editar horário, modalidade, valor e notas

Na aba Esta consulta, você pode alterar:

Campo	Observação
Título	Opcional na consulta (usa o nome do paciente quando vazio).
Data / Início / Duração	Mesmas regras da criação; o término é recalculado automaticamente.
Modalidade	Presencial ou Online.
Serviço	O que foi prestado. Define a descrição na fatura; o valor vem do preço contratado do paciente naquele serviço ou do padrão do serviço, nunca deste campo.
Sala	O consultório do atendimento. Aparece em atendimento presencial, quando há salas cadastradas. Numa série, mudar aqui vale para esta ocorrência e as futuras; para trocar o consultório de toda a série de uma vez, use Sala da série na aba Recorrência. Com Exigir sala ao agendar ligado, um agendamento antigo sem sala continua podendo ser finalizado ou ter o preço corrigido — a sala só é cobrada quando você mexe em sala, horário ou modalidade.
Link externo (Zoom/Meet)	Aparece quando a modalidade é Online; opcional. O botão Copiar link do paciente aparece aqui e também ao lado de Iniciar teleconsulta.
Valor (R$)	Preço cobrado só por esta sessão — ganha de qualquer preço de serviço ou do cadastro. Digite no formato brasileiro (`380,00`); deixando vazio, vale a ordem de preço normal. Valor mal escrito não é salvo em silêncio: o sistema recusa o salvamento e avisa, em vez de apagar o preço.
Atendente	Quem de fato atendeu, quando diferente do titular (aparece com mais de um profissional na clínica).
Equipe adicional	Outros profissionais participantes.
Observações	Notas sobre esta consulta.

Quando terminar, clique em Salvar alterações.

O paciente não pode ser trocado

Não é possível mudar o paciente de um agendamento existente. Para isso, cancele o agendamento e crie um novo com o paciente correto.

Edição em séries recorrentes

Em um agendamento recorrente, as alterações feitas na aba Esta consulta aplicam-se apenas a esta data. Para mudar a série inteira, use a aba Recorrência.

Remarcar (mudar data/horário)

Só é possível remarcar agendamentos com status Agendado ou Confirmado. Agendamentos finalizados ou cancelados não podem ser remarcados — primeiro reagende-os pelo status. Sessões que fazem parte de uma sessão de grupo devem ser movidas pela própria sessão de grupo, não por aqui.

Ao mover um agendamento para outro horário, o horário antigo é liberado e a lista de espera é notificada, se houver candidatos.

O que acontece com as mensagens ao paciente quando uma consulta muda de horário:

a confirmação e o lembrete do horário antigo que ainda não tinham saído são retirados — ficam registrados como cancelados e não são mais enviados;
é registrado um aviso de remarcação por WhatsApp com a nova data e o novo horário, se Remarcação de consulta está ligada para WhatsApp em Configurações → Notificações e o paciente autorizou WhatsApp. Sem isso, nenhum aviso é registrado. Não há aviso de remarcação por e-mail;
o aviso de remarcação espera cerca de 5 minutos antes de sair: se você mover a consulta de novo nesse tempo (por exemplo, corrigindo um arraste errado), o aviso do horário anterior é retirado. Se a consulta voltar ao horário que o paciente já conhecia, nenhum aviso de remarcação sai;
o lembrete do dia anterior sai normalmente para o horário novo.

Mudar o status

O status segue o fluxo Agendado → Confirmado → Finalizado. Você altera o status de duas formas: pela etiqueta de status no cabeçalho (menu suspenso) ou pelos botões de ação na própria aba:

Quando a consulta está Agendada, aparecem dois botões:

Confirmar paciente — passa para Confirmado.
Marcar como atendido — passa direto para Finalizado.

Reenviar confirmação

Enquanto a consulta não estiver finalizada nem cancelada, você pode usar Reenviar links de confirmação para mandar de novo a mensagem a todos que estão marcados em Sessões (ou ao contato principal, quando ninguém está marcado), cada um pelos canais que autorizou. O botão aparece mesmo quando o próprio paciente não autorizou nenhum canal: basta que alguém marcado em Sessões possa receber. Se ninguém puder, o sistema avisa que falta consentimento ou telefone/e-mail. O aviso lista só os canais que realmente enviaram. Quando o WhatsApp não sai, o aviso diz por quê — por exemplo "WhatsApp: não enviado — desligado nas configurações de notificação" (Confirmação de consulta sem WhatsApp em Configurações → Notificações) ou "WhatsApp: não enviado — o paciente pediu para parar de receber WhatsApp".

Excluir um agendamento

Na parte inferior da aba há Excluir permanentemente. A exclusão é definitiva e exige confirmação. Agendamentos já vinculados a uma fatura (não cancelada) não podem ser excluídos — isso protege o registro financeiro.

Sala e serviço numa sessão recorrente

A sala pertence à série: ao trocar o consultório numa ocorrência de recorrência, a mudança vale para ela e para as ocorrências futuras — inclusive as que a rotina automática ainda vai gerar. Datas já passadas nunca são alteradas.

Para trocar o consultório da série inteira de uma vez, abra a aba Recorrência: o campo Sala da série é o lugar próprio para isso. Nos dois caminhos, se alguma das datas futuras cair em sala já ocupada, o sistema não salva — pede confirmação e diz em quantas ocorrências há choque.

O serviço da série é o escolhido ao criar a recorrência, e toda ocorrência gerada depois nasce com ele. Trocar o serviço numa ocorrência vale só para aquela data — as demais continuam com o serviço da série.

Histórico de alterações

A aba Histórico mostra uma linha do tempo de tudo que aconteceu com o agendamento: quem criou, quem editou, mudanças de status e cancelamentos. Cada entrada traz o nome de quem fez a ação, a data e o horário (DD/MM/AAAA HH:mm), e — para edições — o valor anterior e o novo, lado a lado.

Ações registradas incluem, por exemplo, "criou o agendamento", "editou o agendamento", "alterou o status" e "cancelou o agendamento". Quando há muitos registros, use Carregar mais para ver os mais antigos.

A aba Histórico só aparece para quem tem permissão de leitura dos registros de auditoria.

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