Sincronizar com Google Agenda / iCal

Você pode ver suas sessões da clínica diretamente no seu Google Agenda, Apple Calendar ou Outlook, sem precisar abrir a Akesia para conferir os horários do dia. São duas formas de conectar: a conexão Google (atualiza quase em tempo real e pode bloquear seus horários ocupados de volta na agenda da clínica) e o link iCal (assinatura somente leitura, funciona em qualquer aplicativo de calendário).

Onde encontrar

Abra seu Perfil e role até o bloco Sincronização de Agenda. Ele tem dois cartões:

Conectar o Google Agenda

O que entra (e o que fica de fora)

A sincronização cobre da semana anterior em diante: tudo o que está por vir, mais os últimos 7 dias. Sessões mais antigas que isso não são enviadas — o passado não muda a sua rotina, e despejar anos de histórico só encheria o calendário.

O recorte vale para criar evento. Uma sessão antiga que já tem evento no calendário continua sendo atualizada normalmente, e o cancelamento apaga o evento em qualquer data — senão uma sessão desmarcada do mês passado deixaria um evento que você não conseguiria remover pelo sistema.

A partir daí, cada vez que você cria, edita, confirma ou cancela uma sessão, o evento correspondente é atualizado no Google automaticamente — normalmente em segundos.

Quando muita coisa muda de uma vez — ao conectar a agenda, ao trocar o modo de privacidade, ao renomear a clínica — são centenas de eventos para enviar, e isso não cabe numa operação só. Esse excedente entra numa fila própria da sua clínica, esvaziada logo em seguida: a Akesia envia um bloco, volta sozinha para o seguinte e assim até acabar, normalmente em minutos. Antes, o que sobrava esperava a passada do dia seguinte — e uma reconexão de agenda podia ficar dias sem terminar de aparecer no Google. A rotina de verificação diária continua existindo, agora só como rede de segurança.

A fila é mesmo por clínica, e não uma fila só compartilhada: o envio de uma clínica nunca é feito ao mesmo tempo por dois processos, e o movimento de uma clínica movimentada não atrasa nem duplica o de outra. É o que garante que um evento não chegue repetido ao Google quando várias pessoas mexem na agenda no mesmo instante.

O que é sincronizado

Sessão de grupo é uma consulta como outra qualquer, então cada paciente do grupo vira um evento. Gerar as sessões de um semestre, mudar o grupo de dia, encerrá-lo ou tirar um paciente dele — tudo isso chega ao Google, inclusive as sessões que deixam de existir.

Para incluir lembretes e notas, marque Sincronizar lembretes e notas (não bloqueiam horário no Google). Esses eventos entram como "livre", então não fazem o Google considerar você ocupado naquele horário.

Sessões canceladas são removidas do calendário automaticamente.

Três mudanças fora da agenda também redesenham os eventos, porque aparecem dentro deles: o nome da clínica e o fuso horário (em Configurações) e o nome do paciente (no cadastro, quando o modo de privacidade é "Primeiro nome"). Corrigir qualquer um deles atualiza os eventos dos próximos 30 dias.

Agenda de destino (recomendado: uma agenda só da clínica)

Por padrão os eventos vão para a sua agenda principal do Google, misturados com a sua vida pessoal. Em Agenda de destino você escolhe outra agenda — ou clica em Criar agenda "Akesia — nome da clínica" para a Akesia criar uma nova, exclusiva dos atendimentos. Assim dá para esconder, compartilhar ou limpar os eventos da clínica sem tocar nos seus compromissos pessoais.

Ao trocar a agenda de destino, a Akesia move os eventos já criados para a nova agenda na mesma hora — o evento é movido, não recriado, então o histórico e os convites continuam os mesmos. Enquanto a mudança acontece, o cartão mostra quantos eventos já foram movidos.

Privacidade do que aparece no calendário

Você decide quanta informação aparece no título do evento. A Akesia nunca envia telefone, CPF, e-mail ou anotações da sessão para o calendário — apenas o título e o horário.

Ao trocar o modo de privacidade, a Akesia re-titula os eventos dos próximos 30 dias (mais a semana passada) para você não precisar fazer nada manualmente. É a mesma janela que vale para mudança de nome da clínica, fuso ou nome do paciente.

Eventos mais distantes que isso mantêm o título antigo até serem editados. Isso é deliberado: uma série sem fim tem centenas de sessões marcadas, e re-titular todas de uma vez encheria a fila de envio sem necessidade.

Bloquear seus horários pessoais (mão dupla)

Marque Bloquear horários ocupados da minha agenda pessoal para que os compromissos que você já tem no Google apareçam como horários ocupados dentro da Akesia, evitando que alguém marque uma sessão por cima deles.

Esta direção não é instantânea, ao contrário da outra: a Akesia relê a sua agenda pessoal quando alguém consulta a sua disponibilidade, e no máximo uma vez a cada 15 minutos. Um compromisso que você acabou de criar no Google pode levar esses minutos para bloquear o horário aqui. Só o horizonte de 30 dias é consultado.

Desconectar

No cartão Google Agenda, clique em Desconectar. Antes de confirmar, você pode marcar Remover também os eventos já criados no Google:

• Sem marcar: a conexão é encerrada, mas os eventos que a Akesia já criou permanecem no seu calendário.
• Marcando: a Akesia apaga do Google os eventos das sessões antes de encerrar a conexão.

Link iCal (Apple, Outlook e outros)

Se você não usa Google, pode assinar sua agenda da clínica por um link iCal em qualquer aplicativo de calendário (Apple Calendar, Outlook etc.). É uma assinatura somente leitura — o aplicativo busca os horários, mas não consegue alterá-los.

O feed traz suas sessões dos próximos 90 dias e dos últimos 7 dias.

Ele pode mostrar mais coisa que o Google logo depois de você conectar, e isso é esperado: a carga inicial do Google leva 30 dias, enquanto o feed lê 90 a cada atualização. A diferença só aparece nas sessões que já estavam marcadas entre o 31º e o 90º dia no momento da conexão — daí em diante as duas listas voltam a andar juntas, porque toda sessão nova entra nas duas. Sessões canceladas simplesmente não entram no feed: alguns aplicativos continuam exibindo o evento marcado como cancelado em vez de removê-lo, então é mais limpo não enviá-lo.

O link iCal tem privacidade própria, escolhida no cartão dele e independente da conexão Google: dá para deixar o Google mostrando o primeiro nome do paciente e o iCal só com o nome da clínica, ou o contrário. Antes o feed seguia o padrão Total sem oferecer escolha, e era por isso que ele mostrava o nome da clínica mesmo com o Google configurado para exibir o primeiro nome.

No modo Total, o feed iCal também esconde o título que você escreveu em tarefas, reuniões, lembretes e notas — eles saem como "Tarefa — {clínica}", "Reunião — {clínica}" e assim por diante. É uma diferença proposital em relação à conexão Google, onde esses títulos aparecem inteiros.

O motivo é que esses títulos são texto livre, e texto livre acaba carregando nome de gente: uma reunião chamada "Supervisão Lívia" ou uma tarefa "Retornar para a mãe do João" viraria conteúdo legível em um endereço público. Na sua agenda do Google, que é sua e exige login, o título continua inteiro — lá você precisa reconhecer o próprio compromisso.

Se o link iCal for de uso pessoal e você preferir ver os títulos como escreveu, mude o feed para Primeiro nome: nesse modo a clínica já aceitou expor nomes, e os títulos de equipe voltam a aparecer.

Quando a sincronização dá erro

O cartão do Google mostra uma etiqueta de status que indica a saúde da conexão:

A Akesia não desiste no primeiro tropeço: cada sincronização é repetida automaticamente, com intervalos crescentes, antes de marcar a conexão como Erro. Quando isso acontece — ou quando o acesso é revogado — você também recebe um e-mail avisando que a sincronização foi interrompida, com o link para reconectar pelo perfil.

Com a assinatura da clínica cancelada, não paga ou com o período de teste vencido, a sincronização com o Google fica parada até a assinatura ser reativada.