Configurações de prontuário
Prazo de guarda, responsável por prontuários de inativos, mensagem de risco.
Funcionalidade nova
As Configurações de prontuário reúnem, num só lugar, as regras de governança clínica da sua clínica: por quanto tempo os prontuários ficam guardados, quem pode ler as notas de profissionais que saíram da equipe, qual mensagem de apoio o paciente vê quando uma escala clínica indica risco e se o sistema deve criar tarefas automáticas cobrando as evoluções que faltam.
Funcionalidade recente
A aba Prontuário nas configurações é uma adição recente. Se você não a encontrar, atualize a página ou confirme com o administrador que sua clínica está na versão mais nova do sistema.
Como abrir
Essas opções ficam no painel administrativo e exigem acesso de administrador.
No menu, abra Configurações (painel administrativo da clínica).
Selecione a aba Prontuário (ícone de prancheta).
Ajuste os campos descritos abaixo e clique em Salvar. O botão só fica ativo quando há alterações pendentes.
Prazo de guarda (anos)
Define por quanto tempo, no mínimo, o prontuário fica guardado depois de encerrado. É o campo Prazo de guarda (anos), obrigatório.
- O valor aceito vai de 5 a 20 anos. O mínimo de 5 anos acompanha a recomendação do Conselho Federal de Psicologia (CFP).
- Enquanto o número digitado estiver fora dessa faixa, o botão Salvar permanece desabilitado, então só é possível gravar valores entre 5 e 20.
O que o prazo controla na prática
O prazo de guarda não apaga nada sozinho: ele governa quando o descarte formal de um prontuário fica liberado. O fluxo acontece no prontuário do próprio paciente:
No prontuário do paciente, o profissional com permissão de escrita clica em Encerrar prontuário. A data de encerramento passa a contar.
Enquanto o prazo não vence, o painel exibe uma faixa informando até quando a guarda é obrigatória — por exemplo: "Prontuário encerrado em 10/03/2026. Guarda obrigatória até 10/03/2031 (5 anos restantes)."
Cumprido o prazo, a faixa muda para "Prazo de guarda cumprido. O descarte formal está liberado." e o botão Realizar descarte formal fica visível para administradores.
O descarte é definitivo
Ao confirmar o descarte, todos os registros clínicos do paciente são eliminados e o sistema gera um termo de descarte (PDF) para download. A ação não pode ser desfeita. Se você tentar descartar antes de o prazo vencer, o sistema bloqueia com a mensagem "O prazo legal de guarda ainda não foi cumprido."
Aumentar o prazo depois afeta os cálculos de qualquer prontuário ainda dentro da janela de guarda: o descarte só será liberado quando o novo prazo, contado a partir da data de encerramento, vencer.
Profissional responsável por prontuários de inativos
Quando um profissional é desligado (conta inativada), suas notas clínicas não desaparecem — continuam guardadas pelo prazo de guarda. Mas, por sigilo profissional, ninguém da equipe lê as notas de outro profissional automaticamente. Este campo define a exceção.
- O campo Profissional responsável por prontuários de profissionais desligados é uma lista dos profissionais da clínica. O padrão é Nenhum.
- O profissional escolhido aqui pode ler as notas de autores inativos — mesmo sem ser o autor.
Quem pode ler o quê
O próprio autor
Lê e escreve nas suas notas livremente. Esse acesso nunca é auditado.
Quem tem permissão de prontuário
Quem possui acesso de leitura ao prontuário pode ler notas de outros profissionais — e toda leitura assim é registrada na auditoria.
Responsável por inativos
O profissional indicado neste campo pode ler notas de autores desligados, mesmo sem permissão geral de prontuário. Toda leitura é auditada.
Selecionar Nenhum significa que, ao desligar um profissional, ninguém herda automaticamente a leitura das notas dele (além de quem já tem permissão geral de prontuário). Defina um responsável antes de precisar — por exemplo, para dar continuidade ao atendimento de um paciente cujo psicólogo saiu da equipe.
Apenas profissionais da própria clínica podem ser indicados; o sistema valida esse vínculo ao salvar.
Mensagem de apoio (resposta de risco)
Quando um paciente responde a uma escala clínica e endossa um item de risco, o sistema mostra a ele uma mensagem de acolhimento e, em paralelo, alerta o profissional responsável (sem expor a pontuação no e-mail de alerta). O campo Mensagem de apoio (resposta de risco) permite personalizar o texto que o paciente vê.
- Deixe o campo em branco para usar a mensagem padrão da plataforma, que inclui o contato do CVV — 188 (24 horas, gratuito), o 192 (SAMU) e a orientação de procurar o pronto-socorro mais próximo.
- Para personalizar, escreva o texto da sua clínica na caixa. Ao salvar, ele substitui a mensagem padrão.
Mantenha um canal de emergência no texto
Se você personalizar a mensagem, recomende sempre um meio de apoio imediato (como o CVV — 188 ou o 192/SAMU). A mensagem padrão já traz esses contatos; ao reescrevê-la, não deixe o paciente sem um caminho de ajuda.
Tarefas automáticas de "Registrar evolução"
Esta seção controla uma rotina diária que cria, na faixa de tarefas da agenda, uma tarefa "Registrar evolução — <paciente>" para cada sessão finalizada que ainda não tem evolução registrada pelo profissional que atendeu.
Comece desligado se a clínica não registra evoluções aqui
A rotina não sabe distinguir "esqueci de registrar" de "esta clínica não usa o prontuário": ela marca toda sessão finalizada sem evolução. Em uma clínica que não escreve as evoluções no sistema, isso significa uma tarefa por sessão atendida, todos os dias. Por isso a opção vem desligada por padrão.
| Campo | O que faz |
|---|---|
| Gerar tarefas automaticamente | Liga e desliga a rotina. Desligado = nenhuma tarefa é criada. |
| Aguardar após a sessão (horas) | Folga antes de cobrar a evolução (1 a 168 horas; padrão 24). |
| Buscar sessões dos últimos (dias) | Janela de busca (1 a 30 dias; padrão 14). |
A janela define o tamanho do primeiro lote
Ao ligar a opção, todas as sessões sem evolução dentro da janela viram tarefas de uma vez, no dia atual. Com 14 dias em uma agenda cheia, isso pode ser mais de cem tarefas na mesma coluna. Comece com poucos dias, veja o volume, e aumente depois.
Desligar limpa as tarefas pendentes
Ao desmarcar Gerar tarefas automaticamente, o sistema pede confirmação e, ao salvar, remove as tarefas de "Registrar evolução" que ainda estão pendentes. As que já foram concluídas permanecem, como registro do trabalho feito. O aviso de confirmação mostra quantas foram removidas.
Desligar a geração não afeta a aba Pendentes da página Prontuário nem o contador de pendências no cabeçalho da agenda — essas listas são calculadas na hora e continuam funcionando. A configuração só controla a criação de tarefas.
Salvar
Depois de ajustar qualquer campo, clique em Salvar. O sistema confirma com a mensagem "Configurações de prontuário salvas". As regras passam a valer imediatamente para os próximos cálculos de guarda, leituras de notas e respostas de escala.
Os campos das tarefas automáticas são a exceção: eles salvam sozinhos — o interruptor ao clicar, e os dois números ao sair do campo.