Encerrar, cancelar ou excluir a conta da clínica

Você pode encerrar a conta da clínica a qualquer momento, sozinho, sem precisar falar com o suporte. Encerrar a conta exclui definitivamente todos os dados da clínica, como garante a LGPD.

Esta página responde a pedidos como "quero desativar minha conta", "quero cancelar meu cadastro", "não vou utilizar o sistema", "quero deixar de usar a Akesia", "como apago meus dados", "quero remover minha conta" e "como excluo a clínica".

Quero desativar ou cancelar meu cadastro (não vou utilizar o sistema)

Na Akesia, "desativar a conta", "cancelar o cadastro" e "excluir a conta" levam ao mesmo lugar: o encerramento da conta, que termina com a exclusão de todos os dados da clínica. Não existe uma conta "desativada" que fica guardada sem uso.

Se o que você quer é outra coisa, o caminho é diferente:

• Parar de pagar, mas manter os dados: cancele a assinatura na página Assinatura (endereço /admin/billing), no botão Gerenciar assinatura.
• Tirar o acesso de uma pessoa da equipe: desative o usuário em Usuários — a clínica continua funcionando.
• Desativar um paciente: use Desativar na lista de pacientes — os dados dele continuam guardados, como exige o prontuário, e ele pode ser reativado.

Quem pode encerrar

Somente um administrador da clínica. O suporte da Akesia não encerra a conta por você a partir de uma sessão de suporte. Se não conseguir fazer pelo sistema, peça por e-mail a contato@akesia.com.br.

Onde fica

1. Abra Configurações.
2. No grupo Conta, o último do menu (no celular, o último da lista), escolha Encerrar conta.

Como encerrar

Na página de encerramento, também dentro de uma Zona de perigo:

1. Leia o que será excluído e o que fica guardado.
2. Opcionalmente, conte o motivo — isso nos ajuda a melhorar.
3. Digite o nome da clínica, informe sua senha e marque que exportou o que precisa guardar.
4. Clique em Encerrar conta e excluir dados.
5. Aparece um aviso vermelho: "Você está prestes a excluir TUDO", com a lista do que será apagado. Só depois de clicar em Sim, excluir tudo o pedido é feito. Se tiver qualquer dúvida, clique em Cancelar — nada acontece.

O que acontece depois

Na maioria dos casos, a conta entra em um prazo de 30 dias:

• A conta fica em modo somente leitura: você consulta e exporta, mas não altera nada.
• Todos os administradores recebem um e-mail avisando do pedido — se alguém não reconhecer, pode cancelar.
• A assinatura deixa de renovar, mas o acesso continua até o fim do ciclo já pago.
• O portal do paciente, o agendamento online, os lembretes e a lista de espera param de funcionar.
• Sete dias antes do fim do prazo, os administradores recebem um novo aviso.
• No fim do prazo, os dados são excluídos e os administradores recebem a confirmação por e-mail, com o número do comprovante.

Exclusão imediata: quando a clínica não tem nenhum dado de paciente (nenhum paciente, ficha, formulário, pedido de agendamento, anotação ou documento) e só você usa a conta, a exclusão é feita logo depois do pedido, sem o prazo de 30 dias. É o caso comum de quem criou a conta, testou e decidiu não usar.

Exporte antes de encerrar

O prontuário tem prazo legal de guarda — no mínimo 5 anos para o registro psicológico, pelas resoluções do CFP. Essa obrigação é da clínica, e continua valendo depois que a conta é encerrada. Por isso, antes de encerrar:

• Exporte o prontuário de cada paciente pelo botão de PDF na ficha do paciente.
• Registre o que precisar dos módulos da aba Clínico (plano terapêutico, evolução clínica, mapa cognitivo e mapa de esquemas): eles não entram no PDF do prontuário.
• Baixe as notas fiscais emitidas, em Financeiro.
• Guarde os documentos anexados que ainda forem necessários.

Depois da exclusão não é possível recuperar nada.

Apagar meus dados (LGPD) — o que é excluído

Tudo o que é da clínica: pacientes, agenda, prontuários (com os registros da aba Clínico), fichas e formulários, documentos e arquivos anexados, financeiro, notas fiscais, usuários, integrações de agenda (a autorização do Google é revogada), o domínio de e-mail próprio, o cadastro no processador de pagamentos e, se a clínica tiver conectado um número próprio de WhatsApp, a conexão com ele (o Akesia deixa de enviar e de receber por esse número; a conta do WhatsApp Business continua sendo da clínica, na Meta).

O que fica guardado

Por obrigação legal, guardamos apenas:

• O registro da exclusão: quando foi pedida, por quem e quantos registros foram removidos — sem nenhum conteúdo excluído.
• Os dados fiscais das cobranças da assinatura, mantidos pelo processador de pagamentos pelo prazo legal.

Cancelar o encerramento (desistir)

Enquanto a exclusão não começou, qualquer administrador pode desfazer o pedido em Configurações → Conta → Encerrar conta → Cancelar encerramento. A conta volta ao normal na hora, inclusive a renovação da assinatura, e todos os administradores são avisados.

Quando a exclusão começa, ela não pode mais ser desfeita.

Perguntas frequentes

Posso só pausar a conta sem perder os dados?

Não existe pausa. Se quiser parar de pagar e manter os dados, cancele a assinatura na página Assinatura (/admin/billing → Gerenciar assinatura): ao fim do ciclo pago a conta fica em modo somente leitura e os dados continuam disponíveis.

Encerrei por engano. E agora?

Se ainda está no prazo de 30 dias, cancele o encerramento na mesma tela. Se a exclusão já aconteceu, os dados não podem ser recuperados.

O paciente é avisado quando a clínica é excluída?

Não automaticamente. A clínica é a responsável pelos dados dos pacientes e deve avisá-los, se for o caso.

Posso criar uma conta nova depois de remover a minha?

Sim. Uma conta nova começa vazia — nada da conta encerrada é recuperado.