Assinatura eletrônica de TCLE/contratos
Envelope OTP, trilha de evidências, ICP-Brasil opcional, sync LGPD, lembretes.
Funcionalidade nova
Envio por WhatsApp ainda não está ativo
As mensagens descritas nesta página saem por e-mail. A opção de WhatsApp e o consentimento correspondente existem nas telas, mas ainda não há provedor de envio ligado — nada é entregue por WhatsApp hoje. Ao configurar um aviso que o paciente precise receber, garanta que ele tenha e-mail no cadastro.
A assinatura eletrônica permite enviar TCLE, contratos terapêuticos e termos de consentimento para o paciente (ou responsável) assinar pelo celular ou computador, sem papel. Cada envio gera um envelope com trilha de auditoria, e o documento final ganha uma página de assinaturas com código de verificação.
Recurso recém-lançado
A assinatura eletrônica é uma das funcionalidades mais recentes da Clínica. Ela usa assinatura eletrônica avançada (Lei 14.063/2020 e MP 2.200-2/2001), com prova de posse por código enviado ao contato do signatário e trilha de evidências. A contra-assinatura ICP-Brasil da clínica é opcional e entra automaticamente quando há certificado configurado (veja abaixo).
Como funciona o envelope OTP
Cada envio é um envelope: um documento (gerado previamente em Documentos do paciente) mais um ou mais signatários, cada um com sua ordem de assinatura. O fluxo é sempre sequencial — o segundo signatário só recebe o link depois que o primeiro assina.
A confirmação de identidade usa um código de uso único (OTP) de 6 dígitos, enviado por e-mail ou WhatsApp no momento da assinatura. Isso prova que quem assinou tinha acesso ao contato cadastrado.
A clínica envia o documento. Você escolhe o documento, confere os signatários e clica em Enviar. O link de assinatura vai para o primeiro signatário (e-mail ou WhatsApp).
O signatário abre o link e lê o documento. O PDF original aparece na tela. Ele marca "Li e concordo com o conteúdo deste documento", confirma nome e CPF, e clica em Receber código.
O código chega ao contato. Um código de 6 dígitos é enviado pelo canal escolhido. O signatário digita o código e clica em Assinar documento. O código vale por 10 minutos e admite até 5 tentativas.
A assinatura é registrada. Se houver mais signatários, o próximo recebe o link automaticamente. Quando o último assina, o envelope é concluído: a página de assinaturas é anexada ao PDF e o código de verificação é exibido.
Enviar um documento para assinatura
O envio é feito a partir da aba Documentos do paciente, no painel Assinaturas. Cada documento gerado aparece em uma linha com seu status de assinatura.
Abra a ficha do paciente, vá em Documentos e localize o documento na seção Assinaturas.
Na coluna Ações, clique em Enviar para assinatura. Abre-se o painel "Enviar documento para assinatura".
Confira o Signatário 1. Os dados do paciente já vêm preenchidos quando disponíveis. Os campos são:
- Nome completo — obrigatório.
- CPF (opcional) — se informado, o signatário precisará digitar o mesmo CPF ao assinar. Se não houver CPF no cadastro, ele informa o próprio na hora.
- Papel — Paciente ou Responsável.
- Canal do código — E-mail ou WhatsApp (botões de seleção).
- E-mail e WhatsApp — pelo menos um contato é obrigatório para o envio.
Para mais de um signatário (por exemplo, paciente e responsável), use Adicionar signatário. A ordem dos cartões define a ordem de assinatura.
Ajuste Validade do link (dias) se necessário (padrão 30 dias; o sistema limita o valor entre 1 e 365 dias) e clique em Enviar.
Paciente menor de idade
Quando o paciente tem menos de 18 anos, o primeiro signatário deve ser o Responsável — o campo de papel já vem travado nessa opção e o envio é recusado caso contrário.
É preciso ter contato com consentimento
Cada signatário precisa de e-mail ou WhatsApp cadastrado. Sem nenhum contato, o envio é bloqueado com a mensagem "Cadastre um e-mail ou telefone com consentimento para enviar." Se você informar um CPF, ele precisa ser válido.
Acompanhar e gerenciar envios
No painel Assinaturas, cada documento mostra um selo de status e os botões disponíveis conforme a situação:
| Selo na tela | Significado |
|---|---|
| Aguardando assinatura | Envelope em andamento; aguardando o signatário da vez. |
| Visualizado | O signatário abriu o link mas ainda não assinou. |
| Assinado | Envelope concluído; todos assinaram. |
| Recusado | Um signatário recusou o documento. |
| Expirado | O link passou da validade sem ser assinado. |
| Cancelado | A clínica cancelou o envio. |
| Invalidado | O documento foi regerado/alterado e o envio antigo não vale mais. |
Os botões de ação por linha:
Reenviar
Gera um novo link para o signatário da vez e reinicia a validade (30 dias). Aparece enquanto o signatário está Aguardando assinatura ou Visualizado. Os lembretes do signatário são zerados.
Cancelar
Encerra um envio em andamento. Só funciona enquanto o envelope está Aguardando assinatura — depois de concluído, recusado ou expirado não há o que cancelar.
Via assinada
Disponível quando o status é Assinado. Baixa o PDF final (documento + página de assinaturas) já com o código de verificação.
Evidências
Abre a trilha de evidências do envelope com a linha do tempo de cada signatário (veja a próxima seção).
Trilha de evidências
Toda ação registrada no envelope alimenta uma trilha de evidências por signatário, exibida ao clicar em Evidências. Ela compõe a prova da assinatura eletrônica avançada e inclui:
- Signatário e seu papel (Paciente / Responsável).
- CPF mascarado (
***.456.789-**), quando informado. - Enviado em — data/hora e canal do envio do link.
- Visualizado em — data/hora da primeira abertura e o IP de acesso.
- Código verificado em — data/hora e canal do código OTP confirmado.
- Assinado em — data/hora da assinatura e o IP de quem assinou.
- Contra-assinatura ICP-Brasil — Sim ou Não.
Todas as datas seguem o formato DD/MM/AAAA HH:mm no fuso da clínica. A trilha é interna: ela nunca aparece nas telas públicas do signatário.
Página de assinaturas no PDF final
Ao concluir, a Clínica anexa uma PÁGINA DE ASSINATURAS ao PDF com: clínica, título do documento, código de verificação, SHA-256 do documento original, indicação de contra-assinatura ICP-Brasil e um bloco por signatário (nome, papel, CPF mascarado, data/hora, canal do código e IP). O rodapé traz a base legal e a instrução de conferir a integridade em /verificar.
Contra-assinatura ICP-Brasil (opcional)
Além da assinatura avançada do signatário, a clínica pode contra-assinar o documento concluído com seu próprio certificado digital, reforçando a não-repúdio.
Isso acontece automaticamente quando a clínica tem um certificado A1 de NFS-e ativo configurado (o mesmo usado para emissão de notas fiscais). Nesse caso, ao concluir o envelope a Clínica gera uma assinatura destacada (RSA-SHA256) do hash do PDF final e marca Contra-assinatura ICP-Brasil: Sim na trilha e na página de assinaturas.
Sem certificado, o envelope segue válido
Se a clínica não tem certificado A1 ativo, a contra-assinatura simplesmente não é aplicada (Não). A assinatura eletrônica avançada do signatário, com OTP e trilha de evidências, continua válida por si só.
Sincronização de consentimentos (LGPD)
Quando um envelope é concluído, a Clínica pode atualizar automaticamente os consentimentos LGPD do paciente conforme o tipo do documento assinado:
| Tipo de documento | Consentimento atualizado no paciente |
|---|---|
| Consentimento de imagem | Foto/vídeo |
| Consentimento de gravação | Gravação de sessão |
| TCLE, Termo LGPD, Consentimento de menor | Nenhum flag de canal — o próprio envelope assinado é o registro |
| Contrato terapêutico | Nenhum flag de canal |
Quando aplicável, o flag de consentimento é marcado como concedido e recebe a
data/hora da assinatura como carimbo, gerando também um registro de
auditoria com origem signature.
Lembretes automáticos e expiração
Enquanto o signatário da vez não assina, a Clínica envia lembretes automáticos:
- Um lembrete em D+3 e outro em D+7 após o envio do link (no máximo 2 lembretes por signatário).
- No máximo um lembrete por dia, sempre pelo mesmo canal do link.
- Os lembretes param assim que o signatário assina, recusa, ou o link expira.
A rotina automática também marca como Expirado qualquer link que passou da validade. Esses dois processos rodam em conjunto na tarefa agendada de assinaturas — você não precisa disparar nada manualmente.
Link expirado: o signatário pode pedir um novo
Em um link expirado, o signatário vê a mensagem "Este link expirou. Solicite um novo link à clínica." e o botão Solicitar novo link. Isso não gera um novo link sozinho — apenas cria uma tarefa (Todo) para a equipe avisando que o paciente quer prosseguir. Cabe à clínica reenviar o documento. Apenas a clínica regenera links.
O que o signatário vê
A página de assinatura (/assinar/<link>) é pública e responsiva. O signatário:
- Vê o cabeçalho "Assinatura de documento —
nome da clínica" e o título do documento. - Lê o PDF inline (com a opção "Não consegue ver o documento? Baixar para ler").
- Marca o aceite, confirma Nome completo e CPF, e clica em Receber código.
- Digita o código de 6 dígitos e clica em Assinar documento. Pode usar Reenviar código após 60 segundos.
- Ao concluir, vê "Documento assinado com sucesso!", o código de verificação e o botão Baixar via assinada (PDF).
Se discordar, ele pode usar "Não concordo / recusar". A recusa exige o CPF do signatário — a mesma conferência da assinatura — e aceita um motivo opcional. A recusa é registrada e a equipe é avisada por uma tarefa.
O CPF é pedido porque recusar encerra o envelope inteiro, de forma irreversível: sem essa conferência, qualquer pessoa que recebesse o link encaminhado poderia derrubar um TCLE ou contrato.
CPF precisa conferir
Se o documento foi enviado com CPF, o signatário deve digitar o mesmo CPF ao assinar. Divergência retorna "CPF não confere com o cadastro. Confira com a clínica." O fluxo também é protegido por limite de tentativas para evitar abuso.
Verificação de autenticidade
Cada documento concluído recebe um código de verificação público no formato
de 3 grupos de 4 caracteres (por exemplo, K7XF-2MQ9-PA4D), impresso na página
de assinaturas. Qualquer pessoa pode confirmar a validade e a integridade
(hash SHA-256) do documento em /verificar. Veja
Verificar autenticidade de documentos.
Contrato terapêutico e telepsicologia
Para psicologia online, a Res. CFP 09/2024 exige contrato terapêutico escrito. Ao agendar uma consulta online de um paciente sem contrato assinado, a agenda exibe um aviso (não bloqueante):
Este paciente não possui contrato terapêutico assinado (Res. CFP 09/2024).
O aviso traz um atalho direto para Gerar contrato (se ainda não houver documento) ou Enviar para assinatura (se o contrato já foi gerado), levando à aba Documentos do paciente. Se já existe um envio de contrato em andamento, o aviso indica "Há um envio de contrato aguardando assinatura."