Assinatura eletrônica de TCLE/contratos
Envelope OTP, trilha de evidências, ICP-Brasil opcional, sync LGPD, lembretes.
Funcionalidade nova
WhatsApp, se a clínica ligar
As mensagens desta página podem sair por WhatsApp nas clínicas que ativaram o WhatsApp (saiba mais) e marcaram WhatsApp para cada uma em Configurações → Notificações. Desligado lá, a tela mostra "não enviado — desligado nas configurações de notificação", nunca "enviado". Documentos e NFS-e vão como link para baixar, válido por 7 dias. Cobranças por WhatsApp dependem de liberação da Akesia.
A assinatura eletrônica permite enviar TCLE, contratos terapêuticos e termos de consentimento para o paciente (ou responsável) assinar pelo celular ou computador, sem papel. Cada envio gera um envelope com trilha de auditoria, e o documento final ganha uma página de assinaturas com código de verificação.
Recurso recém-lançado
A assinatura eletrônica é uma das funcionalidades mais recentes da Clínica. Ela usa assinatura eletrônica avançada (Lei 14.063/2020 e MP 2.200-2/2001), com prova de posse por código enviado ao contato do signatário e trilha de evidências. A contra-assinatura ICP-Brasil da clínica é opcional e entra automaticamente quando há certificado configurado (veja abaixo).
Como funciona o envelope OTP
Cada envio é um envelope: um documento (gerado previamente em Documentos do paciente) mais um ou mais signatários, cada um com sua ordem de assinatura. O fluxo é sempre sequencial — o segundo signatário só recebe o link depois que o primeiro assina. Esse envio é automático: se ele não sair (por exemplo, Pedido de assinatura sem Automático em Configurações → Notificações, ou o signatário sem contato autorizado), a clínica recebe uma tarefa para enviar o link à mão, com Reenviar — o envelope não fica parado sem ninguém saber.
A confirmação de identidade usa um código de uso único (OTP) de 6 dígitos, enviado por e-mail no momento da assinatura. Isso prova que quem assinou tinha acesso ao e-mail cadastrado. O código nunca vai por WhatsApp, por isso todo signatário precisa de um e-mail — o envio sem ele é recusado. Em envios antigos, feitos antes dessa regra, um signatário sem e-mail não consegue assinar: a página diz isso e orienta a falar com a clínica.
A clínica envia o documento. Você escolhe o documento, confere os signatários e clica em Enviar. O link de assinatura vai para o primeiro signatário pelo canal escolhido: e-mail, ou WhatsApp (botão Ler e assinar) quando Pedido de assinatura tem WhatsApp marcado em Configurações → Notificações. Desligado, o link não é enviado e o aviso mostra "não enviado — desligado nas configurações de notificação".
O signatário abre o link e lê o documento. O PDF original aparece na tela. Ele marca "Li e concordo com o conteúdo deste documento", confirma nome e CPF, e clica em Receber código.
O código chega por e-mail. Um código de 6 dígitos é enviado ao e-mail do signatário, qualquer que tenha sido o canal do link. O signatário digita o código e clica em Assinar documento. O código vale por 10 minutos e admite até 5 tentativas. São enviados no máximo 3 códigos a cada 15 minutos para o mesmo pedido de assinatura. Depois de 10 tentativas erradas em 24 horas, o pedido para de enviar e aceitar códigos por um dia, com a mensagem "Muitas tentativas de código. Peça um novo envio à clínica."
A assinatura é registrada. Se houver mais signatários, o próximo recebe o link automaticamente. Quando o último assina, o envelope é concluído: a página de assinaturas é anexada ao PDF e o código de verificação é exibido.
Enviar um documento para assinatura
O envio é feito a partir da aba Documentos do paciente, no painel Assinaturas. Ele lista só os documentos que precisam da assinatura do paciente — escolha feita na geração (veja Gerar documentos CFP). Um documento gerado sem assinatura pode passar a pedir uma a qualquer momento: use Pedir assinatura na lista de documentos. Quando o documento é gerado já pedindo assinatura, a janela de envio abre sozinha logo depois.
Abra a ficha do paciente, vá em Documentos e localize o documento na seção Assinaturas.
Na coluna Ações, clique em Enviar para assinatura. Abre-se o painel "Enviar documento para assinatura".
Confira o Signatário 1. Os dados do paciente já vêm preenchidos quando disponíveis. Os campos são:
- Nome completo — obrigatório.
- CPF (opcional) — se informado, o signatário precisará digitar o mesmo CPF ao assinar. Se não houver CPF no cadastro, ele informa o próprio na hora.
- Papel — Paciente ou Responsável.
- Canal do link — E-mail ou WhatsApp (botões de seleção). Pelo WhatsApp vai só o link; o código de verificação sai sempre por e-mail. Se o WhatsApp estiver desligado para esta mensagem, o painel avisa onde ligá-lo.
- E-mail (obrigatório) — é por onde chega o código de verificação. Sem ele o envio é recusado com a mensagem "O signatário precisa de um e-mail para receber o código de assinatura."
- WhatsApp — opcional.
Para mais de um signatário (por exemplo, paciente e responsável), use Sugestões do cadastro: aparece um botão para cada contato do paciente (como "Maria (mãe)" ou "Vó Lena · avó/avô"), e um clique o adiciona como signatário, com o nome e o e-mail e o telefone que essa pessoa autorizou receber. Um contato que já é signatário não aparece de novo. Para alguém que não está no cadastro, use Adicionar signatário. A ordem dos cartões define a ordem de assinatura.
Ajuste Validade do link (dias) se necessário (padrão 30 dias; o sistema limita o valor entre 1 e 365 dias) e clique em Enviar.
Paciente menor de idade
Quando o paciente tem menos de 18 anos, o primeiro signatário deve ser o Responsável — o campo de papel já vem travado nessa opção e o envio é recusado caso contrário.
Todo signatário precisa de e-mail
O código de assinatura vai apenas por e-mail, então cada signatário precisa de um e-mail — só telefone não basta. Sem e-mail, o envio é bloqueado com a mensagem "O signatário precisa de um e-mail para receber o código de assinatura." (com o nome do signatário). Se você informar um CPF, ele precisa ser válido.
O link só sai com Pedido de assinatura ligado
O envio do link (e o Reenviar) só acontece pelos canais em que Pedido de assinatura está ligado em Configurações → Notificações. Desligado, o documento fica registrado, o link não é enviado, e o aviso diz que a mensagem está desligada nas configurações de notificação. Os lembretes automáticos de assinatura dependem de Lembrete de assinatura marcado como Automático.
O consentimento do paciente também vale para o link
Na hora de enviar, o sistema confere se o paciente tem marcado o consentimento do canal escolhido — "Autorizo receber comunicações por email" ou "Autorizo receber mensagens via WhatsApp", na seção Consentimentos LGPD do cadastro. Isso vale mesmo quando o link vai para o e-mail de um responsável. Sem essa caixa marcada, o documento fica registrado, mas o link não é enviado, e o aviso diz exatamente isso: "o link NÃO foi enviado… o paciente não tem marcado o consentimento…". Marque o consentimento em Editar paciente → Consentimentos LGPD e use Reenviar.
Acompanhar e gerenciar envios
No painel Assinaturas, cada documento mostra um selo de status e os botões disponíveis conforme a situação:
| Selo na tela | Significado |
|---|---|
| Aguardando assinatura | Envelope em andamento; aguardando o signatário da vez. |
| Visualizado | O signatário abriu o link mas ainda não assinou. |
| Assinado | Envelope concluído; todos assinaram. |
| Recusado | Um signatário recusou o documento. |
| Expirado | O link passou da validade sem ser assinado. |
| Cancelado | A clínica cancelou o envio. |
| Invalidado | O documento foi regerado/alterado e o envio antigo não vale mais. |
Os botões de ação por linha:
Reenviar
Gera um novo link para o signatário da vez e reinicia a validade (30 dias). Aparece enquanto o signatário está Aguardando assinatura ou Visualizado. Os lembretes do signatário são zerados. Num envio antigo cujo signatário não tem e-mail, o reenvio é recusado com "O signatário precisa de um e-mail para receber o código de assinatura." — faça um novo envio com o e-mail informado.
Copiar link
Gera um link para você mesmo enviar ao signatário da vez (pelo seu WhatsApp, por exemplo), sem mandar nenhuma mensagem automática. O link enviado antes deixa de funcionar, a validade recomeça (30 dias) e os lembretes automáticos desse signatário ficam pausados até um novo Reenviar. O signatário ainda precisa do código de confirmação, que chega no e-mail cadastrado — por isso, sem e-mail no signatário, o link também não é gerado.
Cancelar
Encerra um envio em andamento. Só funciona enquanto o envelope está Aguardando assinatura — depois de concluído, recusado ou expirado não há o que cancelar.
Via assinada
Disponível quando o status é Assinado. Baixa o PDF final (documento + página de assinaturas) já com o código de verificação.
Evidências
Abre a trilha de evidências do envelope com a linha do tempo de cada signatário (veja a próxima seção).
Trilha de evidências
Toda ação registrada no envelope alimenta uma trilha de evidências por signatário, exibida ao clicar em Evidências. Ela compõe a prova da assinatura eletrônica avançada e inclui:
- Signatário e seu papel (Paciente / Responsável).
- CPF mascarado (
***.456.789-**), quando informado. - Enviado em — data/hora e canal do envio do link, ou link copiado pela clínica quando o link foi gerado com Copiar link. Só aparece quando o link foi de fato entregue: um link que ficou "não enviado" (por exemplo, com o WhatsApp desligado em Notificações) não é registrado como enviado.
- Visualizado em — data/hora da primeira abertura e o IP de acesso.
- Código verificado em — data/hora e canal do código OTP confirmado.
- Assinado em — data/hora da assinatura e o IP de quem assinou.
- Contra-assinatura ICP-Brasil — Sim ou Não.
Todas as datas seguem o formato DD/MM/AAAA HH:mm no fuso da clínica. A trilha é interna: ela nunca aparece nas telas públicas do signatário.
Página de assinaturas no PDF final
Ao concluir, a Clínica anexa uma PÁGINA DE ASSINATURAS ao PDF com: clínica, título do documento, código de verificação, SHA-256 do documento original, indicação de contra-assinatura ICP-Brasil e um bloco por signatário (nome, papel, CPF mascarado, data/hora, canal do código e IP). O rodapé traz a base legal e a instrução de conferir a integridade em /verificar.
Contra-assinatura ICP-Brasil (opcional)
Além da assinatura avançada do signatário, a clínica pode contra-assinar o documento concluído com seu próprio certificado digital, reforçando a não-repúdio.
Isso acontece automaticamente quando a clínica tem um certificado A1 de NFS-e ativo configurado (o mesmo usado para emissão de notas fiscais). Nesse caso, ao concluir o envelope a Clínica gera uma assinatura destacada (RSA-SHA256) do hash do PDF final e marca Contra-assinatura ICP-Brasil: Sim na trilha e na página de assinaturas.
Sem certificado, o envelope segue válido
Se a clínica não tem certificado A1 ativo, a contra-assinatura simplesmente não é aplicada (Não). A assinatura eletrônica avançada do signatário, com OTP e trilha de evidências, continua válida por si só.
Sincronização de consentimentos (LGPD)
Quando um envelope é concluído, a Clínica pode atualizar automaticamente os consentimentos LGPD do paciente conforme o tipo do documento assinado:
| Tipo de documento | Consentimento atualizado no paciente |
|---|---|
| Consentimento de imagem | Foto/vídeo |
| Consentimento de gravação | Gravação de sessão |
| TCLE, Termo LGPD, Consentimento de menor | Nenhum flag de canal — o próprio envelope assinado é o registro |
| Contrato terapêutico | Nenhum flag de canal |
Quando aplicável, o flag de consentimento é marcado como concedido e recebe a
data/hora da assinatura como carimbo, gerando também um registro de
auditoria com origem signature.
Lembretes automáticos e expiração
Enquanto o signatário da vez não assina, a Clínica envia lembretes automáticos:
- Um lembrete em D+3 e outro em D+7 após o envio do link (no máximo 2 lembretes por signatário).
- No máximo um lembrete por dia, sempre pelo mesmo canal do link.
- Os lembretes param assim que o signatário assina, recusa, ou o link expira.
- Depois de um Copiar link, os lembretes ficam pausados: cada lembrete gera um link novo, o que invalidaria o link que você enviou. Um Reenviar volta a ativá-los.
- Um link que não foi enviado (canal WhatsApp, ou e-mail recusado pelo provedor) não recebe lembretes. Use Reenviar por e-mail ou Copiar link.
- Com a assinatura da clínica cancelada, não paga ou com o período de teste vencido, os lembretes automáticos ficam parados até a assinatura ser reativada.
A rotina automática também marca como Expirado qualquer link que passou da validade. Esses dois processos rodam em conjunto na tarefa agendada de assinaturas — você não precisa disparar nada manualmente.
Link expirado: o signatário pode pedir um novo
Em um link expirado, o signatário vê a mensagem "Este link expirou. Solicite um novo link à clínica." e o botão Solicitar novo link. Isso não gera um novo link sozinho — apenas cria uma tarefa (Todo) para a equipe avisando que o paciente quer prosseguir. Cabe à clínica reenviar o documento. Apenas a clínica regenera links.
O que o signatário vê
A página de assinatura (/assinar/<link>) é pública e responsiva. O signatário:
- Vê o cabeçalho "Assinatura de documento —
nome da clínica" e o título do documento. - Lê o PDF inline (com a opção "Não consegue ver o documento? Baixar para ler").
- Marca o aceite, confirma Nome completo e CPF, e clica em Receber código.
- Digita o código de 6 dígitos e clica em Assinar documento. Pode usar Reenviar código após 60 segundos (até 3 códigos a cada 15 minutos e 10 tentativas erradas em 24 horas).
- Ao concluir, vê "Documento assinado com sucesso!", o código de verificação e o botão Baixar via assinada (PDF).
Se discordar, ele pode usar "Não concordo / recusar". A recusa exige o CPF do signatário — a mesma conferência da assinatura — e aceita um motivo opcional. A recusa é registrada e a equipe é avisada por uma tarefa.
O CPF é pedido porque recusar encerra o envelope inteiro, de forma irreversível: sem essa conferência, qualquer pessoa que recebesse o link encaminhado poderia derrubar um TCLE ou contrato.
CPF precisa conferir
Se o documento foi enviado com CPF, o signatário deve digitar o mesmo CPF ao assinar. Divergência retorna "CPF não confere com o cadastro. Confira com a clínica." O fluxo também é protegido por limite de tentativas para evitar abuso.
Verificação de autenticidade
Cada documento concluído recebe um código de verificação público no formato
de 3 grupos de 4 caracteres (por exemplo, K7XF-2MQ9-PA4D), impresso na página
de assinaturas. Qualquer pessoa pode confirmar a validade e a integridade
(hash SHA-256) do documento em /verificar. Veja
Verificar autenticidade de documentos.
Contrato terapêutico e telepsicologia
Para psicologia online, a Res. CFP 09/2024 exige contrato terapêutico escrito. Ao agendar uma consulta online de um paciente sem contrato assinado, a agenda exibe um aviso (não bloqueante):
Este paciente não possui contrato terapêutico assinado (Res. CFP 09/2024).
O aviso traz um atalho direto para Gerar contrato (se ainda não houver documento) ou Enviar para assinatura (se o contrato já foi gerado), levando à aba Documentos do paciente. Se já existe um envio de contrato em andamento, o aviso indica "Há um envio de contrato aguardando assinatura."