Cobrança integrada (Stripe)

A cobrança integrada conecta a sua clínica ao Stripe e põe um link de pagamento na fatura que o paciente recebe. O paciente abre o link, paga, e a fatura é baixada automaticamente — sem você lançar nada à mão. Você também pode deixar uma régua de cobrança enviando os lembretes sozinha e acompanhar tudo pelo histórico de cobranças de cada fatura.

Como funciona

O fluxo tem três partes, e esta página cobre as três:

Conectar a clínica ao Stripe

A conexão é feita uma única vez por um administrador.

Cobrar uma fatura

Com o Stripe Ativo, o link de pagamento chega ao paciente de três formas.

Junto com a fatura

O envio da fatura — Enviar fatura no Conferir e enviar, ou Enviar faturas para várias da lista — reaproveita a cobrança aberta da fatura, ou cria uma, e manda o link na mesma mensagem que leva o PDF. É o caminho do dia a dia. Se a cobrança não puder ser criada naquele momento, o envio é tentado de novo, em vez de sair sem o link.

As faturas agrupadas de um paciente cobrado por sessão saem numa mensagem só, com um PDF de todas — e, por enquanto, sem link de pagamento, mesmo com o Stripe Ativo. Se do grupo sobrar uma única fatura em aberto, ela sai como uma fatura comum, com o link.

Cobrança individual

1. Abra a fatura (clique nela na lista de faturas).
2. Na seção Cobranças, clique em Cobrar.
3. Abre o Conferir e enviar da fatura — o mesmo do Enviar fatura. Confira as pessoas marcadas em Cobrança e os canais de cada uma e clique em Enviar. A mensagem é a Envio da fatura, com o PDF e o link de pagamento — o mesmo link para todos que recebem.

Quem recebe as mensagens de cobrança — o envio da fatura, os lembretes da régua e o aviso de pagamento recebido — são as pessoas marcadas em Cobrança no cadastro do paciente (o pai e a mãe, por exemplo), cada uma com o próprio consentimento por canal. Se ninguém estiver marcado em Cobrança, elas vão para o contato principal. O responsável financeiro da fatura e da NFS-e é outra informação e não muda com isso.

O Cobrar não manda nada sozinho: toda mensagem ao paciente passa pelo Conferir e enviar e sai pela fila de envio, que tenta de novo quando um canal falha. Por isso o Cobrar (e o Reenviar do histórico) só aparecem para o administrador, como o Enviar fatura, e somem quando a fatura está paga ou cancelada.

Gerar um link avulso

Para mandar o link por conta própria, ou cobrar só uma parte do saldo:

1. Na seção Cobranças da fatura, clique em Gerar link.
2. No modal Gerar link de pagamento, confira o Valor — ele já vem preenchido com o saldo em aberto, que aparece entre parênteses (ex.: Valor (saldo em aberto: R$ 200,00)). Você pode reduzir o valor para fazer uma cobrança parcial, mas não pode ultrapassar o saldo em aberto (o sistema rejeita valores acima dele).
3. Clique em Gerar link.

O modal mostra o link de pagamento com um botão Copiar. Nada é enviado ao paciente: copie o link e mande como preferir. O paciente abre esse link e paga no checkout do Stripe. Um envio da fatura feito depois reaproveita esse link aberto.

Em lote

O antigo Cobrar selecionadas virou Enviar faturas: selecione as faturas na lista e envie todas de uma vez (veja como). Com o Stripe Ativo, cada fatura vai com o PDF e o link de pagamento dela; sem o Stripe, só com o PDF.

O que acontece quando o paciente paga

• A fatura é baixada conforme o valor recebido (quitação total ou parcial — o status passa a PAGO quando o saldo zera).
• O pagamento entra na conciliação como um lançamento de origem Stripe, sem digitação manual.
• Se a clínica usa NFS-e com emissão automática ao receber, a nota é colocada na fila assim que a fatura é quitada.

Régua de cobrança (dunning)

A régua de cobrança envia lembretes de pagamento automaticamente, em datas relativas ao vencimento da fatura. Ela roda uma vez por dia, no horário de envio da clínica (padrão: 08:00, no fuso horário da clínica), e lembra só as faturas que já foram enviadas ao paciente.

A régua funciona sem o Stripe: o lembrete sai com o valor, o mês de referência e o vencimento, sem link. Com o Stripe Ativo, ele reaproveita (ou cria) o link de pagamento da fatura e o leva na mensagem. O lembrete nunca leva o PDF — o PDF vai no envio da fatura.

Configurar a régua

Em Configurações → Notificações, abra Lembrete de cobrança. O bloco Régua de cobrança fica no topo da página, acima dos textos. (Em Configurações → Pagamentos online há um atalho para lá.)

Quando um lembrete é (ou não) enviado

A régua só envia um lembrete para uma fatura quando todas as condições abaixo são verdadeiras:

• Lembrete de cobrança está ligado como Automático num canal (no bloco da régua ou em Configurações → Notificações). (O Stripe não é condição: sem ele, o lembrete sai sem link.)
• A fatura está ENVIADO ou PARCIAL — ou seja, já chegou ao paciente — e ainda tem saldo em aberto. Uma fatura PENDENTE nunca recebe lembrete: envie a fatura primeiro.
• Hoje é uma das datas calculadas a partir do vencimento + dia de envio configurado.
• A fatura ainda não atingiu o máximo de tentativas.
• O paciente não optou por não receber cobranças (opt-out).
• Alguém marcado em Cobrança (ou o contato principal, se ninguém estiver) tem o contato disponível no canal escolhido (telefone para WhatsApp, e-mail para e-mail) e deu consentimento para ele. O lembrete vai para cada uma dessas pessoas; quem não autorizou o canal, ou pediu PARAR, fica de fora.
• A assinatura da clínica na Akesia está em dia: com a assinatura da clínica cancelada, não paga ou com o período de teste vencido, a régua para até a assinatura ser reativada.

Enquanto a cobrança por WhatsApp não é liberada, a caixa de WhatsApp das mensagens de cobrança aparece como — em Notificações, e os lembretes saem só por e-mail. Lembretes barrados por falta de consentimento ou por estarem desligados não contam para o máximo de tentativas da fatura: só conta o que de fato chegou ao serviço de envio. E conta por dia, não por canal: um lembrete enviado no mesmo dia por WhatsApp e por e-mail gasta uma tentativa só.

Na hora de sair, cada link ou lembrete confere a fatura de novo: se ela foi paga ou cancelada (ou excluída) depois que a mensagem foi preparada — um Pix que caiu minutos antes, uma nova tentativa depois de uma falha —, a mensagem não é enviada, e o histórico de Mensagens → Todas as mensagens mostra "a fatura já estava paga ou cancelada no momento do envio".

Do mesmo jeito, se o link daquela mensagem deixou de valer — você clicou em Gerar link de novo, o que cancela a cobrança anterior e cria outra, ou o link expirou —, a mensagem antiga não é enviada (o histórico mostra "o link de pagamento já tinha sido substituído por uma nova cobrança ou expirado"). O paciente recebe só o link novo, que é o que abre a página de pagamento.

Cobrança por WhatsApp

O envio da fatura e dos lembretes pelo WhatsApp já está pronto, mas só sai depois que a Akesia liberar as mensagens de pagamento — ela aguarda a confirmação da Meta sobre as regras para mensagens de cobrança — e que a Meta aprovar os modelos dessas mensagens. Até lá, tudo continua como descrito acima — a fatura e os lembretes saem por e-mail, e Notificações não oferece WhatsApp para eles.

Quando for liberado, nas clínicas com o WhatsApp ligado e para as pessoas em Cobrança que autorizaram o contato por WhatsApp:

• o envio da fatura chega com o PDF da fatura como documento na própria mensagem, com o valor, o mês de referência e o vencimento; com o Stripe Ativo, também com um botão Pagar fatura que abre o mesmo link de pagamento do e-mail;
• os lembretes da régua chegam com o valor, o mês de referência e o vencimento, sem PDF; o botão Pagar fatura só vem com o Stripe Ativo;
• depois que o pagamento é confirmado, quem está em Cobrança recebe um aviso de pagamento recebido;
• o aviso de cada canal na tela de cobrança passa a dizer se o WhatsApp foi enviado ou por que não saiu.

Quando isso acontecer, a caixa de WhatsApp aparece nas linhas de cobrança em Configurações → Notificações, desmarcada: a clínica decide se marca. A mudança será anunciada em Novidades.

Enquanto a Meta analisa o modelo da fatura com o PDF, a fatura não sai pelo WhatsApp — com ou sem Stripe — (a mensagem fica como "modelo de mensagem ainda não aprovado pela Meta") e o e-mail sai normalmente. O mesmo vale para o lembrete de cobrança enquanto o seu modelo está em análise. Os modelos antigos, que diziam "pagar por Pix ou cartão", não são mais usados. Em Configurações → Notificações, a aba WhatsApp de cada mensagem mostra a situação do modelo na Meta.

Histórico de cobranças

Dentro da fatura, a seção Cobranças lista todas as cobranças geradas — manuais ou pela régua — da mais recente para a mais antiga. Cada item mostra um selo de status, o valor, a data de criação e detalhes como "via régua", "paga em DD/MM/AAAA" e a taxa do Stripe.

Quando ainda não houve nenhuma cobrança, aparece "Nenhuma cobrança gerada para esta fatura."

Selos de status

Ações por cobrança

• Cobranças com status "Link ativo" (abertas): você pode Copiar link para mandar ao paciente por conta própria, Reenviar (só o administrador: abre o Conferir e enviar da fatura, que manda de novo o PDF com o link) ou Cancelar cobrança.
• Cobranças pagas: aparece o botão Reembolsar. O reembolso é processado pelo Stripe e, quando confirmado, a fatura é reaberta (total ou parcialmente, conforme o valor reembolsado).

O link de pagamento do paciente

O link enviado ao paciente é estável: ele continua funcionando mesmo que a sessão de pagamento do Stripe precise ser renovada (o sistema faz isso sozinho, já que as sessões do Stripe duram no máximo 24 horas). Ao abrir o link, o paciente vai direto para o checkout do Stripe, onde escolhe entre os meios que a conta da clínica aceita (cartão sempre; Pix quando a clínica o tiver ativado).

Se o paciente abrir um link que não está mais disponível, ele vê uma mensagem explicando o motivo:

• Inválido — link adulterado, inexistente ou já reembolsado.
• Pago — a cobrança já foi paga.
• Expirado — o link passou da validade ou a cobrança foi cancelada.

Perguntas frequentes

Quem recebe o dinheiro? A própria clínica, na conta Stripe que você conectou. A plataforma pode aplicar uma taxa de serviço conforme o seu plano; o valor líquido de cada cobrança fica registrado no histórico.

Preciso conferir os repasses do Stripe? Os repasses (payouts) que caem na conta bancária da clínica aparecem na conciliação bancária e podem ser conferidos contra os valores líquidos das cobranças pagas no período.

Quais permissões são necessárias? Gerar, cancelar e reembolsar cobranças exige acesso de escrita ao módulo financeiro. Conectar/desconectar o Stripe exige acesso de escrita às configurações da clínica (perfil de administrador).