Aprovar solicitações de agendamento

Envio por WhatsApp ainda não está ativo

As mensagens descritas nesta página saem por e-mail. A opção de WhatsApp e o consentimento correspondente existem nas telas, mas ainda não há provedor de envio ligado — nada é entregue por WhatsApp hoje. Ao configurar um aviso que o paciente precise receber, garanta que ele tenha e-mail no cadastro.

Quando o agendamento online está configurado no modo Aprovação necessária, cada horário que um paciente reserva pelo site da clínica chega como uma solicitação pendente que você precisa revisar. Aprovar uma solicitação cria a consulta na agenda; rejeitar avisa o contato com uma mensagem de cortesia.

Funcionalidade recente

A tela de Solicitações faz parte do módulo de agendamento online, lançado recentemente. Se você não enxerga a opção no menu, peça a um administrador para liberar a permissão Agendamento Online (nível Escrita) e ativar o agendamento online nas configurações da clínica.

Quando uma solicitação aparece

O paciente reserva um horário na página pública de agendamento da clínica. O que acontece em seguida depende do modo de confirmação configurado:

Confirmação automática: desativada. Toda solicitação pública entra na fila de aprovação, mesmo quando o telefone informado corresponde a um paciente já cadastrado. Um telefone não prova identidade — números são reciclados, compartilhados em família e às vezes preenchidos com valor provisório —, e confirmar sozinho a partir dele deixava qualquer pessoa que soubesse o número marcar consulta no nome do paciente. Enquanto não existir confirmação por código enviado ao contato, a revisão da equipe é o que separa os dois casos.
Aprovação necessária (ou telefone desconhecido/duplicado mesmo no modo automático): a reserva entra como Pendente e aguarda a sua revisão nesta tela.

Quem recebe o aviso

Ao chegar uma nova solicitação, o profissional do horário e os administradores da clínica recebem um e-mail com um link direto para a tela de Solicitações. Um contador também aparece ao lado de Solicitações no menu, indicando quantas estão pendentes.

Abrir a tela de Solicitações

No menu lateral, clique em Solicitações. O número ao lado do item indica quantas estão pendentes.

A tela abre já na aba Pendentes. Use as abas no topo para alternar entre Pendentes, Aprovadas, Rejeitadas e Expiradas.

Revisar uma solicitação pendente

Cada solicitação aparece como um cartão com as informações que o paciente preencheu:

Nome do contato.
Telefone e e-mail.
Uma etiqueta indicando se o contato já é um paciente cadastrado (Paciente: Nome) ou um Novo contato.
O profissional, a data e hora (no formato DD/MM/AAAA HH:mm) e a modalidade (Online ou Presencial).

A etiqueta de paciente é importante: o sistema tenta casar o telefone informado com um paciente existente. Quando encontra exatamente um, já mostra "Paciente: Nome" e a aprovação pode ser feita em um clique. Quando não encontra nenhum, ou encontra mais de um, mostra "Novo contato" e você decide a quem vincular.

Aprovar uma solicitação

Aprovar cria a consulta na agenda com status AGENDADO e marca a solicitação como Aprovada.

A sala é escolhida aqui

O paciente não escolhe consultório na página pública, então a solicitação chega sem sala. Quando a clínica tem salas cadastradas e a solicitação é presencial, o cartão mostra um seletor de Sala ao aprovar. Com Exigir sala ao agendar ligado em Configurações → Salas, o campo vira Sala * e o botão Aprovar e agendar só libera depois da escolha. Se a sala estiver ocupada naquele horário, aparece a mesma confirmação de sempre antes de gravar.

Quando o cartão mostra Paciente: Nome, basta um clique:

Clique em Aprovar e agendar.

A consulta é criada para aquele paciente, naquele horário, e você recebe a confirmação "Agendamento confirmado". O paciente recebe a mensagem de confirmação da consulta (WhatsApp e/ou e-mail, conforme os consentimentos).

Quando o cartão mostra Novo contato, ao clicar em Aprovar e agendar abre um painel para você resolver o paciente antes de criar a consulta. Há duas opções:

Vincular a paciente existente — use a busca para localizar o paciente certo (por exemplo, quando o cadastro usa outro telefone). Digite ao menos 2 caracteres, clique no ícone de busca e selecione o paciente na lista. A consulta é criada vinculada a ele.

Criar novo paciente — abre um formulário já preenchido com os dados da solicitação (Nome, Telefone, E-mail e CPF, este último opcional). Ajuste o que for necessário e clique em Criar e agendar. O sistema cria o paciente e a consulta de uma só vez.

Consentimentos LGPD

Os consentimentos de WhatsApp e e-mail informados pelo paciente na reserva são registrados no cadastro no momento da aprovação. Para um paciente que já existe, a aprovação apenas ativa consentimentos novos — nunca desativa os que já estavam concedidos.

Conflito de horário

Na hora de aprovar, o sistema revalida o horário. Se outra consulta já tiver ocupado aquele intervalo entre a reserva e a sua aprovação, a aprovação é bloqueada e uma mensagem informa o conflito. Nesse caso, combine outro horário com o paciente e crie a consulta manualmente na agenda.

CPF duplicado ao criar paciente

Se o CPF informado já pertence a outro paciente da clínica, a criação é recusada com a mensagem "Não foi possível resolver o paciente. Verifique os dados." Use a opção Vincular a paciente existente para apontar para o cadastro correto.

Rejeitar uma solicitação

Quando a solicitação não deve virar consulta (horário indisponível, dado incorreto, contato repetido), rejeite-a:

No cartão pendente, clique em Rejeitar.

Se quiser, escreva um Motivo (opcional) no campo de texto. O motivo é incluído na mensagem enviada ao contato.

Clique em Confirmar rejeição (ou Cancelar para desistir). A solicitação vai para a aba Rejeitadas e o contato recebe uma mensagem de cortesia por WhatsApp ou e-mail, conforme o consentimento informado.

Rejeitar não cria nenhuma consulta e não cadastra o contato como paciente. É apenas uma resposta educada de que o horário não foi confirmado.

Solicitações expiradas

Toda noite, uma rotina automática marca como Expiradas as solicitações que continuaram pendentes mas cujo horário já passou. Elas saem da aba Pendentes e ficam disponíveis na aba Expiradas apenas para consulta.

Uma solicitação pendente cujo horário já passou também aparece com o aviso "Esta solicitação expirou." e o botão Aprovar e agendar fica desabilitado — não é possível agendar no passado.

Reenviar ou reagendar

Esta tela não reabre uma solicitação já aprovada, rejeitada ou expirada — cada solicitação é tratada uma única vez. Para "reenviar" um agendamento que não deu certo, há dois caminhos:

O paciente reserva de novo

Oriente o paciente a entrar na página pública de agendamento e escolher um novo horário disponível. Uma nova solicitação cairá na fila de Pendentes para você revisar.

Você agenda manualmente

Crie a consulta diretamente na Agenda, escolhendo o profissional, o horário e o paciente. Útil quando você já combinou o horário por telefone ou quando houve conflito na aprovação.

Quem vê o quê

Administradores veem todas as solicitações da clínica. Um profissional sem permissão para a agenda de colegas vê e age apenas sobre as solicitações dos próprios horários.