Aprovar solicitações de agendamento
Revisar pendentes, aprovar (vincular/criar paciente), recusar e reenviar.
Funcionalidade nova
WhatsApp: para clínicas que ativaram
As mensagens ao paciente — avisos de consulta, formulários, escalas, assinaturas, lista de espera, documentos e NFS-e — podem sair por WhatsApp quando a clínica ativa o WhatsApp em Configurações → Integrações (veja como) e marca WhatsApp em cada mensagem em Configurações → Notificações. Documentos e NFS-e vão como link para baixar, nunca como anexo. Cobranças por WhatsApp dependem de liberação da Akesia.
Quando o agendamento online está configurado no modo Aprovação necessária, cada horário que um paciente reserva pelo site da clínica chega como uma solicitação pendente que você precisa revisar. Aprovar uma solicitação cria a consulta na agenda; rejeitar avisa o contato com uma mensagem de cortesia, sozinha ou depois que você confirma o envio, conforme a configuração da clínica.
Funcionalidade recente
A tela de Solicitações faz parte do módulo de agendamento online, lançado recentemente. Se você não enxerga a opção no menu, peça a um administrador para liberar a permissão Agendamento Online (nível Escrita) e ativar o agendamento online nas configurações da clínica.
Quando uma solicitação aparece
O paciente reserva um horário na página pública de agendamento da clínica. O que acontece em seguida depende do modo de confirmação configurado:
- Confirmação automática: desativada. Toda solicitação pública entra na fila de aprovação, mesmo quando o telefone informado corresponde a um paciente já cadastrado. Um telefone não prova identidade — números são reciclados, compartilhados em família e às vezes preenchidos com valor provisório —, e confirmar sozinho a partir dele deixava qualquer pessoa que soubesse o número marcar consulta no nome do paciente. Enquanto não existir confirmação por código enviado ao contato, a revisão da equipe é o que separa os dois casos.
- Aprovação necessária (ou telefone desconhecido/duplicado mesmo no modo automático): a reserva entra como Pendente e aguarda a sua revisão nesta tela.
Quem recebe o aviso
Ao chegar uma nova solicitação, o profissional do horário e os administradores da clínica recebem um e-mail com um link direto para a tela de Solicitações. Um contador também aparece ao lado de Solicitações no menu, indicando quantas estão pendentes.
Abrir a tela de Solicitações
No menu lateral, clique em Solicitações. O número ao lado do item indica quantas estão pendentes.
A tela abre já na aba Pendentes. Use as abas no topo para alternar entre Pendentes, Aprovadas, Rejeitadas e Expiradas.
Revisar uma solicitação pendente
Cada solicitação aparece como um cartão com as informações que o paciente preencheu:
- Nome do contato.
- Telefone e e-mail.
- Uma etiqueta indicando se o contato já é um paciente cadastrado (
Paciente: Nome) ou um Novo contato. - O profissional, a data e hora (no formato DD/MM/AAAA HH:mm) e a modalidade (Online ou Presencial).
A etiqueta de paciente é importante: o sistema tenta casar o telefone informado com um paciente existente — pelo telefone principal ou pelo telefone de um contato que recebe algo da clínica (marcado em Sessões, Cobrança, Documentos ou Portal, ou associado pela caixa de respostas do WhatsApp). O número de um contato guardado só para referência, que não recebe nada, não conta. Quando encontra exatamente um, já mostra "Paciente: Nome" e a aprovação pode ser feita em um clique. Quando não encontra nenhum, ou encontra mais de um, mostra "Novo contato" e você decide a quem vincular.
Aprovar uma solicitação
Aprovar cria a consulta na agenda com status AGENDADO e marca a solicitação como Aprovada.
A sala é escolhida aqui
O paciente não escolhe consultório na página pública, então a solicitação chega sem sala. Quando a clínica tem salas cadastradas e a solicitação é presencial, o cartão mostra um seletor de Sala ao aprovar. Com Exigir sala ao agendar ligado em Configurações → Salas, o campo vira Sala * e o botão Aprovar e agendar só libera depois da escolha. Se a sala estiver ocupada naquele horário, aparece a mesma confirmação de sempre antes de gravar.
Quando o cartão mostra Paciente: Nome, basta um clique:
Clique em Aprovar e agendar.
A consulta é criada para aquele paciente, naquele horário, e você recebe a confirmação "Agendamento confirmado". A mensagem de confirmação da consulta vai para todos os marcados em Sessões no cadastro do paciente — o contato principal, quando ninguém está marcado (veja quem recebe o quê) —, por WhatsApp e/ou e-mail, conforme o consentimento de cada um (o WhatsApp só sai se a clínica o ativou).
Se a mensagem que deveria sair não puder ser enviada — um e-mail que o provedor não entregou, ou um WhatsApp que não pôde ser criado —, o aviso é "Consulta criada, mas não foi possível notificar o paciente." Um canal que a clínica desligou em Configurações → Notificações não conta como falha: se a confirmação vai só por WhatsApp, o paciente sem e-mail enviado está avisado do jeito que a clínica escolheu.
Conflito de horário
Na hora de aprovar, o sistema revalida o horário. Se outra consulta já tiver ocupado aquele intervalo entre a reserva e a sua aprovação, a aprovação é bloqueada e uma mensagem informa o conflito. Nesse caso, combine outro horário com o paciente e crie a consulta manualmente na agenda.
CPF duplicado ao criar paciente
Se o CPF informado já pertence a outro paciente da clínica, a criação é recusada com a mensagem "Não foi possível resolver o paciente. Verifique os dados." Use a opção Vincular a paciente existente para apontar para o cadastro correto.
Rejeitar uma solicitação
Quando a solicitação não deve virar consulta (horário indisponível, dado incorreto, contato repetido), rejeite-a:
No cartão pendente, clique em Rejeitar.
Se quiser, escreva um Motivo (opcional) no campo de texto. O motivo é incluído na mensagem enviada ao contato.
Clique em Confirmar rejeição (ou Cancelar para desistir). A solicitação vai para a aba Rejeitadas. O que acontece com a mensagem de recusa ao contato depende de como Recusa de agendamento online está em Configurações → Notificações — veja abaixo.
Rejeitar não cria nenhuma consulta e não cadastra o contato como paciente. É apenas uma resposta educada de que o horário não foi confirmado.
A mensagem de recusa ao contato
| Em Notificações, Recusa de agendamento online está… | Ao confirmar a rejeição |
|---|---|
| Com Automático marcado e ao menos um canal (E-mail ou WhatsApp) | A mensagem sai sozinha, como sempre: por e-mail quando o contato informou um, e por WhatsApp quando ele autorizou e informou o telefone. |
| Com Automático desmarcado e ao menos um canal | Nada sai sozinho. Abre a janela "Enviar a mensagem de recusa para Nome?" para você decidir. |
| Sem nenhum canal marcado | Nenhuma mensagem é enviada, e o aviso diz isso: "Nenhuma mensagem foi enviada: a Recusa de agendamento online está desligada em Configurações → Notificações." |
A janela mostra, para cada canal, o número de WhatsApp (formatado) e o e-mail que o contato informou na reserva, com uma caixa de seleção. Os contatos aparecem só para conferir: a solicitação não é um cadastro de paciente, então não dá para editá-los aqui. Marque os canais desejados e clique em Enviar, ou clique em Não enviar para fechar. Nos dois casos a solicitação continua rejeitada. Enviar fica desabilitado enquanto nenhum canal estiver marcado.
Quando um canal não pode enviar, a caixa fica desabilitada e o motivo aparece embaixo:
- Desligado para Recusa de agendamento online em Configurações → Notificações. O canal não está marcado para esta mensagem.
- O contato não autorizou mensagens por WhatsApp (ou e-mail) ao fazer a reserva. Sem o consentimento dado na página de agendamento, aquele canal não é usado.
- A solicitação não tem número de telefone / não tem e-mail, ou o número informado não é um WhatsApp válido.
- Modelo de recusa ainda não aprovado pela Meta neste número. O número de WhatsApp que envia pela clínica ainda não tem o modelo desta mensagem aprovado pela Meta. Enquanto isso, use o e-mail. Veja WhatsApp.
- A clínica não tem um número de WhatsApp ativo para enviar, o envio por WhatsApp está desligado na plataforma ou o WhatsApp ainda não está disponível para esta mensagem.
- Este número pediu para não receber mensagens da clínica. O contato respondeu PARAR.
- A mensagem de recusa já foi enviada por WhatsApp (ou e-mail). Cada canal envia a mensagem uma única vez por solicitação. Um segundo clique ou outra aba não manda a mensagem de novo. Se um envio anterior falhou, o canal volta a poder ser marcado.
O WhatsApp só aparece como disponível quando o envio de verdade sairia: a janela faz as mesmas verificações do envio (número da clínica, modelo aprovado nesse número, pedido de PARAR). Se nenhum canal puder enviar, a janela diz isso, e basta clicar em Não enviar.
Depois de Enviar, um aviso por canal confirma o resultado. Se um canal falhar, o motivo fica em Mensagens → Todas as mensagens.
Solicitações expiradas
Toda noite, uma rotina automática marca como Expiradas as solicitações que continuaram pendentes mas cujo horário já passou. Elas saem da aba Pendentes e ficam disponíveis na aba Expiradas apenas para consulta.
Uma solicitação pendente cujo horário já passou também aparece com o aviso "Esta solicitação expirou." e o botão Aprovar e agendar fica desabilitado — não é possível agendar no passado.
Reenviar ou reagendar
Esta tela não reabre uma solicitação já aprovada, rejeitada ou expirada — cada solicitação é tratada uma única vez. Para "reenviar" um agendamento que não deu certo, há dois caminhos:
O paciente reserva de novo
Oriente o paciente a entrar na página pública de agendamento e escolher um novo horário disponível. Uma nova solicitação cairá na fila de Pendentes para você revisar.
Você agenda manualmente
Crie a consulta diretamente na Agenda, escolhendo o profissional, o horário e o paciente. Útil quando você já combinou o horário por telefone ou quando houve conflito na aprovação.
Quem vê o quê
Administradores veem todas as solicitações da clínica. Um profissional sem permissão para a agenda de colegas vê e age apenas sobre as solicitações dos próprios horários.