Exportar os dados da clínica
Baixe uma planilha com pacientes, sessões, evoluções e financeiro, para guardar ou levar para outro sistema.
Funcionalidade nova
Em Configurações → Conta → Importar e exportar → Exportar dados, um administrador da clínica gera e baixa uma planilha do Excel (.xlsx) com os dados da clínica. Os dados são da clínica: serve para guardar uma cópia ou para levar a outro sistema. Exportar não apaga nem muda nada.
A exportação continua disponível com o período de teste vencido e durante o encerramento da conta. Uma clínica desativada pela Akesia precisa ser reativada antes de exportar.
O que vai na planilha
Uma aba para cada item: Pacientes, Contatos, Profissionais, Sessões, Evoluções, Adendos, Metas terapêuticas, Registros de pensamento, Marcos clínicos, Mapa de esquemas, Escalas, Faturas, Itens de fatura, Créditos de sessão, Despesas, Serviços, Grupos e Participantes de grupos. A tela mostra quantos registros cada uma terá.
Os códigos ligam as abas entre si: a coluna Código do paciente das evoluções é o Código do paciente na aba de pacientes, e o mesmo vale para profissionais, sessões e grupos. Um texto muito longo continua em colunas de continuação, porque uma célula do Excel tem limite de tamanho. Os horários estão no fuso de São Paulo. Evoluções em rascunho também vão, marcadas como Rascunho. O que foi excluído dos módulos clínicos não vai.
O que ainda não vai na planilha
A tela mostra esta mesma lista antes do download:
- Anexos, documentos gerados e assinaturas (baixe na ficha de cada paciente)
- Formulários e fichas de cadastro respondidos
- Recebimentos e conciliação bancária
- Repasses
- Pacotes, acordos de cobrança, preços por serviço e pagadores habituais
- Regras de recorrência da agenda e coterapeutas
- Notas fiscais por sessão e recibos do Receita Saúde (baixe em Financeiro)
- Lista de espera e pedidos de pacientes
- Salas, horários de atendimento e tarefas
- Modelos de texto
- Histórico de mensagens
- Pedidos de PARAR recebidos pelo WhatsApp (a coluna "Autoriza WhatsApp" não reflete esses pedidos)
- Agendamentos de envio de escalas
- Termos de descarte, aceites e histórico de acesso
- Configurações da clínica e do agendamento online, usuários sem perfil profissional, categorias de despesa, despesas recorrentes e vínculos de família
Se precisar desses dados, guarde-os antes de encerrar a conta: depois do encerramento, eles são excluídos.
Quem pode exportar
Só administradores da clínica. Essa permissão não pode ser dada a outros usuários, e o suporte da Akesia não consegue exportar, mesmo com acesso à clínica.
O arquivo tem todas as evoluções
A planilha traz as evoluções de todos os profissionais, inclusive quando o administrador não pode lê-las na tela. São dados protegidos por sigilo profissional e pela LGPD: guarde o arquivo em lugar seguro e não envie por e-mail ou WhatsApp.
Como exportar
- Confira o que vai na planilha.
- Aceite a declaração e clique em Gerar planilha.
- A planilha é montada em segundo plano. Em clínicas grandes isso pode levar alguns minutos: você pode sair da página e continuar usando o sistema.
- Quando ela fica pronta, um aviso aparece no topo de qualquer tela para quem pediu, e chega um e-mail. O e-mail não traz nenhum dado, só o caminho até a tela.
- Na tela de exportação, aceite a declaração e clique em Baixar planilha. Outro administrador também pode baixar, aceitando a declaração em nome dele.
A planilha pronta fica disponível por 48 horas e então é excluída. Para excluir antes, clique em Excluir agora. Enquanto houver uma planilha pronta, não é possível gerar outra: baixe ou exclua a atual primeiro. Há também um limite de pedidos por dia.
Cada pedido, cada download e cada exclusão ficam registrados na auditoria, com quem fez, a declaração aceita e quantos registros foram incluídos.