Importar dados de outro sistema

Em Configurações → Conta → Importar e exportar, quem administra a clínica traz os dados do sistema anterior para a Akesia. Hoje o sistema aceito é o PsicoManager. Por padrão, só administradores veem esta página, porque a revisão mostra todos os pacientes da clínica.

Nada é gravado antes da sua confirmação, e a importação não envia mensagens a ninguém.

Antes de começar

• Cadastre antes os profissionais que atendiam no sistema anterior, em Profissionais. As sessões e as evoluções ficam com o profissional escolhido na importação, e quem não estiver cadastrado só pode ficar como Não importar: as sessões e as evoluções dele ficam de fora. Se esquecer alguém, cadastre e importe de novo: só o que faltava entra.
• Se quem administra a clínica também atende, libere o Prontuário para essa pessoa em Usuários → Permissões. Por sigilo profissional, administradores não leem prontuários por padrão, nem as próprias evoluções importadas. A revisão avisa quando for o caso.
• Exporte os arquivos do sistema anterior. Não renomeie os arquivos de sessões e prontuários: no PsicoManager, o nome do profissional só existe no nome do arquivo.

Passo a passo

1. Responda De qual sistema a clínica vem?. Se o seu não estiver na lista, fale com o suporte.
2. Arraste os arquivos para a tela. A lista de arquivos do sistema vai sendo marcada conforme cada um é reconhecido, pelo conteúdo. Um arquivo sem linhas aparece como Sem registros.
3. Clique em Continuar e confirme quem é cada profissional. Quem tem o mesmo nome na clínica já vem escolhido, e quem só aparece na lista de pacientes vem como Não importar.
4. Clique em Continuar para revisar. A tela mostra quantos pacientes, sessões e evoluções vão entrar.
5. Confira as decisões sobre os dados (abaixo) e aceite a declaração.
6. Clique em Importar dados. Pode fechar a página: o trabalho continua. Os arquivos enviados são apagados automaticamente depois que ele termina.

No fim, a tela lista o que falta completar, como um paciente sem telefone, com o caminho até o cadastro.

As decisões sobre os dados

A opção mais comum já vem marcada, com a etiqueta Recomendado. Mudar uma opção recalcula a revisão.

O que acontece com cada dado

• Pacientes: todos entram ativos, e todas as autorizações de mensagem ficam desligadas até a clínica coletá-las. Um paciente sem telefone entra em branco e aparece nos avisos. Uma data de nascimento que não dá para ler também entra em branco, com um aviso.
• Sessões: mantêm a data, o horário, o valor e a presença. Sessões pagas ou isentas ficam marcadas como resolvidas, com a data e o valor pago na observação, e nunca entram em fatura. Isso vale também para sessões futuras já pagas. Um valor que não dá para ler entra em branco, com um aviso: a sessão fica sem valor e usa o preço atual na cobrança.
• Evoluções: entram assinadas, sem registro de quem assinou, com o aviso "Importada", e não podem ser editadas. O autor é o profissional escolhido.
• Não são criadas faturas para o passado: os pagamentos do sistema anterior vêm agrupados e sem forma de pagamento.

Pacientes com o mesmo nome

A importação não adivinha de quem é um prontuário. Quando há dúvida, ela para e a revisão mostra o nome:

• Mesmo nome com CPF ou data de nascimento diferentes no arquivo: a importação para, porque nada diz de quem são as sessões e as evoluções.
• Nome que o sistema não consegue distinguir: a importação também para. Isso acontece, por exemplo, quando o arquivo traz só o nome e dois pacientes da clínica têm esse nome.
• Mesmo nome e data de nascimento de um paciente que já existe, com outro CPF: é outra pessoa, e entra como um novo cadastro.

Para seguir em frente, diferencie os nomes no sistema anterior e exporte os arquivos de novo.

Importar de novo

Pode importar quantas vezes precisar, inclusive só os arquivos de um profissional. As decisões da última importação já vêm preenchidas. Só o que mudou é aplicado:

• O que está igual não muda.
• Um dado que mudou no arquivo é atualizado, a não ser que a clínica o tenha alterado aqui. Nesse caso, vale o que está na Akesia, e o item aparece como conflito.
• Um campo em branco no arquivo nunca apaga nada.
• O que sumiu do arquivo continua aqui: a importação só acrescenta. Uma sessão remarcada no sistema anterior chega como sessão nova, e a antiga fica na agenda até a clínica cancelar.
• Uma sessão em fatura ativa mantém o valor e a situação de pagamento.
• Evoluções não mudam: um texto novo entra como adendo, que começa dizendo que veio de uma reimportação e em que data.

Um paciente que já existia na clínica, reconhecido pelo CPF ou pelo nome e pela data de nascimento, é apenas associado, sem nenhum dado alterado. Se ele já autorizou mensagens, recebe os lembretes normais das sessões futuras importadas, e a revisão avisa quantas são.

Desfazer

Desfazer importação fica disponível por 30 dias, só na importação mais recente. Os 30 dias contam de quando a importação terminou ou, se ela falhou, de quando foi confirmada. Remove o que ela criou, menos o que alguém alterou ou usou depois, como uma sessão editada ou em fatura. A tela informa o que foi removido e o que ficou. Valores atualizados por uma reimportação não voltam ao anterior. Se a sessão removida estava num pacote, a vaga passa para a próxima sessão do paciente.

Se a importação for interrompida, Continuar retoma de onde parou, sem repetir nada. Isso só vale nas 24 horas seguintes, porque depois os arquivos são apagados, e só na importação mais recente. Fora disso, envie os arquivos em uma nova importação: só o que falta é aplicado.

Se o que parou foi o próprio desfazer, Continuar não aparece, porque traria de volta o que já foi removido. Clique de novo em Desfazer importação.