Conciliação bancária e importação de extratos

A conciliação bancária traz o extrato das contas da clínica para dentro do sistema e sugere automaticamente com qual fatura cada recebimento corresponde. Você confirma os encontros com um clique, registra devoluções (PIX de volta) e ainda transforma débitos em despesas — tudo sem digitar valores à mão.

O extrato pode chegar de dois jeitos, conforme a conta:

• API do Banco Inter — o sistema busca o extrato direto no banco, com as credenciais da conta.
• Importação de arquivo — para qualquer banco (inclusive o Inter sem API): você exporta o extrato em OFX, CSV ou PDF no internet banking e envia o arquivo.

Onde encontrar

Antes de começar: cadastrar a conta bancária

Sem nenhuma conta cadastrada, a tela de Conciliação mostra Cadastre uma conta bancária e um atalho para Configurações → Contas bancárias.

Cada conta da lista tem Editar e Excluir. Uma conta que já tem lançamentos importados ou conciliados não é apagada — ela é apenas desativada, o histórico continua no fluxo de caixa e você pode Reativar depois. Uma conta sem lançamentos é excluída de vez.

Conectar o Banco Inter pela API

A integração usa as credenciais de API do Internet Banking do Inter (aplicação com escopos extrato.read e pagamento.read). Você precisa de quatro itens, gerados no painel do Inter para desenvolvedores: Client ID, Client Secret, Certificado (.crt ou .pem) e Chave Privada (.key).

Com Conectar via API marcado, preencha os quatro campos. Para o certificado e a chave, clique em Importar arquivo para ler o arquivo do seu computador — ou cole o conteúdo. Depois de salvar, o link Testar conexão confere as credenciais salvas.

Como exportar o extrato em OFX

Para contas de importação de arquivo, o OFX é o formato mais confiável: traz um identificador por lançamento e os saldos. O próprio formulário e a lista de contas mostram o caminho do banco escolhido:

Se o banco não oferece OFX, use o CSV ou o PDF do extrato.

Trazer o extrato para a conciliação

No topo de Financeiro → Conciliação fica a faixa da conta: com mais de uma conta, escolha a conta no seletor (há também a opção de ver todas); com uma conta só, não há seletor. Toda conta tem o botão Importar extrato; a conta do Inter com API configurada tem também Sincronizar.

Contas com API do Inter: sincronizar

Detalhes de como a busca trata os dados:

• Recebimentos (créditos) ainda não conciliados dentro do período buscado são reimportados a cada busca — o extrato sempre reflete o que o Inter retorna. Recebimentos de fora desse período ficam como estão, e transações já conciliadas (com fatura ou despesa), pareadas como devolução ou descartadas são sempre preservadas.
• Débitos nunca são apagados: ficam disponíveis para virar despesas na tela Débitos do extrato.
• Cada transação ganha um identificador estável baseado no conteúdo (data + valor + descrição), então buscar o mesmo período duas vezes não duplica lançamentos.
• O saldo atual da conta também é buscado e guardado a cada busca (esforço melhor — se falhar, a importação continua normalmente).
• Lançamentos que já entraram por um arquivo importado nessa conta (mesma data, valor e tipo) não são criados de novo pela busca.

Importar extrato: OFX, CSV ou PDF

Funciona em qualquer conta, inclusive a do Inter com API: dá para importar o OFX ou o PDF do Inter quando preferir o arquivo, ou para meses além da janela de 90 dias da API. Numa conta com API, a prévia marca com Já veio pela API a linha do arquivo que tem a mesma data, valor e tipo de um lançamento que a busca já trouxe — ela vem desmarcada, para não duplicar. A descrição não entra nessa comparação porque o Inter descreve o mesmo PIX de jeitos diferentes na API e no arquivo.

O sistema reconhece o formato pelo conteúdo do arquivo. No CSV, o separador e as colunas (data, descrição, valor, crédito/débito) são detectados automaticamente. No PDF, a leitura usa o layout do banco quando ele é conhecido e um leitor genérico de tabelas nos demais. Alguns arquivos são recusados com uma explicação: fatura de cartão de crédito (não é extrato da conta), PDF que é só imagem (escaneado, sem texto) e arquivo sem nenhum lançamento. A recusa aparece no próprio painel, logo abaixo do formulário. Se o sistema não conseguir identificar o banco que emitiu um PDF, o campo Banco que emitiu o PDF fica destacado: escolha o banco nele e clique em Ler extrato de novo.

A prévia

O topo da prévia resume o arquivo: N lançamento(s) no arquivo · N novo(s) · N possível(is) duplicado(s) · N já importado(s). A tabela mostra data, descrição, tipo (Crédito ou Débito) e valor de cada linha.

• Novos vêm marcados.
• Já importados — linhas que a conta já tem (o mesmo lançamento de um arquivo anterior ou da API) aparecem numa lista à parte e são ignoradas. Reenviar o mesmo arquivo não cria nada de novo. Isso cobre o caso comum de extratos que se sobrepõem (o Itaú, por exemplo, exporta 60 dias: dois extratos mensais seguidos repetem um mês inteiro).
• Possível duplicado — uma linha igual (data, valor, tipo e descrição) a outra já registrada no mês mais recente, mas vinda de outro documento. Ela vem desmarcada: marque só se for de fato um segundo lançamento (duas cobranças idênticas no mesmo dia podem ser reais).

Conferência de saldo

Quando o arquivo traz saldo inicial e final, o sistema confere se saldo inicial + lançamentos = saldo final:

• Saldo conferido — os lançamentos batem com o saldo do extrato.
• O saldo não fecha — mostra a diferença. Quase sempre significa que algum lançamento ficou de fora da leitura; confira antes de confirmar.
• Sem saldos no arquivo, a prévia avisa que não foi possível conferir o total.

Prévia não confirmada

A prévia vale por 24 horas. Se fechar o painel com uma prévia aberta, o sistema pede confirmação. Prévias que você descarta ou que expiram são apagadas — inclusive as linhas lidas do arquivo. Depois disso, basta enviar o arquivo de novo.

Leitura por IA (último recurso para PDF)

Se a clínica habilitou a IA (veja Configuração de IA), ela pode ler um PDF que a leitura automática não conseguiu interpretar: quando não dá para saber de qual banco é o PDF, ou quando o leitor genérico leu o arquivo mas o saldo não fecha ou parte da tabela ficou de fora. Ela nunca é usada para OFX, CSV, PDF escaneado ou fatura de cartão.

• Antes do envio, CPF, CNPJ, telefone, e-mail e chaves PIX são removidos do texto.
• A prévia mostra Extraído por IA — revise as linhas e só permite importar depois que você marca Revisei as linhas. Confira data, valor e tipo de cada lançamento com o extrato.
• Sem a IA habilitada, a prévia sugere habilitá-la em Configurações quando a leitura automática pode estar incompleta. Se a IA falhar, a prévia fica com a leitura automática e avisa para revisar com atenção.
• Exige que o plano inclua IA e que ainda haja créditos de IA no mês, mas a leitura de extrato não consome crédito. Quem se excluiu do uso de IA no próprio perfil não aciona a leitura por IA.

Histórico e desfazer importação

Abaixo do envio, o painel lista as importações da conta com período, quantidade de lançamentos e situação (Prévia, Importado, Descartado, Expirado ou Desfeito). Uma prévia pode ser Descartada dali.

Uma importação confirmada pode ser desfeita com Desfazer: os lançamentos daquele arquivo são removidos, mas os que já foram conciliados com faturas ou despesas, ou descartados, são mantidos. Se uma importação posterior da mesma conta cobre parte do mesmo período, o sistema recusa e indica qual desfazer primeiro — a mais recente se apoia nas linhas da anterior.

Quem é o pagador?

Para recebimentos via PIX, o sistema extrai o nome do pagador da descrição do Inter (ex.: PIX RECEBIDO - Cp :00000000-ADRIANA MC SIQUEIRA → "ADRIANA MC SIQUEIRA"). Esse nome é o que alimenta o casamento com a fatura. Quando não dá para identificar, a transação aparece como "Pagador não identificado" e você concilia manualmente.

Conciliar recebimentos com faturas (matching)

A tela é dividida em duas colunas: à esquerda, a caixa de entrada com os recebimentos pendentes; à direita, o espaço de trabalho com os candidatos do recebimento selecionado. Clique em um pagamento na lista e a coluna direita mostra a recomendação.

O cabeçalho do espaço de trabalho traz um aviso colorido que resume a situação:

Cada fatura candidata recebe uma etiqueta de confiança:

• Pagador usual — esse pagador já foi associado a este paciente antes (sinal mais forte).
• Responsável bate — o nome do pagador casa com a mãe, o pai ou o paciente da fatura.
• Parcial — o sobrenome do paciente aparece no nome do pagador, mas sem casamento completo.
• Só valor — apenas o valor coincide; nenhum nome bate.

Conciliar uma fatura

Quando não há candidato certo

No espaço de trabalho você também pode:

• Buscar outra fatura — abre uma busca para localizar manualmente uma fatura e adicioná-la à lista de candidatos (sem conciliar automaticamente). A fatura encontrada aparece em "Adicionadas manualmente".
• Criar fatura — abre o painel de criação de fatura já com o valor e a data do recebimento preenchidos; ao salvar, a fatura é criada e conciliada de uma vez. Ao escolher sessões ainda não faturadas, cada uma aparece com o valor que será cobrado de verdade — inclusive quando vem de um preço por serviço, e não do valor de sessão do cadastro. Sessões marcadas como resolvidas em Pendências não aparecem nessa lista; para cobrar uma delas, reabra-a em Ver resolvidas.
• Descartar — marca o recebimento como sem relação com pacientes (ele sai da caixa de entrada e pode ser restaurado depois).

Pagamentos combinados (vários em um só PIX)

Quando um responsável paga duas faturas da mesma família (ou várias sessões do mesmo paciente) em uma única transferência, o sistema detecta a soma e mostra um cartão verde "Pagamento combinado" com as faturas listadas e o responsável compartilhado. Clique em Conciliar todas e o valor é distribuído automaticamente entre as faturas, cada uma recebendo até o seu próprio saldo.

Pagamentos parciais e sobras

Se o recebimento for maior do que uma única fatura, o sistema concilia o valor da fatura e mantém a sobra em aberto. O cabeçalho passa a mostrar Sobra de R$ X e, no bloco Já conciliado, o quanto já foi alocado (R$ X de R$ Y). A partir daí você pode adicionar outra fatura para o restante ou registrar uma devolução (veja abaixo).

Conferir e desfazer

Abaixo da área principal, a tabela Conciliadas recentemente lista os pagamentos já conciliados, com filtro por pagador/paciente e por mês. Pagamentos divididos em mais de uma fatura aparecem com a etiqueta "N faturas combinadas". Para reverter, clique em Desfazer (ou Desfazer tudo, no caso de pagamento combinado) — a conciliação inteira é desfeita e o status das faturas é recalculado.

Reembolsos e devoluções

Quando um valor recebido a mais precisa ser devolvido por PIX/transferência (ou quando você devolveu um pagamento por engano), o sistema pareia o crédito que sobrou com o débito da devolução, fechando a transação sem deixar saldo solto.

O caminho inverso também existe: na tela Débitos do extrato, um débito pode ser marcado como Devolução ("Este débito é uma devolução de um crédito anterior"), e o sistema busca o crédito de origem correspondente.

Débitos do extrato (despesas)

A tela Débitos do extrato (em Financeiro → Despesas → Débitos do extrato) mostra os débitos das contas — vindos da API do Inter ou de arquivos importados — para virarem despesas, e tenta reconciliá-los com despesas já cadastradas. Com mais de uma conta, escolha a conta no seletor ao lado do título.

Categorização automática

Ao importar despesas, o sistema sugere categoria e fornecedor para cada débito:

• Primeiro compara a descrição com os padrões já confirmados antes (quanto mais vezes você confirmou aquele padrão, maior a confiança — Alta, Média ou Baixa).
• Se nenhum padrão bate com segurança e houver IA configurada, a descrição é classificada por IA contra as categorias da clínica.
• A sugestão aparece como uma etiqueta colorida no cartão do débito; você sempre tem a palavra final ao criar a despesa.

Pagamentos agendados

O botão Agendamentos busca pagamentos agendados (boletos futuros) no Inter. Cada agendamento pode ser importado individualmente (Criar Despesa) ou todos de uma vez (Importar Todos), virando despesas a vencer.

Perguntas frequentes