Sessões de grupo na agenda
Gerar/reagendar sessões, status por participante, evolução em massa e faturas agrupadas.
Uma sessão em grupo reúne vários pacientes no mesmo horário com o mesmo profissional. Por trás disso, a Akesia cria um agendamento por participante — assim cada pessoa tem seu próprio status, sua própria evolução no prontuário e seu próprio item na fatura, mas você gerencia todos juntos a partir de um único painel.
Esta página explica como criar e reagendar sessões, marcar presença por participante, registrar evoluções em massa e como os atendimentos viram itens nas faturas dos pacientes.
Dois tipos de sessão em grupo
- Sessão única: um encontro avulso, em uma data específica (ex.: um workshop ou um grupo pontual).
- Grupo recorrente: uma série que se repete (semanal, quinzenal ou mensal) e gera sessões automaticamente para os próximos 6 meses. Só grupos recorrentes têm a aba Recorrência.
Sala da sessão
Quando a clínica usa salas, a sessão de grupo tem uma sala — não uma por paciente. Você a escolhe na criação da sessão, no campo Sala (só em sessões presenciais), e ela é gravada em todos os participantes daquele encontro. Por isso o grupo conta como uma ocupação do consultório: as linhas da mesma sessão nunca acusam choque entre si, nem na criação, nem ao reagendar.
O filtro de sala da agenda também vale para as sessões de grupo: filtrando por "Consultório 2", os grupos daquele consultório aparecem e os demais não.
Grupo recorrente também guarda sala
Ao marcar Grupo recorrente, o campo Sala continua ali: a sala passa a ser do grupo, e toda sessão gerada nasce nesse consultório.
Para trocar depois, há dois caminhos: o cadastro do grupo, em Grupos, ou a própria agenda — abra a sessão e use Sala do grupo na aba Recorrência. Ao salvar, o sistema pergunta o alcance: só esta sessão ou todas as futuras. As já realizadas continuam registrando onde o atendimento aconteceu. Veja Grupos terapêuticos.
Criar uma sessão em grupo
Na agenda, abra o painel Nova Sessão em Grupo. O formulário tem uma pré-visualização ao lado que vai sendo atualizada conforme você preenche os campos.
Selecione os pacientes. Use a busca de pacientes para adicionar quem vai participar. É obrigatório selecionar pelo menos 2 pacientes — o botão de criar só libera a partir daí.
Dê um título ao grupo. Por exemplo, Grupo de ansiedade. O título identifica a sessão na agenda e aparece nas faturas.
Defina data, início e duração. A data usa o formato DD/MM/AAAA e o horário usa HH:mm (24 horas). A duração é em minutos; o campo Fim mostra automaticamente o horário de término.
Escolha a modalidade. Presencial ou Online. Em sessões Online, o grupo compartilha uma única sala de teleconsulta — todos os participantes entram na mesma sala.
Escolha a sala. Em sessão presencial, se a clínica tem consultórios cadastrados, aparece o campo Sala — "Vale para todos os pacientes da sessão", ou, num grupo recorrente, "as sessões geradas nascem nesta sala". Deixar em Sem sala definida é permitido, a menos que a clínica tenha ligado Exigir sala ao agendar em Configurações → Salas. O campo não aparece em sessões online, que não ocupam sala.
Marque a recorrência (opcional). Marque Grupo recorrente — cria sessões para 6 meses e escolha a frequência: Semanal, Quinzenal ou Mensal. A pré-visualização mostra uma estimativa de quantas sessões serão criadas (cerca de 26 para semanal, 13 para quinzenal e 6 para mensal).
Adicione equipe e observações (opcional). Se houver outros profissionais disponíveis, você pode marcá-los como Equipe adicional. O campo Observações aceita anotações livres.
Crie. O botão final é Criar sessão (sessão única) ou Criar grupo (recorrente). Ao concluir, você verá uma confirmação com o número de pacientes ou de sessões geradas.
Conflito de horário
Se o horário escolhido colidir com outro evento na agenda do profissional, o sistema avisa antes de criar. Você pode revisar o horário ou, se for proposital, usar Agendar mesmo assim para seguir mesmo com a sobreposição.
Se a sala escolhida já estiver ocupada
A sessão não é criada de imediato: aparece a confirmação de sala ocupada, com o consultório, a data, o horário e de quem é a agenda que já está lá. Só com "Marcar mesmo assim" a sessão é gravada; a alternativa é Escolher outra sala ou horário. Detalhes em Conflitos e arrastar-e-soltar.
Gerenciar uma sessão existente
Ao clicar em uma sessão em grupo na agenda, abre o painel da sessão com o nome do grupo no topo e três abas (a aba Recorrência só aparece em grupos recorrentes):
- Sessão — presença e status de cada participante.
- Membros — adicionar/remover pacientes e ajustar profissionais.
- Recorrência — frequência, dia, horário e encerramento da série (só em grupos recorrentes).
O cabeçalho mostra a data, o intervalo de horário, a duração, o número de participantes e o profissional responsável. Quando todos os participantes estão no mesmo status, aparece um único selo; quando estão em status diferentes, aparece a contagem por status (ex.: "3 Compareceu", "1 Faltou").
Reagendar a sessão
No cabeçalho, ao lado do horário, há um lápis de Reagendar. Toque nele para editar a data e o horário da sessão e confirme em Salvar. Todos os agendamentos dos participantes daquele dia são movidos juntos para o novo horário.
Se a sessão tem sala, mover a sessão é levar o consultório junto: o sistema confere a sala no horário novo e, se ela já estiver ocupada, nada é movido — aparece a confirmação de sala ocupada e você decide entre Marcar mesmo assim e escolher outro horário. A própria sessão nunca conta como ocupante de si mesma, então reagendar um grupo com sala funciona normalmente.
Sessão única x grupo recorrente
Em uma sessão única o reagendamento pelo cabeçalho move apenas aquele encontro. Em um grupo recorrente, para mudar o padrão da série inteira (dia, horário, frequência) use a aba Recorrência — ela pergunta se a mudança vale só para aquela data ou para todas as sessões futuras.
Editar o título e excluir
- O lápis ao lado do nome permite editar o título do grupo.
- O ícone de lixeira exclui a sessão daquela data. Como isso remove os agendamentos de todos os participantes, há uma confirmação antes. Sessões já vinculadas a uma fatura emitida não podem ser excluídas — desfaça o vínculo na fatura primeiro.
Quem pode reagendar, renomear e excluir
Reagendar, editar o título e excluir valem apenas para as suas próprias sessões: quem tem só a permissão Agenda (próprios) não altera sessões de grupo de colegas. Para editar as sessões de outra pessoa é preciso ter Agenda (outros) com permissão de escrita — um administrador concede isso em Configurações → Usuários e permissões. Isso vale também para quem entrou na sessão como equipe adicional: sem Agenda (outros), a edição continua com o profissional responsável.
Status por participante
A aba Sessão lista todos os participantes. Cada linha mostra o nome e o status atual; toque na linha para expandir e ver as ações.
Os status seguem o mesmo fluxo dos atendimentos individuais:
| Status no painel | Significado |
|---|---|
| Agendado | Sessão marcada, ainda não confirmada (AGENDADO). |
| Confirmado | Presença confirmada (CONFIRMADO). |
| Compareceu | Paciente participou (FINALIZADO). |
| Desmarcou | Cancelamento combinado com o paciente. |
| Faltou | Paciente não compareceu sem aviso. |
| Sem cobrança | Cancelado pelo profissional, sem cobrança. |
Para um participante ainda ativo, as ações disponíveis são Compareceu, Desmarcou, Faltou e S/ cobr. (sem cobrança); o botão Confirmar aparece apenas enquanto o participante ainda está em Agendado. Ao escolher Desmarcou, Faltou ou Sem cobrança, abre uma confirmação de cancelamento.
Para um participante que foi cancelado (Desmarcou, Faltou ou Sem cobrança), aparece a opção Alterar: com o botão Reagendar, que devolve o participante para o status Agendado, além de poder trocar entre os tipos de cancelamento.
Desmarcou gera crédito de sessão
Quando um participante é marcado como Desmarcou (cancelamento combinado), a Akesia registra automaticamente um crédito de sessão para esse paciente. Se você reverter o status depois, o crédito ainda não utilizado é removido.
Marcar todos de uma vez
No cabeçalho há o botão Marcar todos, que abre um menu com ações em massa para a sessão inteira:
- Confirmar todos
- Todos compareceram
- Desmarcou
- Faltou
- Sem cobrança
Ao confirmar, todos os participantes da sessão são atualizados juntos e você vê quantos foram alterados. As ações de cancelamento em massa abrem uma confirmação antes de aplicar.
A ação em massa sobrescreve todos
Marcar todos aplica o status a todos os participantes daquela data, inclusive os que já estavam em um status final. Participantes que já estão no status escolhido são ignorados (não há alteração duplicada).
Membros do grupo
A aba Membros lista os participantes ativos e permite Adicionar ou remover pacientes.
- Em uma sessão única, adicionar ou remover afeta somente aquela data.
- Em um grupo recorrente, ao adicionar ou remover você escolhe o alcance:
- Apenas esta sessão — entra/sai só naquela data.
- Esta e todas as futuras — vira (ou deixa de ser) membro permanente do grupo, e as sessões futuras são regeradas para refletir a mudança.
Administradores com mais de um profissional na clínica também veem Profissionais adicionais na aba Membros, para incluir colegas como equipe de apoio daquela sessão.
Evolução em massa
Na aba Sessão, abaixo da lista de participantes, há o botão Registrar evoluções do grupo. Ele cria de uma vez um rascunho de evolução no prontuário para cada participante, pulando quem já tiver uma evolução naquela sessão.
Depois você abre o prontuário de cada paciente para completar a evolução individualmente. A confirmação informa quantos rascunhos foram criados e quantos já existiam.
O botão Registrar evoluções do grupo só aparece se você tiver permissão de escrita no prontuário.
Faturas agrupadas
Cada participante tem seu próprio agendamento, então a cobrança é por paciente — não há uma fatura única para o grupo inteiro. O que acontece é:
- Cada atendimento de grupo entra como um item na fatura do respectivo paciente, com a descrição "Psicoterapia em grupo — {nome do grupo}".
- Os itens de grupo se somam aos demais atendimentos do paciente (sessões individuais, extras etc.) na mesma fatura do período, conforme o modo de cobrança da clínica.
- O status de presença influencia a cobrança: por exemplo, Sem cobrança não gera item cobrável, e Desmarcou gera um crédito de sessão para o paciente.
Quando o status muda depois da fatura
Se você corrigir a presença de participantes de uma sessão em grupo depois que a fatura já foi gerada, use o recálculo da fatura no módulo Financeiro para refletir as mudanças. Atendimentos de grupo criados depois de a fatura do mês já ter sido emitida aparecem como pendentes para inclusão na próxima geração.
Perguntas frequentes
Por que preciso de 2 pacientes?
Uma sessão em grupo só faz sentido com mais de uma pessoa. O formulário exige pelo menos 2 pacientes antes de liberar a criação.
Como mudo o dia/horário de toda a série?
Abra o grupo recorrente, vá na aba Recorrência, ajuste frequência, dia e horário e salve escolhendo Esta e todas as futuras.
Como encerro um grupo recorrente?
Na aba Recorrência, abra Encerrar grupo, informe a data final e confirme. As sessões passadas são mantidas, as futuras são removidas e o grupo é desativado.
Removi um participante por engano
Em grupos recorrentes, basta adicioná-lo de novo pela aba Membros com o alcance Esta e todas as futuras para reativar a participação.