Despesas e contas a pagar
Criar/categorizar/pagar despesas, categorias, recorrentes e import OFX/CSV.
Funcionalidade nova
O módulo de Despesas registra tudo o que a clínica tem a pagar — aluguel, energia, internet, honorários, impostos — e acompanha cada conta do lançamento até o pagamento. Você organiza as despesas por categoria, automatiza as contas fixas com recorrências e ainda importa o extrato do banco (OFX ou CSV) para não digitar nada manualmente.
Acesse em Financeiro → Despesas.
Como ler os valores
Todos os valores são em reais (R$) e as datas seguem o formato DD/MM/AAAA. O período exibido (mês e ano) é controlado pelo seletor do topo do módulo Financeiro, compartilhado com as demais abas.
Visão geral da tela
Ao abrir Despesas você vê:
- Cartões de resumo com os totais do período em quatro faixas: Em aberto (azul), Vencido (vermelho), Pago (verde) e Total.
- Filtros: campo de busca (descrição, fornecedor ou categoria), filtro de status (Todos, Em aberto, Vencido, Pago, Cancelado) e filtro de categoria.
- A tabela de despesas do período, ordenada por data de vencimento, com as colunas Vencimento, Descrição, Fornecedor, Categoria, Valor, Status e Ações.
A busca por texto filtra a lista que já está na tela; os filtros de status e categoria recarregam os dados do período selecionado.
Criar uma despesa
Clique em Nova Despesa (canto superior direito). Um formulário abre em janela sobreposta.
Preencha os campos:
- Descrição (obrigatório) — ex.: Aluguel escritório.
- Fornecedor — ex.: Imobiliária ABC. Opcional.
- Categoria — escolha uma categoria existente ou deixe em Sem categoria.
- Valor (R$) (obrigatório) — precisa ser maior que zero.
- Vencimento (obrigatório) — a data em que a conta vence.
- Forma de pagamento — texto livre, ex.: PIX, Boleto, Cartão. Opcional.
- Observações — anotações livres. Opcional.
Clique em Criar. A despesa nasce com status Em aberto e passa a aparecer na lista e nos cartões de resumo.
Categorias padrão criadas automaticamente
Na primeira despesa que você cadastra, a clínica recebe um conjunto de categorias padrão (Aluguel, Energia, Água, Internet/Telefone, Material de Escritório, Software/Assinaturas, Impostos, Honorários Profissionais, entre outras). Não é preciso configurar nada antes — basta começar a lançar.
Editar uma despesa
Clique em Editar na linha desejada para reabrir o formulário com todos os campos preenchidos. Você também pode ajustar Fornecedor e Categoria direto na tabela: clique sobre a célula. No fornecedor, digite o novo valor e confirme com Enter (ou clicando fora); na categoria, basta escolher uma opção na lista. A alteração é salva na hora; se algo der errado, o valor anterior é restaurado automaticamente.
Categorizar despesas
As categorias dão cor e significado às suas contas e alimentam a análise por categoria. A tela de categorias fica em /financeiro/despesas/categorias.
Para criar: informe o Nome e escolha uma Cor no seletor, depois clique em Criar.
A tabela lista todas as categorias com a contagem de despesas vinculadas e o tipo: Padrão (criadas automaticamente) ou Personalizada (criadas por você).
Para remover, clique no ícone de lixeira na linha da categoria.
Categorias em uso
Se a exclusão de uma categoria for recusada, verifique a coluna Despesas: categorias com despesas vinculadas podem não permitir remoção. Reclassifique as despesas antes de excluir.
Pagar uma despesa
Despesas com status Em aberto ou Vencido exibem o botão Pagar na coluna de ações.
Clique em Pagar na linha da despesa.
A despesa muda para Pago, registra a data de pagamento e migra do total Em aberto para o total Pago nos cartões de resumo.
Fluxo de status
Uma despesa segue: Em aberto → Pago (ou Vencido → Pago). Contas já pagas ou canceladas não voltam atrás — o sistema bloqueia transições inválidas e avisa caso uma ação não seja permitida para o status atual. Os status possíveis são Rascunho, Em aberto, Vencido, Pago e Cancelado.
Para remover uma despesa lançada por engano, use Excluir (será pedida confirmação).
Despesas recorrentes
Contas fixas como aluguel, energia e internet não precisam ser digitadas todo mês. Cadastre uma recorrência e as despesas são geradas automaticamente com antecedência (até três meses à frente), cada uma com a data de vencimento no dia configurado. Abra Recorrentes no módulo de Despesas.
Clique em Nova Recorrência e preencha Descrição, Fornecedor (opcional), Valor (R$), Categoria (opcional), Frequência (Mensal ou Anual), Dia do mês (1 a 31) e a data de Início.
Em Data de fim, deixe em branco para uma recorrência indefinida ou informe a data em que ela deve parar.
Clique em Criar. A partir daí, uma rotina diária gera as despesas com status Em aberto, sempre com vencimento no dia configurado.
A tela de recorrências mostra um resumo com Total mensal fixo, Total anual fixo e o número de recorrências ativas, além das tabelas de recorrências ativas e inativas.
Dia 31 em meses curtos
Se você escolher um dia que não existe no mês (ex.: dia 31 em fevereiro), a despesa é gerada no último dia daquele mês automaticamente.
Desativar e reativar
Use Desativar para interromper a geração de uma recorrência sem perder o histórico — ela passa para a lista de Inativas, de onde pode ser Reativada quando quiser. O botão de lápis (Editar) ajusta os dados de uma recorrência ativa.
Importar extrato (OFX / CSV)
Em vez de lançar conta por conta, importe o extrato do banco. Abra Importar Extrato no módulo de Despesas.
Selecione um arquivo OFX ou CSV exportado pelo seu banco (também são
aceitos arquivos .txt). O tamanho máximo é de 4 MB.
Confirme o formato (OFX ou CSV) no seletor ao lado do arquivo e clique em Processar.
O sistema lê o arquivo e considera apenas as saídas (débitos) — créditos são ignorados. As transações que já constam como movimentações do banco (trazidas pela integração com o Inter) são descartadas como duplicatas, e o total ignorado aparece acima da tabela. Atenção: a importação de arquivo não guarda um histórico próprio, então reenviar o mesmo extrato pode recriar as mesmas despesas — desmarque as linhas que já lançou.
Revise a lista. Cada linha mostra Data, Descrição, Valor, Categoria sugerida e Fornecedor. As sugestões aprendem com importações anteriores e vêm com um indicador de confiança (alta, média ou baixa). Ajuste o fornecedor onde quiser e marque/desmarque as transações que deseja importar (por padrão todas vêm selecionadas).
Clique em Confirmar … transações. As despesas são criadas já como Pago (pois constam no extrato) e o sistema memoriza a categoria/fornecedor de cada descrição para sugerir melhor nas próximas importações.
Formato do CSV
O CSV é lido na ordem padrão data, valor, descrição (primeira, segunda e terceira colunas). Exporte o extrato nesse formato ou prefira o OFX, que já traz os campos identificados.
Análise de despesas
A aba Análise consolida os gastos do período em um gráfico de pizza por categoria, um detalhamento com valor e percentual de cada categoria e um gráfico com os Top Fornecedores. Despesas canceladas ficam de fora dos totais. Use para entender para onde está indo o dinheiro da clínica no mês ou no ano selecionado.
Importar do Inter (agendamentos)
Se a clínica tiver a integração com o Banco Inter configurada, o botão Importar do Inter abre a tela de importação. Lá, em Agendamentos, o sistema busca os pagamentos agendados dos próximos 90 dias e permite cadastrá-los como despesas Em aberto, com sugestão de categoria. O sistema indica quando um agendamento já tem despesa correspondente para evitar duplicidade. A configuração da integração e a conciliação bancária são tratadas na página de Conciliação bancária.
Perguntas frequentes
A despesa importada já entra como paga?
Sim. Transações de extrato (OFX/CSV) viram despesas com status Pago, pois já saíram da conta. Já os agendamentos do Inter entram como Em aberto.
Por que não vejo o botão Pagar?
Ele só aparece para despesas Em aberto ou Vencido. Contas já pagas ou canceladas não exibem a ação.
Reimportar o mesmo arquivo cria despesas duplicadas?
Pode criar. O sistema só descarta transações que já existem como movimentações do banco (vindas da integração com o Inter); o upload de arquivo não guarda histórico próprio. Ao reenviar o mesmo extrato, desmarque as linhas que você já lançou.
Onde vejo o impacto das despesas no caixa?
No Fluxo de caixa, que projeta entradas e saídas da clínica.