Papéis e permissões (ADMIN x PROFISSIONAL)
Os dois papéis, escopo de acesso, por que ADMIN não vê prontuário e onde entra o suporte da Akesia.
A Akesia tem dois papéis de usuário: Admin e Profissional. O papel define o que cada pessoa enxerga e pode fazer dentro da clínica. Por cima do papel, você pode liberar ou restringir recursos individuais com permissões personalizadas por usuário.
Esta página explica os dois papéis, o que significa "escopo da clínica" versus "escopo próprio", e por que mesmo o Admin não vê o prontuário por padrão.
Os dois papéis
Admin
Acesso amplo à clínica: agenda de todos, pacientes, financeiro, usuários, configurações e relatórios. É o papel de quem coordena/gerencia a operação.
Profissional
Acesso apenas aos próprios recursos: a própria agenda, os próprios pacientes, o próprio financeiro e o próprio prontuário. É o papel de quem atende.
A diferença central não é "quem manda em quem", e sim qual o escopo de cada recurso:
- O Admin enxerga recursos no escopo da clínica — ou seja, de todos os profissionais.
- O Profissional enxerga recursos no escopo próprio — apenas o que está ligado a ele.
Não existe um papel separado de "recepção" ou "secretária" como cargo fixo. Para um perfil de recepção, crie um usuário Profissional e ajuste as permissões personalizadas (por exemplo, dar Escrita em Agenda dos outros e Leitura em Pacientes). Veja a seção Permissões personalizadas.
Uma conta Profissional sem perfil profissional (como a da recepção) não tem agenda nem pacientes próprios: sem Agenda (outros), ela não vê atendimento nenhum, e ela nunca vê prontuários.
E o suporte da Akesia?
Há uma terceira figura que pode aparecer na sua trilha de auditoria e não é um usuário da sua clínica: o agente de suporte da Akesia. Ele não ocupa vaga do seu plano, não aparece na tela de Usuários e você não o gerencia — o acesso é concedido e revogado pela administração da plataforma, clínica a clínica.
Quando alguém do suporte está dentro, uma faixa aparece no topo da tela e cada ação fica marcada com o selo Suporte na auditoria. O suporte nunca alcança prontuário, assistente de IA nem conteúdo clínico, e não cria usuários nem redefine senhas. Os detalhes estão em Acesso do suporte.
Níveis de acesso
Cada recurso tem um de três níveis de acesso:
| Nível | Rótulo na tela | O que permite |
|---|---|---|
NONE | Nenhum | Não vê nem usa o recurso. |
READ | Leitura | Vê o recurso, mas não cria nem edita. |
WRITE | Escrita | Vê, cria, edita e exclui. |
A regra de comparação é simples: Escrita inclui Leitura, que inclui Nenhum. Quando uma tela exige no mínimo Leitura, quem tem Escrita também passa.
O que cada papel pode fazer por padrão
A tabela abaixo mostra o padrão de cada papel para os recursos do sistema. Estes são os valores que valem se você não criar nenhuma permissão personalizada.
| Recurso | Admin | Profissional |
|---|---|---|
| Agenda (própria) | Escrita | Escrita |
| Agenda (outros) | Escrita | Nenhum |
| Pacientes | Escrita | Leitura |
| Grupos | Escrita | Escrita |
| Usuários | Escrita | Nenhum |
| Config. Clínica | Escrita | Nenhum |
| Profissionais | Escrita | Nenhum |
| Notificações | Escrita | Nenhum |
| Logs de Auditoria | Leitura | Nenhum |
| Disponibilidade (própria) | Escrita | Escrita |
| Disponibilidade (outros) | Escrita | Nenhum |
| Financeiro | Escrita | Escrita |
| Financeiro do paciente | Escrita | Nenhum |
| Despesas | Escrita | Nenhum |
| Tarefas | Escrita | Escrita |
| Prontuário | Nenhum | Escrita |
| Assistente de IA | Escrita | Escrita |
| Agendamento Online | Escrita | Escrita |
| Lista de Espera | Escrita | Escrita |
| Sincronização de Agenda | Escrita | Escrita |
| Fiscal (Receita Saúde/DMED) | Escrita | Escrita |
| Documentos | Escrita | Escrita |
| Assinaturas | Escrita | Escrita |
| Formulários | Escrita | Escrita |
| Escalas Clínicas | Nenhum | Escrita |
| Relatórios | Leitura | Leitura |
Dar acesso de escrita a Profissionais é dar autoridade administrativa
Conceder Profissionais: Escrita a alguém que não é administrador permite editar os cadastros da equipe — mas não permite mais mudar perfil de acesso, senha, situação (ativo/inativo), e-mail nem percentual de repasse. Esses cinco campos passaram a exigir papel de administrador, porque cada um deles é, na prática, uma forma de assumir a conta de outra pessoa: trocar o e-mail, por exemplo, redireciona a recuperação de senha. E uma conta de administrador não pode ser editada por quem não é administrador — nem o nome, o link de agendamento ou a foto.
O mesmo vale para Usuários: Escrita: quem não é administrador não cria nem edita contas de administrador, não promove ninguém e não muda senha, e-mail, perfil ou situação de outra pessoa. Também não altera permissões personalizadas de ninguém: isso é só de administradores.
Financeiro: o que é da clínica x o que é seu
Financeiro: Escrita dá acesso às suas próprias faturas. Operações que são da clínica inteira — fluxo de caixa, conciliação bancária, credenciais do banco, cobrança em lote e reembolso — exigem papel de administrador, e o item correspondente não aparece no menu de quem não é.
Também são só do administrador: marcar uma fatura como paga (ou parcialmente paga), mudar a situação de uma fatura já paga, alterar itens de uma fatura paga e trocar a alíquota de ISS, o código de serviço ou a descrição na emissão da NFS-e (para os demais, a nota sai com os valores configurados na clínica).
Financeiro do paciente: quem vê quanto o paciente paga
Na página do paciente, a parte financeira — aba Financeiro, coluna Pagamento das sessões, faturas na lista Atenção, mensagens de cobrança, valor da sessão, último reajuste e os dados de cobrança e NFS-e do cadastro — segue a permissão Financeiro do paciente. O mesmo vale fora da página: o valor da sessão na lista de pacientes, a aba Financeiro → Preços, o preço por serviço e os campos financeiros ao cadastrar ou aprovar uma ficha. Por padrão o Administrador vê e edita, e o Profissional não vê. Para liberar a um profissional que cuida da cobrança, dê Leitura (só ver) ou Escrita (ver e editar os dados de cobrança) em Configurações → Permissões. A permissão Financeiro continua valendo também: sem ela, a parte financeira do paciente não aparece.
Repare em duas inversões propositais: Prontuário e Escalas Clínicas são os únicos recursos em que o Profissional tem mais acesso que o Admin. Os dois carregam conteúdo clínico, e o motivo está explicado adiante.
Config. Clínica também libera o assistente de configuração inicial
O assistente de configuração inicial e os cards de progresso no Dashboard exigem Config. Clínica — Escrita para usar o assistente. Por isso, no padrão, só o Admin os vê: para quem não tem a permissão, o assistente simplesmente não abre. Alguns passos pedem também Notificações ou Pacientes; sem elas, o passo pede para chamar um administrador e deixa seguir. O progresso é da clínica: quem concluir, conclui para todos os administradores.
Mesmo quando o Profissional vê um recurso "no escopo próprio", o corte fino acontece no servidor. Exemplos: na Agenda própria ele só vê os próprios atendimentos; em Financeiro e Relatórios ele só vê os próprios números, nunca o faturamento ou as linhas de colegas; em Fiscal, só os próprios recibos. Liberar o recurso não expõe os dados dos outros profissionais.
Escopo: clínica x próprio
O escopo é o que torna "Escrita" do Admin diferente de "Escrita" do Profissional num mesmo recurso.
Escopo da clínica (Admin). A pessoa acessa o recurso de qualquer profissional da clínica — desde que o dado pertença à própria clínica. O isolamento entre clínicas continua valendo: ninguém acessa dados de outra clínica.
Escopo próprio (Profissional). A pessoa acessa apenas o que está vinculado a ela — a própria agenda, os pacientes que atende, o próprio perfil, a própria disponibilidade. Em listagens, o sistema já filtra para devolver só o que é dela.
Por isso a Agenda (própria) é Escrita para os dois papéis, mas a Agenda (outros) é Escrita só para o Admin: o Profissional opera a própria agenda, e o Admin opera a de todos. Isso vale também para os grupos terapêuticos: sem Agenda (outros), o Profissional vê e gerencia só os grupos que ele conduz e só cria grupos para si; e reagendar, renomear ou excluir a sessão de grupo de um colega exige Agenda (outros) = Escrita.
Por que o Admin não vê o prontuário
Esta é a regra que mais surpreende quem chega de outros sistemas. Por padrão, o Admin
tem acesso Nenhum ao Prontuário (e às Escalas Clínicas). Não é um esquecimento — é
uma decisão de privacidade clínica:
Sigilo profissional (CFP)
O conteúdo do prontuário — evoluções, anotações de sessão, escalas como PHQ-9/GAD-7, pontuações e respostas — é dado clínico sob sigilo profissional. Quem coordena a clínica administrativamente (Admin) não precisa ler o conteúdo das sessões para fazer o seu trabalho. Por isso o padrão do Admin é não enxergar esse conteúdo.
Na prática, isso significa:
- O Profissional que atende tem Escrita no prontuário dos próprios pacientes — é ele quem registra e assina as evoluções. "Atender" quer dizer ser o profissional de referência do paciente ou ter pelo menos um atendimento não cancelado com ele (como responsável, como quem atendeu ou como participante). Um atendimento cancelado não dá acesso.
- O Admin, por padrão, não vê o conteúdo clínico, mesmo tendo acesso total ao resto da clínica (agenda, financeiro, pacientes, usuários).
- A mesma permissão Prontuário cobre a aba Clínico do paciente (plano terapêutico, evolução clínica, mapa cognitivo e mapa de esquemas): sem ela, a aba não aparece.
- O sistema mantém o registro de auditoria dessas ações clínicas sem nunca gravar o conteúdo em si: o que fica registrado é "evolução criada/assinada/acessada", e nunca o texto da nota. O mesmo vale para escalas, documentos, IA e formulários.
E se houver um diretor clínico?
Algumas clínicas têm um responsável técnico/diretor clínico que precisa, sim, ler prontuários. Para esse caso, você libera explicitamente o acesso para aquela pessoa usando uma permissão personalizada — sem mudar o padrão de todos os outros Admins.
/admin/permissions).O acesso passa a valer só para aquele usuário. Os demais Admins continuam com Nenhum. Essa permissão explícita é o único caminho para ler prontuários de todos os pacientes: o padrão do papel nunca dá esse acesso, nem a contas sem perfil profissional.
Permissões personalizadas por usuário
O papel define o padrão. Por cima dele, você ajusta recurso a recurso, usuário a usuário, na tela Permissões.
Como funciona a tela (/admin/permissions):
- Cada linha é um usuário (com o nome, e-mail e a etiqueta Admin ou Profissional); cada coluna é um recurso.
- Em cada célula há um seletor com Nenhum, Leitura e Escrita, e abaixo o texto "Padrao: ..." mostrando o valor herdado do papel.
- Quando você escolhe um valor diferente do padrão, a célula fica destacada (borda azul) — é a indicação de "permissão personalizada". A legenda no rodapé explica: "Permissao personalizada (diferente do padrao)" versus "Padrao da role".
- Se você voltar o seletor para o mesmo valor do padrão, a personalização é removida e o usuário volta a seguir o padrão do papel.
- Cada alteração é salva na hora (aparece o aviso "Permissao atualizada"). Use o campo "Buscar usuario..." para filtrar por nome ou e-mail.
A tela de Permissões abre para quem tem Escrita em Usuários; um Profissional sem esse acesso recebe "Acesso negado". Mas só um Admin altera as células: para quem tem Escrita em Usuários sem ser Admin, a matriz aparece bloqueada, com o aviso "Somente administradores podem alterar permissões de usuários." Sem essa regra, quem cria contas poderia criar uma conta auxiliar, dar a ela qualquer acesso (inclusive Prontuário) e entrar com ela.
Ninguém altera as próprias permissões
O sistema não deixa ninguém mudar a própria linha na tela de Permissões — nem para ganhar, nem para perder acesso. A tentativa é bloqueada com a mensagem "Você não pode alterar as suas próprias permissões." Peça a outro administrador.
Toda mudança de permissão fica registrada na auditoria como "Permissões do usuário alteradas".
Casos comuns de personalização
- Recepção/secretária: usuário Profissional com Agenda (outros) = Escrita e Pacientes = Leitura ou Escrita, sem mexer em Prontuário.
- Diretor clínico: usuário Admin com Prontuário e Escalas Clínicas elevados para Leitura (ou Escrita).
- Admin financeiro sem agenda dos outros: baixe Agenda (outros) para Leitura se ele só precisa consultar.
Resumo
- Dois papéis: Admin (escopo da clínica) e Profissional (escopo próprio).
- Três níveis por recurso: Nenhum, Leitura, Escrita.
- O papel define o padrão; permissões personalizadas ajustam recurso a recurso
por usuário, em Permissões (
/admin/permissions). - Prontuário e Escalas Clínicas são as exceções: o Profissional tem Escrita e o Admin tem Nenhum por padrão, por sigilo profissional. Libere caso a caso para um diretor clínico.