Assistente de configuração inicial
A janela que abre sobre o sistema no primeiro acesso: sobre você, horários, cobrança, avisos, salas e primeiro paciente — e depois os próximos passos.
No seu primeiro acesso — depois de criar a conta e confirmar o e-mail —, a Akesia abre o assistente de configuração inicial: uma janela por cima do sistema, sobre o Dashboard. São até 6 passos e poucos minutos, e no fim a clínica já sabe como agenda, como cobra e se o paciente recebe lembrete da consulta.
O assistente começa com uma saudação pelo seu primeiro nome ("Boas-vindas, Marina! Vamos deixar a Clínica Aurora pronta para a primeira consulta — leva uns 3 minutos") e mostra o progresso: no computador, a lista de passos ao lado; no celular, "2 de 6" no topo e uma barra fina logo abaixo.
Por que esses passos, e não as mais de 20 seções de Configurações
Duas ausências travam o uso no primeiro dia: sem horários de atendimento, todo agendamento é recusado com "Profissional não disponível"; sem nenhum valor definido, a fatura sai sem preço. O assistente cobre isso, a forma de cobrança, o lembrete da véspera, as salas e o primeiro paciente. Todo o resto tem um padrão que funciona e continua nas Configurações — e aparece depois, no card Próximos passos.
Quando ele aparece
- Sozinho, ao entrar — enquanto a clínica não concluiu nem dispensou a configuração inicial, o assistente abre por conta própria na primeira tela do sistema que você visitar. No primeiro login isso é o Dashboard.
- Pelo card do painel — enquanto sobrar algum passo, o Dashboard mostra no topo o card "Configuração inicial" com "X de Y concluídos", a lista dos passos e o botão "Continuar configuração". Clicar em um passo abre o assistente direto nele.
- Por Configurações — o link Configuração inicial — no fim do menu lateral de Configurações no computador, e no topo da lista no celular — abre o assistente a qualquer momento, inclusive depois de concluído ou dispensado. Aberto assim, ele começa pelo primeiro passo, para você revisar todas as respostas.
- Pelo card "Próximos passos" — o link "Rever configuração inicial" faz o mesmo.
O endereço antigo, /bem-vindo, continua funcionando (ele está no e-mail de boas-vindas, por exemplo): ele leva ao Dashboard já com o assistente aberto.
Quando ele NÃO abre sozinho
- A clínica já concluiu ou dispensou a configuração inicial.
- A clínica está em somente leitura — assinatura vencida, conta inativa ou em encerramento —, porque nada do que o assistente salva seria aceito.
- Há termos de uso pendentes de aceite: primeiro o aceite, depois o assistente.
- Quem está dentro é o suporte da Akesia — nem sozinho, nem à mão (veja Quem vê o assistente).
- Você o fechou nesta mesma sessão do navegador (veja Fechar).
Clínicas que já existiam não recebem o assistente
Quem já tinha concluído ou dispensado a configuração inicial antes desta versão — incluindo as clínicas que já usavam a Akesia antes de o assistente existir — não vê nada de novo: o assistente não abre sozinho e o card Próximos passos não aparece. Ele continua disponível pelo link em Configurações.
Como a janela funciona
No computador, o assistente é uma janela no centro da tela. À esquerda fica a lista dos passos, com ✓ nos que já estão resolvidos — clique em qualquer um para ir direto a ele. Embaixo, sempre no mesmo lugar, ficam ← Voltar, Pular e Continuar →.
No celular, ele ocupa a tela inteira. No topo: ← (voltar), a posição ("3 de 6") e ✕ (fechar). Os passos com várias perguntas são divididos em uma pergunta por tela — o passo só salva na última delas. O botão principal fica fixo embaixo, e Pular é um link logo abaixo dele. O botão voltar do próprio celular volta um passo.
Enquanto o assistente está aberto, o sistema por trás fica inacessível: clicar fora da janela ou apertar Esc não faz nada. A saída é sempre o botão de fechar, no topo.
Fechar e voltar depois
O que o botão de fechar faz depende de como o assistente foi aberto:
| Aberto… | O botão diz | O que acontece |
|---|---|---|
| Sozinho (ou pelo card "Configuração inicial") | Fechar e não mostrar novamente | Pede confirmação ("Fechar a configuração inicial?"). Confirmando, o assistente para de abrir sozinho e o card do painel some — para a clínica toda. O que você já salvou continua salvo. |
| À mão (Configurações ou "Próximos passos") | Fechar | Só fecha. Não registra nada. |
Na tela final, "Tudo pronto", o botão é sempre só Fechar: chegar nela já conclui a configuração.
O link Ocultar, no canto do card "Configuração inicial" do painel, tem o mesmo efeito de "Fechar e não mostrar novamente".
Se a gravação falhar, a janela fecha mesmo assim
Se não for possível salvar a escolha de "não mostrar novamente" (sem internet, por exemplo), o assistente fecha do mesmo jeito e um aviso explica que ele não vai abrir de novo nesta sessão do navegador. Num próximo acesso, ele volta a abrir sozinho.
O progresso é lido dos seus dados, não do que você clicou
Um passo aparece concluído quando o dado que ele produz existe — não quando você passou por ele. Se você já definiu seus horários em Configurações, ou já cadastrou uma sala, o assistente abre com esses passos já marcados. A exceção é Sobre você: as respostas dele não têm como ser descobertas nos dados, então ficam guardadas.
Pular um passo tira ele da fila do "próximo", mas não conta como concluído: a barra continua honesta sobre o que foi realmente configurado, e o card do painel mostra o passo com a marca (pulado).
O assistente só é concluído na tela final, "Tudo pronto". Se tudo já estiver resolvido por fora, ele abre direto nessa tela.
Os passos
O total muda de pessoa para pessoa: Horários só aparece para quem tem perfil profissional, e Salas pode sair da lista conforme a resposta de "Sobre você". A contagem "N de M" considera só os passos que valem para você.
Sobre você
"Algumas perguntas rápidas para mostrar só o que faz sentido para o seu jeito de atender."
| Pergunta | Opções | Para que serve |
|---|---|---|
| Você atende sozinho(a) ou com equipe? | Atendo sozinho(a) · Tenho uma equipe | Quem atende sozinho não vê o passo Salas (a não ser que a clínica já tenha salas). Quem tem equipe recebe o item Cadastrar a equipe em Próximos passos. |
| Como você emite os comprovantes? | Emito nota fiscal (CNPJ) · Emito recibo (CPF) | Define o seu regime fiscal — veja abaixo. |
As duas primeiras são obrigatórias para seguir; o passo conta como concluído quando as duas estão respondidas.
A pergunta fiscal só aparece para quem tem perfil profissional, ainda não tem regime fiscal definido e tem a permissão Profissionais — Escrita ou Config. Clínica — Escrita (como o regime classifica todos os pagamentos, ter perfil não basta). Ela é opcional: quem ainda não sabe deixa em branco e define depois em Profissionais.
O regime fiscal só é definido aqui uma vez
O regime decide como cada pagamento é classificado nos relatórios fiscais, então o assistente nunca troca um regime que já existe. Se o seu já está definido, o passo só mostra qual é ("Seu regime fiscal: recibo (CPF)") com o link para a tela de Profissionais, onde ele pode ser alterado. O assistente também não preenche Regime vigente desde. A definição fica no Log de auditoria como "Regime fiscal definido pelo profissional".
Seus horários de atendimento
"A agenda usa isto para mostrar os horários livres e avisar quando algo cai fora deles."
Escolha um dos três cartões:
| Opção | O que grava |
|---|---|
| Seg a Sex, 08:00 às 18:00 | Dia corrido, sem intervalo marcado na agenda. |
| Seg a Sex, com intervalo de almoço | 08:00 às 12:00 e 14:00 às 18:00, de segunda a sexta. |
| Escolher dia a dia | Abre o editor de horários dentro do próprio cartão: você liga os dias que atende e define as faixas de cada um. |
Depois, Duração da sessão — 30 min, 45 min, 50 min (padrão) ou 60 min. É o tamanho que a agenda sugere ao criar um novo compromisso. No celular, os horários e a duração ficam em telas separadas.
O valor escolhido é gravado nos dois lugares onde a duração existe: no seu perfil profissional (é ele que monta os encaixes da sua agenda) e no padrão da clínica, que aparece em Configurações › Agenda e sessões e é usado pelo gerador de documentos. Assim os dois números nunca se contradizem.
Este passo substitui a sua grade inteira
Salvar aqui troca todas as suas regras de disponibilidade pelas que estão na tela. Se você já tinha montado horários em Disponibilidade, o assistente abre já com eles carregados — mas escolher um cartão de preset descarta o que havia.
Administrador que não atende
Se o seu usuário não tem perfil profissional (por exemplo, sócio ou recepção que não atende pacientes), este passo não se aplica e some da contagem. Cada profissional define os próprios horários em Configurações › Disponibilidade.
Como você cobra
"Forma de cobrança, vencimento, valor e dados para pagamento. Dá para ajustar tudo depois."
| Pergunta | O que informar |
|---|---|
| Como você cobra? | Por sessão realizada (a fatura soma as sessões que aconteceram) ou Mensalidade fixa (o paciente paga o mesmo valor todo mês, independente das sessões). |
| Como sai a fatura? | Só para quem cobra por sessão: Uma fatura por mês (junta as sessões do mês) ou Uma fatura por sessão. Na mensalidade fixa a fatura é sempre mensal, e a pergunta não aparece. |
| Dia de vencimento da fatura | De 1 a 28. Só aparece quando a fatura é mensal. Dá para mudar paciente a paciente depois. |
| Nome do serviço | Vem preenchido com Psicoterapia (o serviço que o cadastro cria). Renomeie se você chama de outra coisa. |
| Valor por sessão / Mensalidade padrão | O valor padrão, em reais. Deixe em branco para definir paciente a paciente — em branco não é zero, e R$ 0 é um valor válido (isento, convênio). |
| Dados para pagamento (PIX) | Chave PIX, banco, titular. Opcional. Vira a conta de recebimento padrão da clínica e aparece no PDF da fatura. Refazer o passo atualiza essa mesma conta, sem criar outra. Outras contas ficam em Contas de recebimento. |
No celular, o passo vira quatro telas: a forma de cobrança, a fatura (com o vencimento), o valor e o PIX.
Na mensalidade, o valor é só o padrão
Com Mensalidade fixa, o que vai para a fatura é a mensalidade de cada paciente, gravada na ficha dele. O valor deste passo é só o ponto de partida: ele é usado no primeiro paciente que você cadastrar no assistente, e os demais recebem a mensalidade no próprio cadastro ou em Tabela de preços.
Se a clínica cobrava por sessão e você escolhe Mensalidade fixa, os pacientes que tinham uma fatura por sessão passam para uma fatura por mês ao salvar — a mensalidade é sempre mensal. Quando há pacientes assim, o passo avisa logo abaixo da escolha quantos serão afetados (por exemplo, "3 pacientes com fatura por sessão vão passar a ter uma fatura por mês.").
Se já existir outro serviço com o nome digitado, a mensagem "Já existe um serviço com esse nome" aparece no próprio campo — troque o nome e continue. Se a clínica não tiver nenhum serviço ativo, o passo avisa e aponta para Configurações › Serviços; a forma de cobrança e o PIX são salvos normalmente.
O passo conta como concluído quando a clínica tem um valor padrão de serviço ou uma conta de recebimento.
Mudar a forma de cobrança aqui é o mesmo que mudar em Configurações financeiras, com as mesmas regras. Catálogo completo, preço por paciente e vigências ficam em Serviços e na Tabela de preços.
Avisos ao paciente
"Um lembrete na véspera ajuda o paciente a não esquecer da consulta."
Enviar um lembrete na véspera da consulta?
- Sim, por e-mail — liga o lembrete automático do dia anterior por e-mail.
- Não enviar lembretes — pula o passo sem desligar nada: se o lembrete já estava ligado em Configurações, continua como estava.
Se a clínica já envia mensagens por WhatsApp e o modelo de lembrete já foi aprovado pela Meta, as opções passam a ser Por e-mail e WhatsApp, Só por WhatsApp, Só por e-mail e Não enviar lembretes. Caso contrário, o passo oferece só o e-mail e mostra: "Quer enviar lembretes por WhatsApp? Entre em contato com a gente.", com o link para a página de suporte. Como o WhatsApp da clínica funciona está em WhatsApp.
Com o lembrete ligado, vem a segunda pergunta — No lembrete, pedir confirmação ou só lembrar?
- Pedir confirmação — o paciente confirma ou cancela pelo link do e-mail ou pelos botões do WhatsApp.
- Só lembrar — lembra da consulta e pede para falar com a clínica para cancelar ou remarcar. Fica indisponível enquanto a clínica envia por WhatsApp sem os modelos de "apenas lembrete" aprovados pela Meta.
Essa escolha vale para a clínica toda — é a mesma de Pedir confirmação ou apenas lembrete.
O assistente mexe só no lembrete da véspera
A mensagem de agendamento, as confirmações e os demais avisos ficam como estavam. Tudo isso continua em Notificações e lembretes. O passo conta como concluído quando o lembrete da véspera está ligado em automático, por qualquer canal.
O lembrete por e-mail só chega a quem autorizou
O paciente precisa ter e-mail cadastrado e ter autorizado receber comunicações por e-mail. Por isso o passo do primeiro paciente pergunta as duas coisas.
Salas de atendimento
"Só se você tem mais de um consultório ou quer saber qual está livre."
Este passo aparece para quem respondeu "Tenho uma equipe" em Sobre você (ou ainda não respondeu). Quem atende sozinho só o vê se a clínica já tiver salas cadastradas.
Duas opções:
- "Atendo online ou em um só lugar — não preciso de salas" — a escolha padrão. A agenda continua igual, sem a coluna de sala. Continuar por aqui marca o passo como pulado (é uma decisão, não um adiamento: o assistente não pergunta de novo).
- "Tenho consultórios" — digite o Nome da sala e clique em Adicionar (ou tecle Enter). Cada sala criada vira uma etiqueta na lista. Nomes repetidos são recusados com "Já existe uma sala com esse nome".
O campo mostra Sala 1 apenas como exemplo — nada é criado sem você digitar. Depois, cada sessão pode indicar em qual sala acontece. Veja Salas de atendimento.
Seu primeiro paciente
"Nome, telefone e, se quiser, e-mail. O resto da ficha você completa quando quiser."
| Campo | Regra |
|---|---|
| Nome | Obrigatório, mínimo de 2 caracteres. |
| Telefone | Obrigatório, no formato brasileiro (11) 99999-9999 (números internacionais com + também são aceitos). |
| Opcional. Ao digitar, aparece a caixa "O paciente autorizou receber comunicações por e-mail" — sem ela marcada, lembretes e confirmações por e-mail não chegam a esse paciente. |
Se você informou um valor no passo de cobrança, a tela avisa que o preço (ou a mensalidade, na mensalidade fixa) deste paciente fica naquele valor — ele é gravado no cadastro do paciente, não só no serviço. Essa linha só aparece para quem pode editar os valores dos pacientes; para os demais, o paciente é cadastrado sem valor.
Por que o valor vai nos dois lugares
O valor padrão do serviço só entra no cálculo quando o agendamento aponta para um serviço, e o seletor Serviço da agenda começa em "Padrão do paciente" (vazio). Uma sessão criada sem escolher serviço, para um paciente sem valor no cadastro, não tem preço nenhum — e a geração de faturas pula esse paciente, sem erro na tela. Gravando o valor também no paciente, a fatura sai de qualquer forma. O mesmo vale para pacientes cadastrados fora do assistente: preencha o Valor da sessão na ficha, ou escolha o serviço no agendamento.
O botão "Cadastrar depois" pula o passo. A ficha completa — CPF, endereço, consentimentos de LGPD, valor da sessão — fica em Cadastro de pacientes, e pode ser preenchida a qualquer momento.
E os próximos pacientes?
O assistente cadastra um paciente — o objetivo dele é a primeira sessão, não a migração da clínica inteira. Para o resto da sua carteira, o próprio passo mostra, logo abaixo do formulário, dois caminhos, e nenhum deles é digitar ficha por ficha:
- Deixe o próprio paciente preencher. O passo mostra o link da ficha de cadastro da sua clínica, com os botões Copiar, Mudar endereço e Ver a ficha (abre a ficha numa nova aba, como o paciente vai vê-la). Você manda por WhatsApp ou e-mail; o paciente (ou o responsável) preenche, e você só revisa e aprova em Pacientes › Fichas de Cadastro. Veja Fichas de cadastro.
- Já tem uma planilha? O botão Falar com o suporte leva à página de suporte: envie a planilha com os seus pacientes e a importação é feita para você.
Mudar o endereço da clínica
O link da ficha tem o formato https://seu-dominio/intake/<endereço-da-clínica>,
e esse endereço é gerado automaticamente a partir do nome no momento do
cadastro. Quando o nome já estava em uso, ele ganha um sufixo aleatório
(clinica-aurora-mg3x9f) — não é o que você quer mandar para um paciente.
Clique em Mudar endereço, ao lado do link, para corrigir na hora. Use apenas letras minúsculas, números e hífens (o campo converte acentos e espaços por você). Se o endereço já estiver em uso por outra clínica, a mensagem aparece no próprio campo e você escolhe outro.
O endereço antigo deixa de funcionar
O mesmo endereço vale para a ficha de cadastro e para a sua página pública de agendamento. Ao trocá-lo, qualquer link antigo que você já tenha compartilhado para de encontrar a clínica. Ele também pode ser alterado depois em Dados da clínica.
Tela final: "Tudo pronto"
O assistente fecha com um resumo do que ficou configurado — horários e duração da sessão, serviço/valor/forma de cobrança, salas e primeiro paciente —, cada linha com ✓ quando está resolvida.
Logo da clínica (opcional)
Um bloco Logo da clínica aceita um PNG ou JPG de até 512KB. Ele aparece no topo das faturas e dos relatórios que o paciente recebe. Depois de enviado, os botões viram Trocar logo e Remover.
Sem logo, esses documentos saem com o selo do sistema ao lado do nome da sua clínica — nada quebra por não enviar. O mesmo campo existe em Dados da clínica.
Para onde ir a partir daqui
- "Agendar a primeira sessão de Ana Ribeiro" (com o nome do paciente que você cadastrou) — fecha o assistente e abre a agenda semanal já com a tela de novo agendamento aberta e o paciente selecionado. Se você pulou o passo do paciente, o botão vira "Ir para a agenda".
- "Ver todas as configurações" — leva às Configurações da clínica.
Chegar nesta tela conclui a configuração inicial: o assistente não abre mais sozinho, o card "Configuração inicial" sai do painel e, no lugar dele, aparece o card Próximos passos.
Próximos passos
Depois de concluir o assistente, o Dashboard mostra o card Próximos passos: o que ainda vale configurar, com "X de Y concluídos". Cada item é um link para a tela que já cuida daquilo, e só aparece quando faz sentido para a clínica:
| Item | Aparece quando | Fica ✓ quando | Leva a |
|---|---|---|---|
| Configurar a NFS-e | Algum profissional ativo emite nota (CNPJ) | A NFS-e da clínica está configurada e ativa | NFS-e |
| Completar CPF e CRP para o Receita Saúde | Algum profissional ativo emite recibo (CPF) | Todos os profissionais de recibo têm CPF válido e número de registro | Profissionais |
| Cadastrar a equipe | Você respondeu "Tenho uma equipe" | A clínica tem mais de um usuário ativo | Profissionais |
| Ativar o agendamento online | Sempre | O agendamento online está ligado | Configurar o agendamento online |
| Conectar o Google Agenda | Você tem perfil profissional | A sua conta Google está conectada | Sincronização com Google |
| Ativar o assistente de IA | O plano inclui IA | A IA está ativada na clínica | Configuração de IA |
| Ativar o portal do paciente | O plano inclui o portal | O portal está ativado | Portal do paciente |
| Enviar o logo da clínica | Sempre | A clínica tem um logo | Dados da clínica |
Como no assistente, o ✓ é lido dos dados: configurou por fora, o item já aparece resolvido. Quem tem Config. Clínica — Escrita vê também "Não preciso" em cada item pendente: ele some do card, para a clínica toda. O card some sozinho quando todos os itens estão concluídos ou marcados como "Não preciso".
O card só aparece para clínicas que concluíram esta versão do assistente. O link "Rever configuração inicial", no topo dele, reabre o assistente sem mudar nada do que foi registrado.
Quem vê o assistente
O assistente é de quem administra a clínica: ele só abre para quem tem a permissão Config. Clínica — Escrita, padrão do perfil Administrador. Para quem não tem (o perfil Profissional, por padrão), ele simplesmente não aparece — nem sozinho, nem pelo link /bem-vindo, que leva ao Dashboard. O card "Configuração inicial" e o card "Próximos passos" aparecem para quem tem pelo menos Leitura nessa permissão.
O suporte da Akesia, quando entra na clínica, só vê a configuração inicial: o assistente não abre (nem sozinho, nem à mão), e os cards do painel aparecem sem os botões de ocultar, continuar ou "Não preciso". Concluir, dispensar ou pular passos é decisão da clínica.
Alguns passos pedem mais do que Config. Clínica. Quando falta a permissão, o passo mostra "Você não tem permissão para … Peça para um administrador da clínica." e deixa seguir:
| Passo | O que é preciso |
|---|---|
| Avisos — ligar o lembrete | Notificações — Escrita |
| Avisos — pedir confirmação ou só lembrar | Ser Administrador |
| Primeiro paciente | Pacientes — Escrita |
| Primeiro paciente — gravar o valor no paciente | Acesso ao Financeiro e permissão de editar os valores dos pacientes |
O estado é da clínica, não da pessoa
Quem concluir ou fechar com "não mostrar novamente" decide para todos. Se um sócio terminar o assistente pela manhã, ele não abre para o outro administrador à tarde. As respostas de "Sobre você" e os itens marcados como "Não preciso" também valem para a clínica. Veja Papéis e permissões.
O que o assistente não cobre
De propósito, ele fica de fora de tudo que já tem um padrão que funciona. Configure quando precisar:
Dados da clínica
Endereço, e-mail, logo e demais dados que saem no PDF da fatura.
Profissionais
Adicionar o restante da equipe — cada um define os próprios horários.
Usuários e permissões
Quem acessa o quê, feature a feature.
Configurações financeiras
Repasse, impostos e o restante da cobrança.
Notificações e lembretes
Confirmações, mensagem de agendamento e os demais avisos.
Portal do paciente
Agendamento online, lista de espera e área do paciente.
Se algo der errado
Erros de gravação aparecem na própria tela, logo acima dos botões, e não somem sozinhos — inclusive os que descrevem uma situação persistente, como uma clínica em somente leitura por assinatura vencida. No celular, se o erro for de um campo de uma tela anterior do mesmo passo, o assistente volta para ela. Você pode fechar o assistente a qualquer momento e retomá-lo depois por Configurações › Configuração inicial.