Assistente de configuração inicial
O passo a passo de /bem-vindo: horários, valores, salas e primeiro paciente — pulável e retomável.
No seu primeiro login — depois de criar a conta e confirmar o e-mail —, a Akesia abre o assistente de configuração inicial em vez do Dashboard: é a tela /bem-vindo. São 4 passos e cerca de 3 minutos, e no fim a clínica já consegue fazer as duas coisas que o cadastro sozinho não entrega: agendar e cobrar.
O assistente começa com uma saudação pelo seu primeiro nome ("Boas-vindas, Marina! Vamos deixar a Clínica Aurora pronta para a primeira consulta — leva uns 3 minutos") e mostra, no topo, uma barra de progresso e a posição atual (Passo 2 de 4).
Por que esses 4 passos, e não as 16 abas de Configurações
Duas ausências travam o uso no primeiro dia: sem horários de atendimento, todo agendamento é recusado com "Profissional não disponível"; sem nenhum valor definido, a fatura sai sem preço. O assistente cobre só isso (mais as salas e o primeiro paciente). Todo o resto tem um padrão que funciona e continua nas Configurações.
Quando ele aparece
- No primeiro login — o cadastro em
/signupnão conecta ninguém: ele pede a confirmação do e-mail. Quem confirma e entra pela primeira vez cai em/bem-vindo, não no Dashboard. - Pelo card do painel — enquanto sobrar algum passo, o Dashboard mostra no topo o card "Configuração inicial" com "X de Y concluídos", a lista dos passos e o botão "Continuar configuração".
- Pelo endereço —
/bem-vindofunciona a qualquer momento. Para abrir um passo específico, o card do painel leva direto a ele.
A tela do assistente roda sem o menu lateral e sem a barra inferior: é uma tarefa com começo e fim, e o menu só competiria com ela. Você continua logado — apenas o menu some.
Clínicas que já existiam não recebem o convite
Quem já usava a Akesia antes desta novidade entra com a configuração inicial marcada como concluída: nada muda no painel e nenhum card aparece.
Pular e voltar depois
Nada aqui bloqueia o uso do sistema. Você pode sair no meio e continuar quando quiser:
| Botão | Onde fica | O que faz |
|---|---|---|
| Configurar depois | No rodapé de cada passo | Fecha o assistente e leva ao Dashboard. Também esconde o card de configuração inicial do painel. |
| Ocultar | No canto do card do painel | Some com o card. O assistente continua acessível em /bem-vindo. |
| Pular / Cadastrar depois | Nos passos de salas e de primeiro paciente | Marca o passo como pulado e segue para o próximo. |
“Configurar depois” esconde o convite
Tanto "Configurar depois" quanto "Ocultar" dispensam o card do painel —
ele não volta sozinho. O assistente não é perdido: continua em
/bem-vindo, com o progresso exatamente onde estava.
O progresso é lido dos seus dados, não do que você clicou
Um passo aparece concluído quando o dado que ele produz existe — não quando você passou por ele. Se você já definiu seus horários em Configurações, ou já cadastrou uma sala, o assistente abre com esses passos já marcados. E se todos os passos já estiverem resolvidos por fora, o assistente se dá por concluído sozinho e o card nunca aparece.
Um passo pulado sai da fila do "próximo", mas não conta como concluído: a barra continua honesta sobre o que foi realmente configurado, e o card mostra o passo com a marca (pulado).
Os 4 passos
Seus horários de atendimento
"A agenda usa isto para mostrar os horários livres e avisar quando algo cai fora deles."
Escolha um dos três cartões:
| Opção | O que grava |
|---|---|
| Seg a Sex, 08:00 às 18:00 | Dia corrido, sem intervalo marcado na agenda. |
| Seg a Sex, com intervalo de almoço | 08:00 às 12:00 e 14:00 às 18:00, de segunda a sexta. |
| Escolher dia a dia | Abre o editor de horários dentro do próprio cartão: você liga os dias que atende e define as faixas de cada um. |
Abaixo, Duração da sessão — 30 min, 45 min, 50 min (padrão) ou 60 min. É o tamanho que a agenda sugere ao criar um novo compromisso.
O valor escolhido é gravado nos dois lugares onde a duração existe: no seu perfil profissional (é ele que monta os encaixes da sua agenda) e no padrão da clínica, que aparece em Configurações › Agenda e é usado pelo gerador de documentos. Assim os dois números nunca se contradizem.
Este passo substitui a sua grade inteira
Salvar aqui troca todas as suas regras de disponibilidade pelas que estão na tela. Se você já tinha montado horários em Disponibilidade, o assistente abre já com eles carregados — mas escolher um cartão de preset descarta o que havia.
Administrador que não atende
Se o seu usuário não tem perfil profissional (por exemplo, sócio ou recepção que não atende pacientes), este passo não se aplica e some da contagem. A tela explica que cada profissional define os próprios horários em Configurações › Disponibilidade.
Quanto custa e como você cobra
"Isto vira o valor da fatura. Você pode ajustar paciente a paciente depois."
| Campo | O que informar |
|---|---|
| Nome do serviço | Vem preenchido com Psicoterapia (o serviço que o cadastro cria). Renomeie se você chama de outra coisa. |
| Valor por sessão | O valor padrão, em reais. Deixe em branco para definir paciente a paciente — em branco não é zero, e R$ 0 é um valor válido. |
| Como você cobra | Por sessão realizada (a fatura soma as sessões que aconteceram no mês) ou Mensalidade fixa (o paciente paga o mesmo valor todo mês, independente das sessões). |
| Dados para pagamento (PIX) | Chave PIX, banco, titular. Opcional. Aparece no PDF da fatura. |
Se já existir outro serviço com o nome digitado, a mensagem "Já existe um serviço com esse nome" aparece no próprio campo — troque o nome e continue.
Este passo mexe em um serviço e na forma de cobrança da clínica. Catálogo completo, preço por paciente e vigências ficam em Serviços e na Tabela de preços.
Salas de atendimento
"Só se você tem mais de um consultório ou quer saber qual está livre."
Duas opções:
- "Atendo online ou em um só lugar — não preciso de salas" — a escolha padrão. A agenda continua igual, sem a coluna de sala. Continuar por aqui marca o passo como pulado (é uma decisão, não um adiamento: o assistente não pergunta de novo).
- "Tenho consultórios" — digite o Nome da sala e clique em Adicionar (ou tecle Enter). Cada sala criada vira uma etiqueta na lista. Nomes repetidos são recusados com "Já existe uma sala com esse nome".
O campo mostra Sala 1 apenas como exemplo — nada é criado sem você digitar. Depois, cada sessão pode indicar em qual sala acontece. Veja Salas de atendimento.
Seu primeiro paciente
"Só nome e telefone. O resto da ficha você completa quando quiser."
| Campo | Regra |
|---|---|
| Nome | Obrigatório, mínimo de 2 caracteres. |
| Telefone | Obrigatório, no formato brasileiro (11) 99999-9999 (números internacionais com + também são aceitos). |
Se você informou um valor no passo anterior, a tela avisa que a sessão deste paciente fica naquele valor — ele é gravado no cadastro do paciente, não só no serviço.
Por que o valor vai nos dois lugares
O valor padrão do serviço só entra no cálculo quando o agendamento aponta para um serviço, e o seletor Serviço da agenda começa em "Padrão do paciente" (vazio). Uma sessão criada sem escolher serviço, para um paciente sem valor no cadastro, não tem preço nenhum — e a geração de faturas pula esse paciente, sem erro na tela. Gravando o valor também no paciente, a fatura sai de qualquer forma. O mesmo vale para pacientes cadastrados fora do assistente: preencha o Valor da sessão na ficha, ou escolha o serviço no agendamento.
O botão "Cadastrar depois" pula o passo. A ficha completa — CPF, endereço, consentimentos de LGPD, valor da sessão — fica em Cadastro de pacientes, e pode ser preenchida a qualquer momento.
Tela final: "Tudo pronto"
O assistente fecha com um resumo do que ficou configurado — horários e duração da sessão, serviço/valor/forma de cobrança, salas e primeiro paciente —, cada linha com ✓ quando está resolvida.
E os seus outros pacientes?
O assistente cadastra um paciente — o objetivo dele é a primeira sessão, não a migração da clínica inteira. Para o resto da sua carteira, a tela final oferece dois caminhos, e nenhum deles é digitar ficha por ficha:
- Deixe o próprio paciente preencher. A tela mostra o link da ficha de cadastro da sua clínica, com um botão Copiar. Você manda por WhatsApp ou e-mail; o paciente (ou o responsável) preenche, e você só revisa e aprova. Veja Fichas de cadastro.
- Já tem uma planilha? O botão Falar com o suporte leva à página de suporte: envie a planilha com os seus pacientes e a importação é feita para você.
Mudar o endereço da clínica
O link da ficha tem o formato https://seu-dominio/intake/<endereço-da-clínica>,
e esse endereço é gerado automaticamente a partir do nome no momento do
cadastro. Quando o nome já estava em uso, ele ganha um sufixo aleatório
(clinica-aurora-mg3x9f) — não é o que você quer mandar para um paciente.
Clique em Mudar endereço, ao lado do link, para corrigir na hora. Use apenas letras minúsculas, números e hífens (o campo converte acentos e espaços por você). Se o endereço já estiver em uso por outra clínica, a mensagem aparece no próprio campo e você escolhe outro.
O endereço antigo deixa de funcionar
O mesmo endereço vale para a ficha de cadastro e para a sua página pública de agendamento. Ao trocá-lo, qualquer link antigo que você já tenha compartilhado para de encontrar a clínica. Ele também pode ser alterado depois em Dados da clínica.
Logo da clínica (opcional)
Um bloco Logo da clínica aceita um PNG ou JPG de até 512KB. Ele aparece no topo das faturas e dos relatórios que o paciente recebe. Depois de enviado, os botões viram Trocar logo e Remover.
Sem logo, esses documentos saem com o selo do sistema ao lado do nome da sua clínica — nada quebra por não enviar. O mesmo campo existe em Dados da clínica.
Para onde ir a partir daqui
- "Agendar a primeira sessão de Ana Ribeiro" (com o nome do paciente que você cadastrou) — abre a agenda semanal já com a tela de novo agendamento aberta e o paciente selecionado. Se você pulou o passo do paciente, o botão vira "Ir para a agenda".
- "Ver todas as configurações" — leva às Configurações da clínica.
Chegar nesta tela conclui a configuração inicial: o card do painel não aparece mais.
Quem vê o assistente
O assistente e o card do painel são de quem administra a clínica: exigem a permissão Config. Clinica — padrão do perfil Administrador. Quem não tem essa permissão (o perfil Profissional, por padrão) não vê o card no Dashboard e, ao abrir /bem-vindo, recebe o aviso "Sem permissao para acessar esta pagina" e volta para o painel.
O estado é da clínica, não da pessoa
Quem concluir, conclui para todos. Se um sócio terminar o assistente pela manhã, o card não aparece para o outro administrador à tarde. Veja Papéis e permissões.
O que o assistente não cobre
De propósito, ele fica de fora de tudo que já tem um padrão que funciona. Configure quando precisar:
Dados da clínica
Endereço, e-mail, logo e demais dados que saem no PDF da fatura.
Profissionais
Adicionar o restante da equipe — cada um define os próprios horários.
Usuários e permissões
Quem acessa o quê, feature a feature.
Configurações financeiras
Repasse, impostos e o restante da cobrança.
Lembretes automáticos
Avisos de consulta por e-mail.
Portal do paciente
Agendamento online, lista de espera e área do paciente.
Se algo der errado
Erros de gravação aparecem na própria tela, logo acima do botão, e não somem sozinhos — inclusive os que descrevem uma situação persistente, como uma clínica em somente-leitura por assinatura vencida. Nesse caso, o assistente mostra a mensagem e continua navegável: resolva a assinatura e volte a /bem-vindo para terminar.