Cadastro e gestão de pacientes

A página Pacientes é o cadastro central da clínica. Por aqui você cria novos pacientes, edita os dados, consulta o histórico de cada pessoa e desativa quem não está mais em atendimento. Esta página explica o fluxo de cadastro do dia a dia da recepção.

Onde fica e como navegar

Abra Pacientes no menu. A página tem três abas no topo:

O cadastro e a gestão descritos aqui acontecem na aba Pacientes.

Buscar e filtrar pacientes

Na aba Pacientes você tem, logo acima da tabela:

• Campo de busca — "Buscar por nome, email ou telefone...". A busca por nome ignora acentos (digitar joao encontra "João") e também procura nos campos Nome da Mãe e Nome do Pai.
• Filtro de profissional — "Todos profissionais" ou um profissional específico (filtra pelo Profissional de Referência do paciente).
• Filtro de status — "Todos", "Ativos (com sessão futura)" ou "Inativos (sem sessão futura)". Aqui ativo é um critério clínico, não uma marcação manual: entra quem tem o cadastro ativo e uma recorrência ativa com ao menos uma sessão futura agendada. Em Inativos ficam quem teve alta, está de pausa, nunca começou, ficou sem sessões geradas, ou foi desativado no cadastro.

A lista mostra 15 pacientes por página, em ordem alfabética. Quando há mais de uma página, use os botões de navegação no rodapé da tabela.

Cada linha da tabela exibe nome, telefone, mãe/pai, profissional de referência, última visita e o status (Ativo ou Inativo). Ao lado do nome aparecem etiquetas WA (consentiu WhatsApp) e Email (consentiu email) quando os consentimentos estão marcados.

Exportar os pacientes em PDF

O botão de exportar, no topo da página ao lado de + Novo Paciente, gera um relatório em PDF exatamente do que está na tela: ele respeita o filtro de status, o filtro de profissional e o termo buscado. O rótulo do botão acompanha o filtro — Exportar ativos (PDF), Exportar inativos (PDF) ou Exportar todos (PDF) — e o arquivo sai como pacientes-ativos-AAAA-MM-DD.pdf, pacientes-inativos-… ou pacientes-todos-….

O relatório traz:

• Uma página por profissional, na ordem alfabética dos profissionais — dá para entregar a página de cada um sem expor a lista dos outros.
• Os pacientes daquele profissional em ordem alfabética (respeitando acentos), com telefone, horário da sessão recorrente (por exemplo, "Ter 14:00 (Semanal)"), a data da próxima sessão e a última visita.
• O logotipo da clínica no cabeçalho de todas as páginas (quando há logo cadastrado em Configurações → Dados da clínica), com telefone, endereço e a data/hora de geração.
• Um pé de página explicando o critério do filtro usado, e o subtítulo repetindo o profissional e a busca aplicados.

As colunas são as mesmas em qualquer filtro. Pacientes inativos não têm horário nem próxima sessão, então essas células saem como — — para eles a informação útil é a última visita.

Qualquer pessoa com acesso de leitura a Pacientes pode exportar. Como o arquivo leva nomes e telefones para fora do sistema, cada exportação fica registrada na auditoria, junto com os filtros aplicados.

Criar um paciente

O formulário é dividido em três abas internas: Cadastro, Financeiro e NFS-e.

Aba Cadastro

Cadastro de adulto

No topo da aba Cadastro, escolha Adulto quando o paciente é o próprio responsável:

• Somem os campos de criança: pais, escola e Copiar dados de um irmão.
• Aparecem Profissão, Estado civil e Contato de emergência (nome, telefone e parentesco).
• Em Contatos e quem recebe o quê, o cadastro começa só com o contato principal (o próprio paciente), sem contatos extras. Dá para adicionar contatos do mesmo jeito que numa criança — muitos adultos têm os pais por perto —, mas nada vem preenchido.
• Na aba NFS-e, somem os campos de responsável financeiro: a nota fiscal e o recibo saem no nome e CPF do próprio paciente.

Trocar o tipo de um cadastro já existente não apaga nada: os campos escondidos guardam o que tinham, e voltam a aparecer se você trocar de novo. Só o responsável financeiro é limpo ao salvar como adulto, mesmo por quem não tem acesso à parte financeira, porque é o que define em nome de quem a nota sai. Cada troca fica na auditoria do paciente. Na aprovação de uma ficha de cadastro também dá para escolher Adulto.

Irmãos

Quando um irmão já é paciente da clínica, os dados da família não precisam ser digitados de novo.

A cópia só preenche campos vazios: o que você já tinha digitado fica como está. Nunca são copiados o nome, a data de nascimento, o CPF do paciente, os consentimentos do contato principal (cada paciente dá os seus), os dados clínicos, o valor da sessão e "Como conheceu a clínica?". Quem não tem acesso à parte financeira do paciente não vê os grupos de responsável financeiro e de cobrança.

Os irmãos aparecem no topo da página do paciente ("Irmãos: Joaquim Martins") e na aba Cadastro. Na edição, o bloco Irmãos permite vincular um irmão já cadastrado ou tirar um vínculo no ×. Vincular não copia dados. Se três crianças são irmãs, basta vincular cada uma a uma das outras: todas passam a aparecer como irmãs entre si.

Mudou o endereço da família? Ao salvar uma alteração em pais, contatos, responsável financeiro ou endereço de um paciente com irmãos, aparece o aviso "Você alterou endereço. Aplicar também a Joaquim Martins?". Clique em Aplicar para levar a mesma alteração aos irmãos; se não clicar, só este paciente muda. Os contatos são somados aos do irmão, com os consentimentos: um contato novo é acrescentado, um que ele já tem é atualizado, e nenhum contato do irmão é apagado. Um contato cujo telefone é o mesmo do contato principal do irmão não é levado (o número já está no cadastro dele). O contato principal do próprio paciente, a escola e os dados de cobrança nunca são levados aos irmãos. Num cadastro de adulto, só o endereço é oferecido: os pais, os contatos e o responsável financeiro de um adulto não são os da família, e um irmão adulto nunca recebe um responsável financeiro.

Abas Financeiro e NFS-e

As abas Financeiro (valor da sessão, conta de recebimento, dia de vencimento, agrupamento de faturas, faturamento separado por profissional, preço por serviço) e NFS-e (CPF e responsável para a nota, endereço do tomador, descrição personalizada) tratam de cobrança e emissão de notas. Para a recepção, normalmente basta a aba Cadastro. Os detalhes financeiros estão documentados na seção Financeiro.

As duas abas só aparecem para quem pode editar a parte financeira do paciente (permissão Financeiro do paciente em Escrita — por padrão, o Administrador). Para quem não pode, o formulário mostra só a aba Cadastro, e salvar não altera nenhum dado de cobrança.

Receber em (conta de recebimento)

Quando a clínica tem mais de uma conta de recebimento (por exemplo, o PIX do CNPJ e o PIX do CPF da psicóloga), a aba Financeiro mostra, logo abaixo do valor da sessão, o campo Receber em:

• Conta padrão da clínica (…) — o paciente segue a conta padrão; se a clínica trocar a padrão, este paciente acompanha.
• Outra conta da lista — as faturas deste paciente passam a sair com os dados daquela conta, inclusive a fatura separada de um serviço.

Clínica com uma conta só não vê o campo: nada muda.

A troca vale para as próximas faturas (e para as pendentes, quando recalculadas). Faturas já enviadas, parciais ou pagas mantêm os dados com que foram emitidas. Cada troca fica registrada na auditoria do paciente, com o nome da conta anterior e da nova — é para onde o dinheiro da família vai.

Se a conta escolhida for desativada depois, ela continua aparecendo no campo como (inativa), sem poder ser escolhida de novo: salvar o cadastro não troca a conta por conta própria. Enquanto isso, as novas faturas usam a conta padrão. Para resolver, escolha outra conta e salve.

Na visualização do paciente, a aba Financeiro mostra em Receber em qual conta as faturas usam.

Contatos e quem recebe o quê

Na aba Cadastro, a seção Contatos e quem recebe o quê diz quem recebe cada tipo de mensagem da clínica. Assim a mãe recebe os lembretes, o pai recebe a cobrança e a avó que leva a criança também recebe a confirmação da sessão — cada um só o que foi marcado para ele.

Contato principal é a primeira linha: o Telefone (WhatsApp) obrigatório do paciente, o E-mail, Quem é (opcional) (Paciente, Mãe, Pai, Avó/avô, Responsável, Cônjuge ou Outro) e os dois consentimentos. Abaixo dele vêm os contatos, até 6 por paciente.

O contato aparece em toda a Akesia pelo apelido, quando há ("Vó Lena · avó/avô"); senão pelo nome e parentesco ("Maria (mãe)"); senão pelo nome ou só pelo parentesco ("Mãe"). É esse nome que aparece no envio da fatura, no histórico das mensagens e nas respostas de WhatsApp.

O contato principal começa marcado nas quatro finalidades. Uma mensagem vai, por canal, para cada pessoa marcada que tem o endereço daquele canal e autorizou recebê-lo — os pais marcados em Cobrança recebem os dois a mesma fatura. Abaixo dos contatos, o quadro Quem recebe o quê mostra o resultado, por exemplo: "Sessões: Vó Lena (WhatsApp), Mãe (WhatsApp)".

Os contatos com parentesco Mãe e Pai guardam o telefone de cada um dos pais. Um contato sem nenhuma marca não recebe nada; no WhatsApp, uma mensagem vinda do número dele aparece como sugestão ("mãe de Joaquim"), e não como o número do paciente.

Ao atingir 6 contatos, o botão de adicionar é desabilitado e aparece "Máximo de 6 contatos atingido".

Formatos de telefone aceitos

O campo de telefone é tolerante a máscaras: você pode digitar com parênteses, espaços e traços que o sistema limpa a formatação ao salvar.

Se o formato não for reconhecido, o sistema mostra: "Telefone inválido. Use (11) 99999-9999 ou formato internacional com + (ex: +351912345678)".

Visualizar um paciente

Clique no nome do paciente na lista, ou no botão Abrir na coluna Ações (com Ctrl ou Cmd, abre numa nova aba). Abre-se a página do paciente, o painel do paciente, na Visão geral. Os dados cadastrais ficam na aba Cadastro, que mostra:

• Profissional de Referência
• O contato principal e cada contato, pelo nome com que aparecem nas mensagens ("Vó Lena · avó/avô", "Maria (mãe)"), com telefone, e-mail e o que cada um recebe ("Recebe: Sessões · Cobrança" ou "Não recebe mensagens")
• Data de nascimento e data do primeiro atendimento
• Nome do pai, da mãe e escola
• Valor da sessão e último reajuste
• Projeto terapêutico e observações — só para quem atende o paciente (profissional de referência ou com atendimento não cancelado com ele) e tem acesso ao prontuário, ou para a direção clínica
• Consentimentos, com a data de cada autorização e, se for o caso, o aviso "Pediu para parar de receber WhatsApp" (veja Consentimentos e LGPD)

O histórico de alterações do cadastro fica no fim da mesma aba, para quem tem permissão de auditoria. As outras abas (Visão geral, Prontuário, Mensagens, Financeiro e Documentos) aparecem conforme suas permissões — detalhadas na página Painel do paciente.

Editar um paciente

Alguns comportamentos automáticos ao editar:

• Ao alterar o valor da sessão, o campo Data Último Reajuste é atualizado automaticamente para o dia 1º do mês seguinte. É um registro de quando houve o reajuste: o faturamento usa sempre o valor atual, e essa data não define vigência. Quem precisa de valor por período usa o preço por serviço, que é um contrato com data de início.
• O telefone principal pode ser o mesmo de outro paciente — irmãos com o número da mãe, um casal, uma família. O CPF não: trocar o CPF para um já usado por outro paciente é bloqueado ("Já existe um paciente com este CPF").
• O telefone e o e-mail de quem recebe a cobrança — o contato principal ou qualquer contato marcado em Cobrança — também podem ser corrigidos no Conferir e enviar de uma fatura, na hora de enviá-la. Corrigir contato abre os campos de uma pessoa, e a correção vale para ela no cadastro (o e-mail do pai é corrigido no pai, não no contato principal), com as mesmas regras (um telefone que outro paciente tem também é aceito ali). Exige permissão para editar pacientes.
• Toda criação e edição relevante é registrada no histórico (log de auditoria) do paciente — inclusive mudanças no valor da sessão, no último reajuste, no vencimento e nos dados de cobrança e NFS-e (o CPF da nota aparece mascarado).

Pagadores usuais

Quando uma fatura é quitada via conciliação bancária, o sistema aprende automaticamente o nome de quem pagou e o associa àquele paciente. Esses nomes ficam guardados como pagadores usuais e ajudam a casar pagamentos futuros — útil quando quem paga (um responsável, por exemplo) tem nome diferente do paciente.

Para consultar ou ajustar:

Desativar e reativar

Pacientes não são apagados — eles são desativados (exclusão lógica). Isso preserva o histórico de atendimentos, faturas e notas. Um paciente desativado fica com status Inativo e some das listas filtradas por "Ativos".

Há dois caminhos para a mesma coisa: os ícones da coluna Ações na lista (descritos abaixo) ou o campo Status do cadastro no formulário de edição, na aba Cadastro. O formulário é o caminho prático quando você já está editando outros dados do paciente; a coluna Ações é o atalho de um clique. Os dois gravam o mesmo campo e ficam registrados na auditoria.

Desativar

Reativar

Para ver pacientes desativados, mude o filtro de status para Inativos (ou Todos). Na linha do paciente inativo, clique no ícone de recarregar (Reativar) na coluna Ações. A confirmação "Paciente reativado com sucesso" aparece e o status volta para Ativo.