Consentimentos e LGPD

Esta página explica como registrar e consultar os consentimentos de comunicação (LGPD) de cada paciente, além de onde ficam o Projeto Terapêutico e o Profissional de Referência na ficha. Tudo isso é editado na mesma tela de cadastro do paciente.

O que são os consentimentos LGPD aqui

A clínica só pode enviar lembretes, confirmações e outras comunicações automáticas a uma pessoa por um canal quando aquela pessoa autorizou aquele canal. O contato principal do paciente e cada um dos contatos (mãe, pai, avó…) têm os seus dois consentimentos independentes:

• WhatsApp — autoriza receber mensagens via WhatsApp (lembretes de consulta, confirmações e comunicações da clínica).
• Email — autoriza receber comunicações por email (lembretes de consulta, confirmações e comunicações da clínica).

Cada consentimento guarda também a data em que foi marcado, para você ter um registro de quando a pessoa concordou. Ao desmarcar o consentimento de WhatsApp do paciente, os links de documentos e NFS-e enviados por WhatsApp que ainda abriam deixam de abrir.

Nenhuma mensagem é enviada a uma pessoa sem o consentimento dela naquele canal. O consentimento de um contato vale só para ele: se a mãe autorizou o WhatsApp e o pai não, os lembretes vão para a mãe e não para o pai — mesmo que o próprio paciente tenha autorizado. Quem não autorizou nenhum canal continua no cadastro, mas não recebe nada.

A regra vale também para o link de assinatura de documentos: sem o consentimento do canal marcado, o link não é enviado, e a tela avisa qual caixa marcar. Veja Assinatura eletrônica.

Onde marcar os consentimentos

Os consentimentos ficam na aba Cadastro do formulário do paciente, na seção Contatos e quem recebe o quê: na linha do Contato principal e na de cada contato. A opção Não enviar cobranças automáticas fica no fim da aba.

A caixa "Não enviar cobranças automáticas"

Essa opção (campo dunningOptOut) não é um canal de comunicação — ela exclui o paciente da régua de cobrança (os lembretes automáticos de pagamento). A cobrança manual continua disponível normalmente. Use quando o paciente pede para não receber lembretes automáticos de pagamento, mas você ainda quer poder cobrar manualmente.

Como as datas de consentimento funcionam

A data não é digitada por você — o sistema a define sozinho com base na ação de marcar a caixa:

• Ao marcar um consentimento e salvar, o sistema grava a data atual (DD/MM/AAAA) como data daquele consentimento.
• Ao desmarcar e salvar, o consentimento volta a ficar desativado e a data é apagada.
• Se você salvar o formulário sem mexer naquela caixa, a data já existente é mantida — ela só muda quando o valor do consentimento muda. Reabrir e salvar o cadastro não "renova" a data.
• Num contato que ainda não tinha telefone (ou e-mail), ao cadastrar o número (ou o endereço) com o consentimento daquele canal marcado, a data passa a ser a do dia em que você salvou: o consentimento só vale a partir de quando existe para onde enviar.

Ao copiar contatos de um irmão (no cadastro novo ou ao aplicar uma alteração aos irmãos), cada contato leva os seus consentimentos com as datas originais: é a mesma pessoa, que já tinha autorizado. Os consentimentos do contato principal não são copiados — cada paciente dá os seus.

Como conferir o status na ficha

No painel do paciente, aba Cadastro, há um bloco Consentimentos que mostra o status de cada canal do contato principal por extenso:

• Autorizado em DD/MM/AAAA — o canal está autorizado desde aquela data (por exemplo, Autorizado em 15/06/2026).
• Autorizado — autorizado, sem data registrada.
• Não autorizado — o paciente não autorizou o canal.

Impacto nos lembretes e nas escalas

O consentimento controla, na prática, se a clínica consegue enviar a cada pessoa pelo canal:

• Para WhatsApp, além de marcar o consentimento, a pessoa precisa ter um telefone cadastrado.
• Para E-mail, além de marcar o consentimento, a pessoa precisa ter um e-mail cadastrado.

Quando você for enviar uma escala, um formulário ou um documento, a lista Enviar para mostra o contato principal e cada contato; quem não autorizou o canal (ou não tem o telefone ou e-mail dele) aparece desmarcado e bloqueado, com o motivo. Veja Escalas clínicas.

WhatsApp: o que o consentimento autoriza

Com o WhatsApp ativo na clínica — pelo número da Akesia ou pelo número próprio — o consentimento de WhatsApp autoriza os avisos de consulta: confirmação ao agendar, lembrete antes da consulta, cancelamento e remarcação. Ao pedir o consentimento, conte ao paciente que:

• as mensagens chegam do número da Akesia (o sistema que a clínica usa), com o nome do profissional e o da clínica no texto — ou, se a clínica conectou o próprio número, do WhatsApp da clínica;
• ele pode confirmar ou cancelar pelos botões da mensagem;
• respondendo PARAR ele deixa de receber, e respondendo VOLTAR volta a receber.

Quem vê os dados da mensagem

O envio passa pela plataforma do WhatsApp, da Meta, que atua como operadora nesse tratamento: ela recebe o telefone do paciente e o texto do aviso — nome do paciente, do profissional e da clínica, data e horário. Nenhum conteúdo clínico (prontuário, evoluções, escalas, documentos) vai pelo WhatsApp. As respostas livres do paciente não são guardadas pela Akesia; só o pedido de PARAR/VOLTAR e o toque em Confirmar/Cancelar têm efeito.

Quando o paciente responde PARAR

O pedido de PARAR vale para o telefone de quem respondeu — o contato principal ou um contato — e para os números que enviam pela clínica, não para o cadastro: o consentimento de WhatsApp na ficha não é desmarcado (um mesmo telefone pode ser de mais de um paciente, como a mãe de dois irmãos). Em vez disso, o bloco Consentimentos da aba Cadastro passa a mostrar, abaixo dos canais, "Pediu para parar de receber WhatsApp", com o final do telefone (por exemplo, ***4321), o número a que o pedido se refere e a data. Enquanto o pedido valer, nenhum WhatsApp sai para aquele telefone — e o histórico da mensagem mostra o motivo. As outras pessoas do paciente continuam recebendo: se a avó responde PARAR, a mãe segue recebendo os lembretes.

No número da Akesia, o PARAR interrompe as mensagens desse número para aquele telefone em todas as clínicas que o usam: foi o número que a pessoa pediu para parar. Para voltar a receber, o próprio paciente responde VOLTAR na conversa; a clínica não consegue desfazer o pedido por ele. No número próprio da clínica, o PARAR vale para a clínica: o telefone deixa de receber os avisos dela tanto pelo número próprio quanto pelo número da Akesia, mas não os de outras clínicas.

Histórico das alterações de consentimento

Quando você altera um consentimento — do contato principal ou de um contato —, a mudança fica registrada no histórico do paciente, com o nome do contato e a data. Para consultar, abra o paciente e vá até a aba Cadastro, seção Histórico (disponível para quem tem permissão de auditoria). Lá você vê o registro de quando cada consentimento foi ativado ou desativado.

Minimização de dados na tela de pacientes

Além do consentimento, a LGPD pede que cada tela use só os dados de que precisa. A lista de pacientes (e as buscas rápidas de paciente na agenda, nas faturas e na conciliação) carrega apenas o essencial para identificar e escolher a pessoa: nome, contato, data de nascimento, nomes dos pais (usados para diferenciar homônimos), profissional de referência, valor da sessão (só para quem tem a permissão Financeiro do paciente; para os demais ele vem vazio) e o status dos consentimentos.

Dados sensíveis — CPF, endereço, dados de cobrança, dados de NFS-e, observações e projeto terapêutico — não trafegam na listagem. Eles são carregados apenas quando você abre o cadastro completo de um paciente (a página do paciente ou o formulário de edição).

Aviso de sala ocupada não expõe paciente de colega

A mesma lógica de minimização vale para os avisos da agenda. Quando você marca um atendimento numa sala já ocupada, o aviso identifica quem está lá — mas nomeia o paciente apenas se o atendimento for da sua própria agenda. Sendo de um colega, o aviso diz "agenda de <profissional>": é com essa pessoa que você precisa negociar a sala, e o fato de alguém ser paciente dela não precisa aparecer na sua tela.

Projeto Terapêutico

O Projeto Terapêutico é um campo de texto livre para descrever o plano de acompanhamento do paciente.

• Onde editar: aba Cadastro do formulário, campo Projeto Terapêutico (logo acima de Observações). O texto pode ter várias linhas — descreva o projeto terapêutico do paciente.
• Onde ver: aba Cadastro do painel do paciente, no bloco Projeto terapêutico. O campo só aparece quando há conteúdo preenchido, e as quebras de linha que você digitou são preservadas na exibição.

Profissional de Referência

O Profissional de Referência é o profissional responsável por aquele paciente.

Quando há um profissional de referência definido, ele aparece no cabeçalho do painel do paciente e na aba Cadastro, no campo Profissional de referência.