Lembretes automáticos de sessão
Lembretes em horários configuráveis com links HMAC de confirmar/cancelar.
Funcionalidade nova
Envio por WhatsApp ainda não está ativo
As mensagens descritas nesta página saem por e-mail. A opção de WhatsApp e o consentimento correspondente existem nas telas, mas ainda não há provedor de envio ligado — nada é entregue por WhatsApp hoje. Ao configurar um aviso que o paciente precise receber, garanta que ele tenha e-mail no cadastro.
A Akesia envia lembretes de consulta sozinha, sem que ninguém da recepção precise lembrar de avisar cada paciente. Você define quantas horas antes da consulta o aviso deve sair, e o sistema dispara a mensagem por WhatsApp e/ou e-mail no horário certo, já com botões para o paciente confirmar ou cancelar o agendamento.
Funcionalidade recente
Os lembretes automáticos com links de confirmar/cancelar foram lançados há pouco. Se a sua clínica usava o envio manual de avisos, vale revisar os horários de lembrete em Configurações → Agenda para garantir que estão como você espera.
Como funciona, em resumo
Uma vez por dia, a Akesia verifica automaticamente quais consultas estão se aproximando do horário de lembrete que você configurou.
Para cada consulta encontrada, o sistema monta a mensagem com o nome do paciente, o profissional, a data e o horário, e dois botões: confirmar e cancelar.
A mensagem é enviada pelos canais que o paciente autorizou (WhatsApp e/ou e-mail).
O paciente toca em um dos botões. A consulta passa para CONFIRMADO (se confirmar) ou para cancelada (se cancelar) — e isso aparece na sua agenda automaticamente.
Quais consultas recebem lembrete
Nem todo agendamento gera lembrete. O envio acontece apenas quando todas estas condições são atendidas:
- O agendamento é do tipo Consulta (tarefas, lembretes internos, notas e reuniões não enviam lembrete ao paciente).
- O status é AGENDADO ou CONFIRMADO. Consultas já canceladas ou finalizadas são ignoradas.
- O paciente deu consentimento para receber mensagens:
- WhatsApp: o paciente precisa ter autorizado WhatsApp e ter um telefone cadastrado.
- E-mail: o paciente precisa ter autorizado e-mail e ter um e-mail cadastrado.
- Ainda não foi enviado um lembrete recente para aquela consulta (veja Por que um paciente pode não receber o lembrete).
Sem consentimento, sem lembrete
Se o paciente não autorizou nenhum canal (ou não tem telefone/e-mail cadastrado), nenhum lembrete é enviado para ele. Isso atende à LGPD. Confira o cadastro do paciente caso ele reclame que não recebeu o aviso.
Configurar os horários de lembrete
Os horários são definidos por clínica e valem para todos os agendamentos. Você informa quantas horas antes da consulta cada lembrete deve sair.
Acesse Configurações e abra a aba Agenda.
No campo Horários de Lembrete (horas antes), digite os valores separados por vírgula. Por exemplo, 24, 2 envia um lembrete 24 horas antes e outro 2 horas antes da consulta.
Clique em Salvar.
Regras do campo:
- Cada valor é o número de horas antes da consulta — não é um horário do dia.
- Você pode informar vários horários separados por vírgula. Cada um gera um lembrete próprio.
- Os valores aceitos vão de 0 a 168 horas (168 horas = 7 dias).
- É obrigatório informar pelo menos um horário válido — o sistema não salva o campo vazio.
- Se a clínica nunca configurou esse campo, a Akesia usa 48 horas e 2 horas antes como padrão.
O que o paciente recebe
A mensagem de lembrete inclui:
- O nome do paciente e do profissional.
- A data por extenso (ex.: "segunda-feira, 16/06/2026") e o horário no formato 24h (ex.: 14:30).
- A modalidade da consulta: Presencial ou Online.
- O nome da clínica.
- Dois links: confirmar e cancelar.
Se a clínica usa teleconsulta e a consulta é online, o link da sala de vídeo também entra na mensagem. Se o portal do paciente estiver ativo, um link para o portal pode ser incluído.
Os links de confirmar e cancelar
Cada lembrete traz dois links exclusivos daquela consulta. Eles são assinados digitalmente (HMAC), o que significa que não dá para adivinhar nem reaproveitar o link de outro agendamento — cada link só funciona para a consulta a que pertence.
Os links têm prazo de validade
Cada link vale até 24 horas depois do horário da consulta. Passado esse prazo, ao abrir o link o paciente vê a mensagem: "Este link expirou. Entre em contato com a clínica para um novo link." Nesse caso, a recepção pode confirmar ou cancelar a consulta manualmente pela agenda.
Link alterado ou inventado não revela nada
Se o endereço do link for editado, truncado ou montado à mão, a página responde apenas "Link invalido" — sem mostrar o status da consulta, o nome do profissional nem o horário. Ou seja: só quem recebeu o link original da clínica vê os dados do agendamento, mesmo que o link já esteja fora do prazo.
Quando o paciente confirma
Ao tocar em confirmar, o paciente abre uma página que mostra os dados da consulta (profissional, data, horário e modalidade) e um botão Confirmar. Ao clicar:
- A consulta passa para o status CONFIRMADO na sua agenda.
- O paciente vê a tela "Agendamento confirmado!".
- Se a consulta já estava confirmada, ele vê "Agendamento já confirmado" — sem erro e sem duplicar nada. Esse aviso aparece mesmo com o link já fora do prazo, desde que seja o link original enviado pela clínica.
Quando o paciente cancela
Ao tocar em cancelar e confirmar a ação:
- A consulta é marcada como cancelada (cancelamento acordado, iniciado pelo paciente), com o motivo "Cancelado pelo paciente via link".
- O horário fica livre na agenda. Se a clínica usa lista de espera, os pacientes da fila são avisados de que abriu um horário.
- O cancelamento fica registrado no histórico (log de auditoria), com data e hora.
- Se a consulta já estava cancelada, ele vê "Agendamento já cancelado" — também aqui, o aviso só aparece para o link original da clínica.
Acompanhe na agenda
Você não precisa fazer nada quando o paciente confirma ou cancela: a mudança de status aparece sozinha na agenda. Use isso para enxergar rapidamente quais consultas do dia já foram confirmadas pelos pacientes.
Por que um paciente pode não receber o lembrete
Se um paciente disser que não recebeu o aviso, verifique nesta ordem:
- Tipo do agendamento: só consultas geram lembrete. Tarefas, reuniões, lembretes internos e notas não enviam.
- Status: a consulta precisa estar AGENDADO ou CONFIRMADO.
- Consentimento e contato: o paciente precisa ter autorizado o canal e ter o telefone (WhatsApp) ou o e-mail cadastrado.
- Lembrete já enviado: a Akesia evita mandar o mesmo lembrete duas vezes. Se um lembrete daquela consulta já foi gerado nas últimas 12 horas, um novo envio é ignorado — isso é esperado e não é erro.
- Horários configurados: confira em Configurações → Agenda se os horários de lembrete estão preenchidos como você espera.
Perguntas frequentes
Posso enviar mais de um lembrete por consulta?
Sim. Basta informar vários horários no campo Horários de Lembrete, separados por vírgula (ex.: 48, 24, 2). Cada valor gera um lembrete naquela antecedência.
O lembrete vai por WhatsApp ou e-mail?
Pelos canais que o paciente autorizou e tem cadastrados. Se ele autorizou os dois, recebe pelos dois.
O link parou de funcionar. E agora?
Os links expiram 24 horas após o horário da consulta. Depois disso, confirme ou cancele a consulta manualmente pela agenda.
O paciente confirmou — preciso atualizar a agenda?
Não. O status muda para CONFIRMADO automaticamente assim que o paciente confirma pelo link.