Lembretes automáticos de sessão

A Akesia envia lembretes de consulta sozinha, sem que ninguém da recepção precise lembrar de avisar cada paciente. Todo paciente recebe um lembrete antes da consulta (por padrão, no dia anterior, às 07:00), por WhatsApp e/ou e-mail, já com botões para confirmar ou cancelar o agendamento.

Como funciona, em resumo

Quais consultas recebem lembrete

Nem todo agendamento gera lembrete. O envio acontece apenas quando todas estas condições são atendidas:

• O agendamento é do tipo Consulta (tarefas, lembretes internos, notas e reuniões não enviam lembrete ao paciente).
• O status é AGENDADO ou CONFIRMADO. Consultas já canceladas ou finalizadas são ignoradas.
• A clínica ligou Lembrete de consulta como Automático em Configurações → Notificações, no canal em questão (e-mail e/ou WhatsApp). Tudo começa desligado.
• Alguém que recebe os avisos de Sessões deu consentimento para receber mensagens. O lembrete vai para todos que estão marcados em Sessões no cadastro do paciente (Contatos e quem recebe o quê) — por exemplo, a mãe e a avó — ou para o contato principal, quando ninguém está marcado. Cada pessoa recebe pelos canais que ela autorizou:
  • WhatsApp: a pessoa precisa ter autorizado WhatsApp e ter um telefone cadastrado.
  • E-mail: a pessoa precisa ter autorizado e-mail e ter um e-mail cadastrado.
• Ainda não foi gerado o lembrete daquela consulta, naquele horário, naquele canal (veja Por que um paciente pode não receber o lembrete).

Quando o lembrete sai

O lembrete é um só por consulta, e a regra vale para todos os agendamentos da clínica. Com o padrão (1 dia antes, às 07:00):

• A busca das 07:00 encontra todas as consultas do dia seguinte, da primeira à última do dia, no fuso horário da clínica.
• Uma consulta das 8h e outra das 19h de amanhã recebem o lembrete na mesma busca de hoje.
• Consulta marcada para amanhã depois da busca do dia não recebe lembrete. O paciente já recebeu a confirmação do agendamento no momento em que ele foi feito, então a informação chegou a ele.
• Se a consulta for remarcada para outro horário, o paciente recebe um novo lembrete para o horário novo (na próxima busca que alcançar o novo horário). O lembrete do horário antigo que ainda não tinha saído é retirado.
• Se a consulta for cancelada antes de o lembrete sair, ele é retirado e não é enviado. Se a consulta voltar a ficar agendada, o lembrete volta a ser criado na busca do dia seguinte.

Com mais de 1 dia antes (por exemplo, 3): cada busca olha do dia seguinte até 3 dias à frente, e cada consulta recebe o lembrete na primeira busca que a alcança — em geral 3 dias antes. Uma consulta marcada com menos antecedência (para daqui a 2 dias, digamos) recebe o lembrete na busca do dia seguinte. Aumentar os dias não pula nenhuma consulta, e diminuir não repete lembrete de quem já recebeu.

Se a clínica muda o horário de envio para um horário que já passou hoje e o envio de hoje ainda não saiu, ele sai na próxima hora cheia, até as 21:00; depois disso, vale a partir de amanhã. Se o envio de hoje já saiu, o novo horário vale a partir de amanhã.

O que o paciente recebe

A mensagem de lembrete inclui:

• O nome do paciente e do profissional.
• A data por extenso (ex.: "segunda-feira, 16/06/2026") e o horário no formato 24h (ex.: 14:30).
• A modalidade da consulta: Presencial ou Online.
• O nome da clínica.
• Dois links: confirmar e cancelar.

Se a clínica usa teleconsulta e a consulta é online, o link da sala de vídeo também entra na mensagem. Se o portal do paciente estiver ativo, um link para o portal pode ser incluído.

Os links de confirmar e cancelar

Cada lembrete traz dois links exclusivos daquela consulta. Eles são assinados digitalmente (HMAC), o que significa que não dá para adivinhar nem reaproveitar o link de outro agendamento — cada link só funciona para a consulta a que pertence.

Quando o paciente confirma

Ao tocar em confirmar, o paciente abre uma página que mostra os dados da consulta (profissional, data, horário e modalidade) e um botão Confirmar. Ao clicar:

• A consulta passa para o status CONFIRMADO na sua agenda.
• O paciente vê a tela "Agendamento confirmado!".
• Se a consulta já estava confirmada, ele vê "Agendamento já confirmado" — sem erro e sem duplicar nada. Esse aviso aparece mesmo com o link já fora do prazo, desde que seja o link original enviado pela clínica.

Quando o paciente cancela

Ao tocar em cancelar e confirmar a ação:

• A consulta é marcada como cancelada (cancelamento acordado, iniciado pelo paciente), com o motivo "Cancelado pelo paciente via link".
• O horário fica livre na agenda. Se a clínica usa lista de espera, os pacientes da fila são avisados de que abriu um horário.
• O cancelamento fica registrado no histórico (log de auditoria), com data e hora.
• Se a consulta já estava cancelada, ele vê "Agendamento já cancelado" — também aqui, o aviso só aparece para o link original da clínica.

Por que um paciente pode não receber o lembrete

Se um paciente disser que não recebeu o aviso, verifique nesta ordem:

• Lembrete ligado: em Configurações → Notificações, Lembrete de consulta precisa estar marcado como Automático e no canal em questão.
• Tipo do agendamento: só consultas geram lembrete. Tarefas, reuniões, lembretes internos e notas não enviam.
• Status: a consulta precisa estar AGENDADO ou CONFIRMADO.
• Quem recebe: no cadastro do paciente, em Contatos e quem recebe o quê, confira quem está marcado em Sessões. Só essas pessoas recebem o lembrete (ou o contato principal, quando ninguém está marcado).
• Consentimento e contato: a pessoa precisa ter autorizado o canal e ter o telefone (WhatsApp) ou o e-mail cadastrado. O consentimento é de cada pessoa: o do paciente vale para o contato principal, e cada contato tem o seu.
• Lembrete já enviado: a Akesia nunca gera o mesmo lembrete duas vezes. Cada consulta tem no máximo um lembrete por canal para cada horário marcado — se a busca rodar de novo no mesmo dia, nada novo é criado. Isso é esperado e não é erro. O e-mail e o WhatsApp são contados separadamente: um não impede o outro.
• Contato alterado depois: o telefone e o e-mail são conferidos de novo no instante do envio. Se o cadastro mudou entre o preparo do lembrete e a saída da mensagem, aquele lembrete é descartado em vez de ir para o contato antigo — que pode já pertencer a outra pessoa. O próximo sai normalmente, para o contato novo.
• Consentimento retirado depois: a autorização também é reconferida na hora do envio. Se ela foi retirada nesse meio-tempo, a mensagem não sai.
• WhatsApp não ativo ou pedido de PARAR: sem o WhatsApp ativo em Configurações → Integrações, não há lembrete por WhatsApp (o e-mail sai normalmente, se estiver ligado). Um telefone que respondeu PARAR também não recebe; a tela do paciente mostra esse pedido.
• Consulta marcada em cima da hora: se a consulta foi marcada para o dia seguinte depois da busca do dia, ela não recebe lembrete — o paciente já recebeu a confirmação do agendamento.
• Assinatura da clínica em dia: com a assinatura da clínica cancelada, não paga ou com o período de teste vencido, os lembretes automáticos param até a assinatura ser reativada.

Perguntas frequentes