Enviar e responder formulários
Enviar por canal, preenchimento público com progresso, status e visualização/PDF.
Funcionalidade nova
WhatsApp, se a clínica ligar
As mensagens desta página podem sair por WhatsApp nas clínicas que ativaram o WhatsApp (saiba mais) e marcaram WhatsApp para cada uma em Configurações → Notificações. Desligado lá, a tela mostra "não enviado — desligado nas configurações de notificação", nunca "enviado". Documentos e NFS-e vão como link para baixar, válido por 7 dias. Cobranças por WhatsApp dependem de liberação da Akesia.
Depois que um formulário é publicado, você pode enviá-lo a um paciente para que ele responda pelo próprio celular. O paciente abre um link, preenche uma tela única com barra de progresso e envia as respostas. Você acompanha o andamento pelo status na ficha do paciente e, quando o formulário é concluído, pode visualizar as respostas e baixar o PDF.
Funcionalidade recente
O envio de formulários a pacientes foi adicionado recentemente. As ações de envio e acompanhamento ficam na seção Formulários dentro da ficha do paciente. Se você não vê essa seção ou o botão Enviar formulário, fale com o administrador sobre suas permissões (veja Quem pode enviar e ver).
Onde encontrar
Abra a ficha de um paciente e localize a seção Formulários. Ela reúne:
- o botão Enviar formulário (no canto superior direito da seção);
- a lista de formulários já enviados a esse paciente, do mais recente para o
mais antigo, cada um com o nome do modelo, a versão (
v1,v2...), a data de envio, o status e os botões de ação.
Quando ainda não há nada enviado, a lista mostra "Nenhum formulário enviado.".
Enviar um formulário
O formulário só é enviado por e-mail ou WhatsApp com Formulário / anamnese ligado naquele canal em Configurações → Notificações. Copiar link funciona sempre.
Na seção Formulários da ficha do paciente, clique em Enviar formulário. A janela Enviar formulário é aberta.
Em Modelo, escolha o formulário a enviar. A lista mostra apenas os modelos ativos e já publicados.
Nenhum modelo disponível?
Se aparecer "Nenhum modelo publicado disponível. Publique um formulário primeiro.", é porque o modelo ainda não foi publicado. Publique-o em Formulários antes de enviar.
Em Canal, escolha como o link chega ao paciente:
- WhatsApp — ainda não envia: o WhatsApp não tem envio ativo. O formulário fica registrado e a janela avisa "WhatsApp: não enviado — WhatsApp indisponível". Nunca vem pré-selecionado.
- E-mail — envia o link por e-mail para as pessoas escolhidas em Enviar para (veja o próximo passo).
- Copiar link — não envia nada automaticamente; gera o link para você copiar e repassar como preferir.
A janela já abre em E-mail quando alguém pode receber por e-mail; senão, em Copiar link, com o aviso "Ninguém pode receber por WhatsApp ou e-mail — use "Copiar link"."
Com WhatsApp ou E-mail, escolha em Enviar para quem recebe o link. A lista mostra o contato principal e cada contato do paciente (pelo apelido ou pelo nome e parentesco, como "Vó Lena · avó/avô" ou "Maria (mãe)"), com o endereço mascarado. Já vêm marcadas as pessoas marcadas em Documentos em Contatos e quem recebe o quê. Quando ninguém está marcado em Documentos, vem marcado o contato principal, com a informação "Ninguém marcado em Documentos — vai para o contato principal".
Quem não pode receber naquele canal aparece desmarcado e bloqueado, com o motivo: Sem telefone cadastrado, Sem e-mail cadastrado, Sem consentimento para e-mail (ou WhatsApp) ou Pediu para não receber mensagens (PARAR). Você pode marcar mais de uma pessoa: todas recebem o mesmo link, e qualquer uma delas pode preencher — a resposta é uma só.
Em Validade, escolha por quantos dias o link fica válido: 7, 14 ou 30 dias. O padrão é 14 dias. Depois desse prazo, o link expira e o paciente precisa de um novo.
Clique em Enviar (ou em Gerar link, se você escolheu Copiar link).
Ao confirmar:
- com E-mail, aparece a mensagem "Formulário enviado para [nome do paciente]" e o link sai por e-mail para cada pessoa escolhida. Se o envio falhar para alguém, o aviso diz para quem: "Formulário enviado. Não enviado para Vó Lena.";
- com WhatsApp, aparece o aviso "Formulário registrado. WhatsApp: não enviado — desligado nas configurações de notificação — use "Copiar link"." — nada é enviado (o mesmo aviso, com E-mail, aparece quando Formulário / anamnese está desligado para e-mail em Configurações → Notificações);
- com Copiar link, aparece "Link gerado" e a janela exibe o endereço do formulário com um botão Copiar. Use-o para enviar o link ao paciente da forma que preferir.
O link sempre funciona, mesmo sem WhatsApp/e-mail
Se o paciente não tiver telefone ou e-mail cadastrado, ou se a notificação falhar, o formulário ainda é criado normalmente — basta usar Copiar link para obter o endereço e repassá-lo manualmente.
Reenviar substitui envios anteriores
Ao enviar um mesmo modelo a um paciente, qualquer envio anterior ainda pendente (Enviado ou Em preenchimento) desse mesmo modelo é automaticamente expirado. Assim, vale sempre o link mais recente — não há risco de o paciente preencher uma versão antiga.
Como o paciente preenche
O paciente abre o link no celular e vê uma tela única, com o nome da clínica e o nome do formulário no topo.
- Barra de progresso — uma barra no topo mostra quanto do formulário já foi preenchido. Ela considera os campos de resposta atualmente visíveis (obrigatórios e opcionais); os títulos de seção não contam.
- Aviso de privacidade — abaixo do título, o paciente vê o aviso de que as respostas contêm dados sensíveis de saúde e ficarão visíveis ao profissional responsável pelo atendimento.
- Campos por tipo — texto curto, texto longo, data (
DD/MM/AAAA), sim/não, escala de 0 a 10, escolha única, múltipla escolha, lista suspensa e termos de consentimento ("Li e aceito"). Campos obrigatórios são marcados com asterisco (*). - Salvamento automático — conforme o paciente responde, as respostas são salvas sozinhas. Se ele fechar e reabrir o link (antes de expirar), continua de onde parou.
Ao final, o paciente toca em Enviar respostas. Se faltar algum campo obrigatório, aparece "Há campos pendentes. Verifique os destacados." e os campos com problema ficam realçados. Quando dá tudo certo, ele vê a tela "Respostas enviadas. Obrigado!" e pode fechar a página.
Quando o link já não funciona
Se o link tiver expirado, o paciente vê "Este link expirou" com a orientação de pedir um novo à clínica. Se o formulário já tiver sido enviado, uma nova abertura informa que ele já foi concluído. Em ambos os casos, nenhum dado do paciente é exibido.
Acompanhar pelo status
Cada formulário na lista exibe um status (em forma de etiqueta colorida) que reflete o andamento:
| Status | O que significa |
|---|---|
| Enviado | O link foi gerado/enviado e o paciente ainda não começou. |
| Em preenchimento | O paciente abriu o link e começou a responder. |
| Concluído | O paciente enviou as respostas. |
| Expirado | A validade do link passou (ou o envio foi cancelado). |
A linha mostra também "Enviado em DD/MM/AAAA" e, quando concluído, "Concluído em DD/MM/AAAA".
O status Expirado aparece automaticamente assim que a validade do link passa — não é preciso fazer nada nem esperar nenhuma rotina diária.
Ações disponíveis por status
Os botões à direita de cada formulário mudam conforme o status:
- Concluído → Ver (abre as respostas; veja a seção abaixo).
- Enviado ou Em preenchimento → Reenviar e Cancelar.
- Expirado → Reenviar (não há mais o que cancelar).
Reenviar gera um link novo, renova o prazo de validade e volta o status para Enviado — o link antigo deixa de funcionar. Se o envio foi por e-mail ou WhatsApp, o link novo vai para as pessoas marcadas em Documentos (ou para o contato principal, se ninguém estiver marcado). Aparece a mensagem "Link reenviado".
Cancelar revoga um envio que ainda está pendente: o status passa para Expirado e o link para de funcionar. Aparece "Envio cancelado". Um formulário já Concluído não pode ser cancelado.
Visualizar respostas e baixar o PDF
Quando um formulário está Concluído, clique em Ver para abrir a página de respostas. Nela você encontra:
- o nome do modelo, o paciente e a versão respondida, com a etiqueta de status;
- cada pergunta com a respectiva resposta, na ordem do formulário (perguntas sem resposta aparecem como "(sem resposta)");
- o botão Baixar PDF, que gera um arquivo com o cabeçalho da clínica e o conjunto pergunta/resposta — útil para anexar ao prontuário ou imprimir.
Arquivo também na biblioteca de documentos
Ao ser concluído, o formulário é arquivado automaticamente como PDF nos documentos do paciente (origem "Formulário"). Além disso, o profissional responsável recebe uma tarefa e uma notificação por e-mail informando que o formulário foi respondido.
Quem pode enviar e ver
- Enviar, reenviar e cancelar exige permissão de escrita em Formulários. Sem ela, você vê a lista, mas não os botões de ação.
- Ver a lista e os status exige permissão de leitura em Formulários.
- Ver o conteúdo das respostas (e o PDF) é mais restrito: além de um administrador, só pode ver quem é o profissional de referência do paciente, o profissional vinculado ao envio ou quem enviou o formulário. Para os demais, aparece "Sem permissão para ver o conteúdo desta resposta.".