Juntar sessões em grupo
Transforme em grupo as sessões importadas de outro sistema que chegaram como sessões individuais: revise cada sugestão, os participantes e os valores, confirme e desfaça em até 30 dias.
Funcionalidade nova
Alguns sistemas, como o PsicoManager, exportam uma linha por paciente e não têm o conceito de grupo. Por isso, quando a clínica importa os dados, cada sessão de grupo chega como várias sessões individuais no mesmo horário: a agenda mostra uma pilha de atendimentos soltos e a fatura cobra cada um como sessão individual.
A tela Juntar sessões em grupo encontra essas sessões e sugere um grupo para cada uma. Nada é criado sozinho: abrir a lista ou uma sugestão não grava nada. Só o botão de confirmar, no último passo, junta as sessões.
Quem vê esta tela
- Só administradores da clínica. Um acesso de suporte não vê a tela.
- Só clínicas que importaram de um sistema sem grupos (hoje, o PsicoManager) e que cobram por sessão. As demais clínicas nunca veem a tela nem o botão.
- Para juntar é preciso também ver os valores financeiros dos pacientes. Sem esse acesso, o passo Valores avisa "É preciso acesso aos valores financeiros dos pacientes para juntar."
Há três caminhos até ela:
- No menu, em Clínico › Juntar sessões (só aparece para quem pode usar a tela).
- Em Grupos, o botão Juntar sessões em grupo (N) no topo da tela, quando há alguma sugestão pendente.
- No resultado da importação, o link N sugestões para juntar sessões em grupo →.
O que vira sugestão
Uma sugestão nasce quando dois ou mais pacientes diferentes têm sessão com o mesmo profissional no mesmo horário. Entram só sessões de consulta criadas pela importação, que ainda não estão em grupo nem numa recorrência individual.
- Quando o mesmo horário (profissional, dia da semana e hora) se repete em pelo menos 3 datas, a sugestão é um Grupo recorrente.
- Quando a coincidência acontece numa data só, a sugestão é uma Sessão em grupo única.
- Uma sessão em que o paciente estava sozinho no horário continua individual, mesmo dentro de um grupo detectado — ela nunca é juntada.
Quando já existe um grupo ativo com o mesmo profissional, dia e horário, a sugestão mostra a etiqueta Corresponde ao grupo … e oferece juntar as sessões a ele.
A lista de sugestões
O cartão de progresso no topo mostra X de Y grupos ativos revisados, com a barra de confirmadas, ignoradas e pendentes, e o botão Revisar próxima, que abre a próxima sugestão pendente.
As sugestões ficam divididas em Grupos semanais, Grupos quinzenais, Grupos mensais e Sessões em grupo únicas (esta seção começa recolhida). Cada linha mostra o dia e a hora (ex.: Sábados 10:00), o profissional, quantos pacientes, quantas sessões, o período, a etiqueta Ativo ou Finalizado e a situação: Pendente, Ignorada ou o que foi feito (Grupo criado, Juntadas ao grupo, Sessão única criada).
Dois filtros trabalham juntos:
- Ativos | Finalizados | Todos — começa em Ativos. Ativo é o grupo que ainda tem sessão de hoje em diante; finalizado é o que teve a última sessão antes de hoje. O progresso e o Revisar próxima contam só os ativos. Os finalizados continuam disponíveis pelo filtro e podem ser juntados ou ignorados.
- Todas | Pendentes | Revisadas.
Sessões duplicadas
Quando o mesmo paciente tem duas sessões com o mesmo profissional no mesmo horário, ele aparece num bloco à parte, N pacientes com sessão duplicada, com o link Ver na agenda →. Essas sessões ficam fora das sugestões até a duplicada ser desmarcada, cancelada ou removida na agenda; a sessão que sobrar volta para a sugestão. Uma falta continua contando como sessão, então não resolve a duplicada.
Revisar e confirmar uma sugestão
Ao abrir uma sugestão, a revisão segue quatro passos. Todos os campos vêm preenchidos com o que as sessões sugerem e podem ser alterados. Restaurar sugestão volta um passo ao que foi sugerido. Os problemas aparecem no passo que os resolve, e o botão de confirmar só libera quando não sobra nenhum.
Destino. Em Para onde vão as sessões, escolha Criar grupo novo, Adicionar ao grupo existente (só quando há um grupo correspondente) ou Sessão em grupo única.
Profissional, Dia e horário e Duração vêm das sessões importadas e não mudam aqui. Num grupo novo você ajusta Nome do grupo, Frequência, Início e Sala (opcional). Numa sessão única, o Título da sessão.
Num grupo, escolha também se ele continua:
- Grupo ativo — gerar as próximas sessões: o grupo nasce ativo e, na mesma confirmação, a Akesia cria as próximas sessões a partir da última sessão importada, seguindo o mesmo ritmo dela (um grupo quinzenal continua nas mesmas semanas), até 6 meses à frente, como em Gerar sessões do grupo: respeitando o período e o ritmo de cada participante e sem criar uma segunda sessão num horário que o paciente já tem. Os pacientes não são avisados dessas sessões.
- Grupo finalizado — sem sessões futuras: o grupo nasce inativo, a participação de cada paciente termina depois da última sessão dele, e nada é criado. Num grupo existente, a opção é Só juntar — sem sessões futuras: o grupo continua como está.
A tela sugere a opção pela data da última sessão ("Há sessão de hoje em diante: o grupo parece continuar." ou "A última sessão já passou: o grupo parece ter terminado."), e você pode trocar.
Participantes. Uma linha por paciente, com quantas sessões ele tem, Entrada, Saída e ritmo. A saída fica Em aberto só para quem esteve numa das 4 últimas ocorrências do grupo; quem parou antes sai no dia seguinte à própria última sessão. Se alguém continua no grupo mesmo assim, apague a data de saída.
O ritmo é do paciente, não do grupo: num grupo semanal, quem "vem a cada 2 semanas" fica quinzenal, e as sessões geradas depois respeitam isso. Quem saiu e voltou, ou mudou de ritmo, ganha mais de um período (botão de adicionar período). Você pode remover um paciente ou adicionar outro pela busca; adicionar alguém não cria sessões passadas.
Em Ver sessões fica a tabela de datas por paciente, com as sessões que serão juntadas. Uma sessão única não tem participantes fixos: participam os pacientes das sessões marcadas.
Valores. O grupo é cobrado por um serviço. Por padrão a Akesia cria um serviço para o grupo (Criar serviço do grupo, com Nome do serviço e Valor padrão (opcional), e o botão Aplicar a todos). Também dá para Usar serviço existente.
Para cada participante, a tabela mostra o Histórico de valores das sessões finalizadas em grupo, o Valor (R$), A partir de e quanto ele Vai cobrar. Escolha onde o valor fica:
- Valor do paciente no grupo — um preço desse paciente no serviço do grupo, com data de início.
- Valor padrão do grupo — o valor padrão do serviço.
- Valor individual do paciente — o valor de sessão do cadastro do paciente.
Valor zerado ou ausente aparece em vermelho: R$ 0 indica valor desatualizado, não sessão gratuita. Precisa de valor quem tem sessão do dia 1º do mês atual em diante (ou segue no grupo); quem já saiu antes disso não precisa.
Se o serviço escolhido já é usado por outros grupos e o paciente já tem um preço nele, a linha avisa "… já tem R$ X neste serviço". Sem Substituir pelo valor escolhido, as sessões no grupo cobram esse preço que já existe.
Em A partir deste mês você decide o que acontece com as sessões ainda não cobradas do dia 1º do mês atual em diante (a fatura é do mês inteiro):
- Sessões em grupo: valor do grupo (padrão) ou manter importado.
- Sessões individuais: manter importado (padrão) ou valor do cadastro — limpa o valor que veio da planilha nas sessões individuais futuras dos participantes, para valer o valor de sessão do cadastro. Uma sessão individual que tem serviço próprio mantém o valor.
Ver o que muda lista cada sessão com o valor antes e depois, calculado do mesmo jeito que a fatura vai calcular, em duas partes: Sessões em grupo e Sessões individuais (as que passam a usar o valor do cadastro). Meses anteriores e sessões já faturadas não mudam.
Se você abrir de novo o endereço de uma sugestão que já foi juntada, a tela avisa que ela já virou o grupo e leva até ele.
Confirmar. O resumo mostra o grupo, os participantes, as Sessões a juntar, a Agenda futura ("N sessões serão criadas até DD/MM/AAAA" ou "Grupo finalizado em DD/MM/AAAA (sem sessões futuras)"), o serviço, a Cobrança deste mês e as Sessões individuais; cada linha tem Editar, que volta ao passo. O botão diz o que vai acontecer — Criar grupo e juntar N sessões, Juntar N sessões ao grupo ou Juntar N sessões. Ao concluir, um aviso confirma (ex.: "Grupo criado · 12 sessões juntadas · 26 sessões futuras criadas") com o botão Desfazer.
Se as sessões mudarem durante a revisão
Ao confirmar, a Akesia confere tudo de novo. Se alguém alterou, faturou ou juntou alguma dessas sessões nesse meio-tempo, nada é gravado e a tela pede para revisar de novo.
Ignorar e reativar
Uma sugestão que não é grupo (um casal, uma coincidência) pode ser deixada de lado com Ignorar sugestão, no topo da revisão. Ela passa a aparecer como Ignorada na lista e sai das pendentes. Para voltar atrás, abra-a e clique em Reativar.
Juntar, desfazer, ignorar e reativar ficam registrados na auditoria da clínica.
Desfazer
A junção pode ser desfeita por 30 dias: no aviso logo após confirmar ou no botão Desfazer da linha na lista. As sessões voltam a ser individuais, com os valores e o serviço que tinham, e o que a junção criou (grupo, participações, serviço, preços por paciente, sessões futuras geradas) é removido.
Se depois da junção alguém usou Atualizar sessões no grupo, a junção não pode mais ser desfeita: a tela avisa. Numa sessão em grupo única, o serviço reaproveitado é mantido.
O que alguém mudou ou faturou depois é mantido, e o aviso conta o que ficou (ex.: "3 sessões alteradas depois"). A junção não é desfeita quando:
- há sessões faturadas depois da junção — cancele essas faturas antes;
- o grupo criado ganhou sessões depois da junção — remova-as antes;
- passaram os 30 dias.
Primeiro a junção, depois a importação
Enquanto houver sessões de uma importação juntadas em grupo, Desfazer importação é recusado: "Há sessões desta importação juntadas em grupo. Desfaça a junção em Grupos › Juntar sessões antes de desfazer a importação." Uma nova importação não desfaz a junção: ela não mexe em grupos. Sessões novas que ela trouxer chegam individuais e voltam a aparecer como sugestão.
O que nunca muda
- Sessões passadas e faturadas mantêm valor, serviço, situação, anotações e o vínculo com a fatura: só passam a pertencer ao grupo. A cobrança feita no sistema anterior continua valendo.
- Sessões quitadas (resolvidas na cobrança) e as de pacote nunca são reprecificadas.
- Sessões em que o paciente estava sozinho continuam individuais.
- Grupo existente: uma junção nunca o desativa nem encerra os participantes dele.