O que o Aki pode fazer por você

Além de tirar dúvidas, o Aki — o assistente do botão Ajuda — pode fazer três coisas no sistema para você:

• cadastrar um paciente, por um formulário curto que aparece na conversa;
• remarcar uma sessão, uma ocorrência por vez;
• cancelar uma sessão, uma ocorrência por vez.

Ele também responde perguntas sobre a agenda e os pacientes, sem mudar nada:

• a agenda: as sessões de um período, os profissionais e os horários livres de um profissional;
• o cadastro de um paciente: mãe, pai, responsável financeiro, contato de emergência, os contatos cadastrados (com o parentesco) e os telefones e e-mails deles, irmãos, idade, escola, profissional de referência, primeira sessão e última visita. Por exemplo: "quem é o pai do Thales?" ou "qual o telefone da mãe da Ana?";
• o histórico de sessões de um paciente, sem limite de período: o último atendimento, as faltas, a próxima sessão, se a evolução foi escrita e se a sessão foi paga. Por exemplo: "quando foi o último atendimento do Miguel?".

A evolução e o pagamento só aparecem para quem pode vê-los na tela do paciente. Se você não tem acesso às finanças de um paciente, o Aki diz isso, em vez de responder que o responsável financeiro não está cadastrado. O Aki não informa CPF, endereço, valores nem o conteúdo do prontuário.

Na dúvida, pergunte ao próprio Aki "o que você pode fazer?": ele responde com essa lista e um exemplo de pedido.

Como funciona

Remarcar e cancelar

• Só esta ocorrência. O Aki mexe em uma sessão de cada vez. Se a sessão faz parte de uma série recorrente, as outras continuam como estão. Para mudar a série inteira, use a tela de recorrências.
• Sessões já finalizadas ou canceladas não podem ser remarcadas nem canceladas pelo Aki. Sessões de grupo também não são remarcadas por ele: elas se movem pela sessão do grupo, na agenda.
• O motivo do cancelamento é seu. O Aki pede o motivo e nunca inventa um. No cartão você pode ajustar o texto antes de confirmar.
• Avisar o paciente. Em consultas com paciente, o cartão traz a opção Avisar o paciente, já marcada. Desmarque se não quiser que ele receba a mensagem.
• Término da sessão. Se você não disser até que horas vai a sessão remarcada, o cartão sugere o mesmo tempo de duração de antes, e você pode ajustar.

Quando o sistema pede uma segunda confirmação

O Aki passa pelas mesmas regras que você encontra na agenda. Se a sala já estiver ocupada naquele horário, ou se a sessão já estiver numa fatura enviada ou paga e mudar de dia, o cartão mostra o aviso e o botão Confirmar mesmo assim. O Aki nunca confirma esse aviso por você. A confirmação vale só para os dados que estavam no cartão quando o aviso apareceu: se você mudar algum campo, o sistema confere tudo de novo e, se for o caso, pergunta outra vez.

Já um conflito com outra sessão do mesmo profissional, ou uma sala bloqueada, não tem como ser confirmado: o cartão mostra que a ação não foi feita.

Cadastrar paciente

Para cadastrar, o Aki abre um formulário no próprio cartão: nome, telefone, e-mail, data de nascimento, profissional de referência, valor da sessão e os consentimentos de WhatsApp e e-mail (que começam desmarcados).

O que você digita no formulário vai direto para o cadastro — o Aki não lê esses dados. Por isso, não escreva nome, telefone ou CPF da pessoa na conversa: use o formulário. Se já existir um paciente com o mesmo nome, o cartão avisa antes de cadastrar, e você decide se continua.

O Aki só faz o que você poderia fazer

O Aki age com o seu usuário e as suas permissões. Ele usa os mesmos caminhos das telas do sistema, então valem as mesmas regras de papéis e permissões: um profissional que não pode mexer na agenda de outro profissional também não consegue fazer isso pelo Aki. Se você não tem acesso de escrita à agenda ou aos pacientes, ele nem oferece essas ações. E como o Aki precisa reconhecer os nomes dos pacientes para escondê-los da IA, as ações só aparecem para quem pode ver a lista de pacientes; sem esse acesso, o Aki continua respondendo dúvidas normalmente.

Há também um limite de ações por dia (contado a partir da meia-noite, no horário de Brasília) e por conversa, alto o bastante para o uso normal.

O que nunca é enviado à IA

A resposta do Aki é gerada por um provedor de IA contratado pela Akesia. Para consultar a agenda e propor ações, o provedor nunca recebe:

• nome de paciente, de profissional ou de pessoas do cadastro (pais, contatos, responsáveis);
• CPF, telefone, e-mail, endereço ou data de nascimento;
• identificadores internos do sistema;
• anotações, títulos, observações ou qualquer texto livre do cadastro e da agenda;
• o que você digita no formulário de cadastro.

No lugar dos nomes, o sistema troca cada pessoa por uma referência antes de enviar — "PACIENTE_1", "SESSAO_2", "PROF_1". A IA trabalha só com essas referências e com datas e horários. Pais e contatos viram "CONTATO_1", e telefones, e-mails e a escola viram "DADO_1": quando você pergunta o telefone da mãe, a IA responde "o telefone é DADO_1" e é o sistema que coloca o número real na sua tela. Antes da resposta chegar à sua tela, o sistema troca as referências de volta pelos nomes reais. A ligação entre cada referência e a pessoa fica guardada no servidor, criptografada, junto da conversa, e é apagada com ela.

Os cartões também têm prazo. Um cartão que ninguém confirmou é marcado como Expirada depois de 10 minutos, mesmo que ninguém volte a clicar nele. E, depois de 90 dias — o mesmo prazo da conversa de suporte —, o sistema apaga o que o cartão guardava: os dados digitados no formulário de cadastro (nome, telefone, e-mail, data de nascimento), as linhas do cartão e os identificadores internos. Fica só o registro de que a ação existiu, com o tipo, a situação e as datas, além das linhas da auditoria.

Isso vale também para o nome que você digita na conversa: se ele corresponde a um paciente ou a um profissional da clínica, ou a um contato que o Aki já consultou nesta conversa, ele é substituído antes de sair daqui — o nome completo, o primeiro nome ("a Ana"), o primeiro com o último ("Ana Souza") ou só o sobrenome ("a Souza"). Em nomes com "Vó", "Tia", "Dona" e parecidos, o sistema reconhece o nome que vem depois ("a Lena", de "Vó Lena Martins"), e não a palavra "tia" sozinha.

O mesmo vale para o que o Aki já mostrou na conversa: se ele informou a escola de um paciente ou o nome de um parente e você escreve isso de volta ("a escola Colégio Pequeno Príncipe"), o texto é substituído antes de sair daqui.

Datas recentes e futuras, que servem para marcar e remarcar, seguem legíveis. Datas mais antigas, que podem ser de nascimento, são removidas nas formas mais comuns: 15/03/2018, 15-03-2018, 15.03.2018, 2018-03-15, "15 de março de 2018" ou "1º de março de 2018". Uma data logo depois de "nasceu", "nasc.", "DN" ou "data de nascimento" é removida sempre, mesmo que seja recente.

Fora isso, um nome digitado só é substituído se for de um paciente, de um profissional ou de um contato que o Aki já consultou nesta conversa. O nome de outra pessoa vai como você escreveu.

Como conferir na auditoria

Tudo o que o Aki faz fica na trilha de auditoria da sua clínica, em Logs de Auditoria (/admin/audit):

• No filtro Autor, escolha Feito pelo Aki para ver só as ações feitas por meio dele.
• Mesmo sem filtrar, cada ação feita pelo Aki aparece com o selo via Aki ao lado do nome de quem confirmou.
• Ao abrir o detalhe de uma dessas linhas, você vê a ação, quem pediu, quando foi proposta, confirmada e executada, o cartão que a pessoa viu e os avisos que ela confirmou.
• O filtro Ação também traz Ação do Aki executada e Ação do Aki falhou.
• Se uma ação confirmada for interrompida no meio (por exemplo, por uma queda do servidor antes da resposta), ela aparece como falhou em até uma hora, com o aviso para conferir na agenda ou no cadastro se a alteração chegou a ser feita.

As ações registradas são as mesmas de quando alguém usa a tela — "agendamento atualizado", "agendamento cancelado", "paciente criado" — com a marca de que vieram do Aki.

Quem liga o recurso

As ações do Aki são ligadas pela administração da plataforma da Akesia. Quando estão desligadas, o Aki continua respondendo dúvidas normalmente, mas não consulta a agenda nem propõe ações. Na sua clínica não há nada a configurar: o que cada pessoa pode fazer pelo Aki é decidido pelas permissões dela.

O que fica de fora

O Aki não lê o conteúdo do prontuário, não informa CPF, endereço nem valores, não altera o cadastro de um paciente que já existe, não mexe em finanças, faturas ou séries recorrentes inteiras e não faz alterações em lote. Para isso, ele indica a tela certa.