Templates de notificação

Os templates de notificação definem o texto exato dos e-mails automáticos que a clínica envia aos pacientes — confirmações de agendamento, lembretes, cancelamentos, o envio da fatura, convites para preencher formulários e muito mais. A clínica já vem com um texto-padrão para cada tipo de mensagem, e você pode personalizá-lo sem mexer em nenhuma configuração técnica.

No WhatsApp é diferente: o WhatsApp só permite que uma empresa inicie uma conversa com um modelo de mensagem aprovado pela Meta. Por isso a aba WhatsApp de cada mensagem mostra o modelo que é de fato enviado (veja Mensagens de WhatsApp). O texto padrão da Akesia não é editado; nos planos que incluem mensagens personalizadas, a clínica pode escrever a sua própria versão e enviá-la para aprovação da Meta (veja Mensagens personalizadas de WhatsApp).

No topo da tela fica a linha Avisos de consulta, que mostra o modo atual e, em Alterar, escolhe entre pedir confirmação e apenas lembrete (veja Pedir confirmação ou apenas lembrete). A confirmação de agendamento e o lembrete têm, cada um, dois e-mails: o de sempre, com os links de confirmar e cancelar, e o marcado apenas lembrete, sem links, com a variável Telefone da Clínica ({{clinicPhone}}). Na aba E-mail dessas mensagens — e também na aba WhatsApp —, um seletor alterna entre Com confirmação e Apenas lembrete; o do modo em uso aparece primeiro, marcado modo atual. Vale o do modo escolhido; os dois podem ser editados a qualquer momento. A Lista de espera tem um seletor igual, um texto por mensagem.

Nesta página você aprende a editar um e-mail, usar variáveis que são preenchidas automaticamente, visualizar o resultado antes de salvar, restaurar o texto original quando quiser e conferir as mensagens de WhatsApp.

Como abrir os textos de uma mensagem

A tela Notificações é uma lista só, com todas as mensagens agrupadas por área (Consultas, Cobrança, Documentos e formulários, Lista de espera e agenda online, Códigos de acesso e Avisos para a equipe). Além dos botões que ligam cada canal (veja como), cada linha diz, em poucas palavras, qual texto cada canal usa:

Clicar na linha abre a página da mensagem: o nome, para que serve, e uma aba por canal que a mensagem tem — WhatsApp e/ou E-mail. A aba escolhida fica no endereço da página (por exemplo, ?canal=whatsapp), então dá para guardar ou enviar o link. Use ← Notificações para voltar à lista. Trocar de aba, ou de texto no seletor, não perde o que você digitou; sair da página com alterações não salvas faz o sistema perguntar antes.

Editar um e-mail

Na aba E-mail da mensagem, o formulário fica na própria página, com os campos abaixo.

A caixa "Template ativo"

Quando a caixa Template ativo está desmarcada, a clínica ignora o seu texto personalizado e volta a enviar o conteúdo-padrão daquele tipo de mensagem. É uma forma de desligar temporariamente uma personalização sem apagá-la — a lista volta a mostrar E-mail: padrão.

Usar variáveis

Variáveis são marcadores escritos entre chaves duplas, como {{patientName}}, que são substituídos pelos dados reais no momento do envio. Em vez de digitar a chave à mão, clique no botão da variável na seção Variáveis Disponíveis — ela é inserida exatamente onde está o cursor no campo Conteúdo.

Estas são as variáveis oferecidas pelos botões da tela:

Textos de cobrança

A área Cobrança tem duas mensagens com texto de e-mail:

• Envio da fatura — enviada quando a equipe envia a fatura. O padrão tem o assunto "Sua fatura de {{referenceMonth}} — {{clinicName}}" e diz "Segue em anexo a sua fatura de {{referenceMonth}}", com o valor, o vencimento e um fecho cordial. O PDF da fatura vai anexado sozinho: o texto não precisa de variável para isso.
• Lembrete de cobrança — enviada pela régua. O padrão tem o assunto "Lembrete da sua fatura de {{referenceMonth}} — {{clinicName}}" (serve antes e depois do vencimento), lembra que a fatura está em aberto e termina com "Se você já fez o pagamento, por favor desconsidere esta mensagem." O lembrete não leva o PDF.

Os textos padrão não citam meio de pagamento (Pix, cartão): os dados de pagamento estão no PDF, e o link de pagamento oferece os meios que a conta Stripe da clínica aceita.

O link fica numa linha só dele — "Para pagar, acesse: {{paymentLink}}". Quando a clínica não usa o Stripe, não há link, e essa linha inteira é retirada no envio; o mesmo texto serve com e sem Stripe. Ao personalizar, mantenha {{paymentLink}} numa linha separada: qualquer outra frase na mesma linha sairia junto.

Visualizar o preview

Antes de salvar, clique em Visualizar prévia para ver como a mensagem ficará para o paciente. O sistema substitui as variáveis por valores de exemplo fixos — nenhum dado real de paciente é usado nessa etapa.

A Prévia aparece logo abaixo do formulário e mostra:

• O Assunto já preenchido.
• O Conteúdo final, com as quebras de linha preservadas.
• Em Valores de exemplo usados, a lista dos valores usados (por exemplo, {{patientName}} = João Silva, {{date}} = 15/02/2026, {{time}} = 14:00).

O preview funciona sobre o texto que está na tela naquele momento, então você pode visualizar suas alterações mesmo antes de salvá-las. Clique em Fechar prévia para escondê-la.

Restaurar o padrão

Se quiser descartar a personalização e voltar ao texto original do sistema, clique em Restaurar padrão.

Após a confirmação, surge a mensagem "Template restaurado para o padrão", o formulário volta ao texto original e a lista volta a mostrar E-mail: padrão.

Mensagens de WhatsApp

O WhatsApp sai pelo número da Akesia quando a clínica ativa o WhatsApp em Configurações → Integrações, ou pelo número próprio da clínica quando ela o conecta no mesmo cartão (veja WhatsApp). Hoje ele envia quatro avisos de consulta:

Na aba WhatsApp da mensagem, a prévia mostra o modelo completo com valores fictícios (por exemplo, "Maria", "Dra. Ana Souza", "Clínica Bem-Estar"), o rodapé e os botões. Todo modelo enviado pelo número da Akesia cita o profissional e a clínica, para o paciente saber de quem é a consulta; o nome do número e o rodapé ("Enviado pela Akesia") dizem quem envia. No envio real entram os dados da consulta: nome do paciente, profissional, clínica, data e horário. Se a clínica conectou o próprio número, a aba mostra os modelos desse número, que falam em nome da clínica — desde a conexão, mesmo enquanto a Meta ainda analisa os modelos — e as mensagens personalizadas são escritas para ele.

Quando o modelo padrão ainda não pode sair, a opção Padrão Akesia mostra uma etiqueta da situação dele na Meta. Se as versões da clínica não puderem ser carregadas, a aba mostra só o modelo padrão, com a mesma etiqueta:

Mensagens de cobrança no WhatsApp

Quando a Akesia liberar as mensagens de pagamento (veja Cobrança por WhatsApp), o modelo usado depende de a clínica ter o Stripe Ativo:

A aba WhatsApp do Envio da fatura e do Lembrete de cobrança mostra o modelo que o próximo envio da clínica vai usar — com ou sem o botão, conforme o Stripe —, com o texto real. No envio da fatura, a prévia traz 📎 PDF da fatura em anexo no topo: na mensagem real, o PDF da fatura vai ali. A aba também mostra a situação do modelo na Meta no número que envia pela clínica (aprovado, em análise, reprovado ou ainda não enviado à Meta).

Enquanto a Meta não aprova o modelo, a fatura (ou o lembrete) sai só por e-mail — a aba avisa, por exemplo, "Aguardando aprovação da Meta — enquanto isso a fatura sai só por e-mail". Não há mais modelo reserva: os modelos antigos que diziam "pagar por Pix ou cartão" não são mais usados no WhatsApp, nem enquanto o novo está em análise.

A clínica pode criar a sua versão da clínica também destas mensagens (veja abaixo). Na versão do envio da fatura, só o texto muda: o PDF da fatura, o rodapé e o botão continuam os do padrão, e a mensagem sai com o PDF como a padrão.

NFS-e no WhatsApp e no e-mail

A NFS-e também vai com o PDF (veja Enviar a NFS-e para o paciente). A aba WhatsApp de NFS-e mostra o modelo com 📎 PDF da nota fiscal em anexo no topo, sem botão nem link, e a situação dele na Meta no número que envia. Enquanto a Meta não aprova esse modelo, a nota sai só por e-mail — a aba avisa "… enquanto isso a nota fiscal sai só por e-mail". O modelo antigo, com o link de 7 dias, não é mais usado. A clínica pode criar a sua versão da clínica também desta mensagem; o PDF no topo continua fixo.

A aba E-mail de NFS-e traz o texto do e-mail, que agora pode ser personalizado como os demais. O padrão tem o assunto "Nota fiscal (NFS-e) de {{referenceMonth}} — {{clinicName}}" e diz "Segue em anexo a nota fiscal (NFS-e) referente a {{referenceMonth}}", seguido do número ({{nfseNumber}}), do valor ({{nfseAmount}}) e do código de verificação ({{nfseVerificationCode}}) da nota. Quando a fatura tem mais de uma nota, os números e os códigos vêm separados por vírgula e o valor é a soma de todas. Uma linha cuja variável não tem valor nesse envio (por exemplo, uma nota sem código de verificação) sai do e-mail, em vez de aparecer vazia ou com o {{…}}. O PDF (todas as notas da fatura num arquivo só) vai anexado sozinho.

Os códigos de acesso e os avisos à equipe não têm aba WhatsApp: esses não saem por WhatsApp. As demais mensagens ao paciente têm modelo de WhatsApp — e só saem por ele se marcadas em Configurações → Notificações.

Mensagens personalizadas de WhatsApp

Nos planos que incluem mensagens personalizadas no WhatsApp, a clínica pode escrever o texto das suas mensagens de WhatsApp, em vez de usar o texto padrão da Akesia. Vale para todas as mensagens ao paciente que têm modelo de WhatsApp.

O funcionamento tem três ideias:

• O padrão nunca é editado. A lista Mensagem em uso sempre tem o Padrão Akesia (usado por todas as clínicas). O que a clínica cria é uma versão da clínica: uma cópia do texto padrão, reescrita por ela e registrada na Meta com um nome só dela.
• Toda versão passa pela Meta. Nada sai antes de a Meta aprovar.
• Usar é uma escolha separada. Uma versão aprovada não entra em uso sozinha: a clínica escolhe qual mensagem usar.

Criar uma versão da clínica

O que pode e o que não pode mudar:

• Pode: o texto inteiro. Os campos dinâmicos são escritos pelo nome, entre chaves — {{paciente}}, {{profissional}}, {{clinica}}, {{data}}, {{horario}} e os demais de cada mensagem — e podem vir em qualquer ordem. Os botões abaixo do texto inserem cada campo onde está o cursor.
• Nenhum campo é obrigatório: a clínica escreve como preferir — por exemplo, "amanhã" no lugar de {{data}}. Cada campo entra no máximo uma vez.
• Não pode: o rodapé e os botões (Confirmar, Cancelar e os links), que são fixos, nem campos que a mensagem não tem. No envio da fatura, o PDF da fatura no topo também é fixo.

O editor recusa, antes de enviar, o que a Meta recusaria: texto vazio, links, e-mail ou telefone no texto (os links seguros vão nos botões), mensagem que começa ou termina com um campo dinâmico, dois campos seguidos e texto curto demais para a quantidade de campos. Ele também avisa, sem bloquear, sobre palavras promocionais ("desconto", "promoção", "grátis"…) e texto sem nenhum campo — os dois podem levar a Meta a classificar a mensagem como marketing, e aí ela deixa de ser enviada —; no número da Akesia, avisa ainda sobre pedidos para o paciente responder por texto (os botões fazem isso), termos clínicos e a falta de {{clinica}} (o paciente pode não saber quem escreve, porque a mensagem sai pelo número da Akesia).

A análise da Meta

Depois do envio, a versão aparece como Em análise. A Meta costuma responder em minutos, mas pode levar até 48 horas. Enquanto isso, a mensagem que está em uso continua sendo enviada normalmente. A resposta da Meta chega sozinha; para conferir na hora, use Atualizar na versão em análise.

Escolher qual mensagem usar

A aba WhatsApp é uma lista só, Mensagem em uso: o Padrão Akesia e cada versão da clínica. A opção marcada é a que sai agora, com o texto aberto logo abaixo; nas outras, Ver mensagem mostra o texto. Cada versão traz ali mesmo a situação e o motivo da Meta, e as ações que cabem a ela: Corrigir e reenviar (ou Reenviar), Deixar de usar esta versão e Arquivar.

Para trocar, marque outra opção: só as versões Aprovado podem ser marcadas, e a escolha vale a partir dos próximos envios; a lista de mensagens passa a mostrar o nome dela. Para voltar ao texto padrão, marque Padrão Akesia.

Editar uma versão sempre cria uma nova versão, com nova análise da Meta. A que está em uso continua saindo até a clínica escolher a nova. Uma versão que não está em uso pode ser arquivada. Uma versão escolhida que não pode ser enviada (por exemplo, fora do plano) tem Deixar de usar esta versão: a clínica volta ao padrão e a versão fica guardada, para usar de novo depois (ao voltar a um plano que inclui o recurso, por exemplo). Ela também pode ser arquivada, o que a remove da Meta.

Classificado como marketing

A Meta separa mensagens de serviço (avisos de consulta, cobranças) de mensagens de marketing, e pode reclassificar um modelo depois de aprovado. Texto de serviço com tom promocional vira marketing. Nenhuma mensagem sai como marketing: quando isso acontece, a versão deixa de ser usada, o padrão Akesia volta a ser enviado, a mensagem aparece no aviso precisa de atenção da lista, a página dela mostra o motivo e os administradores recebem um e-mail.

Para resolver, clique em Corrigir e reenviar no aviso do topo da aba, reescreva sem promoções e envie de novo. Quando a Meta aprovar a nova versão como mensagem de serviço, ela entra em uso automaticamente, porque a clínica já tinha escolhido aquele texto.

Em quais planos

As mensagens personalizadas no WhatsApp estão disponíveis nos planos que as incluem; a página de preços da Akesia mostra quais. Se o plano da clínica não inclui o recurso, a aba WhatsApp avisa uma vez, no topo, e diz em qual plano ele está disponível; o Padrão Akesia é usado.

Se a clínica muda para um plano sem o recurso, as versões e a escolha ficam guardadas, mas o padrão Akesia passa a ser enviado. Voltando a um plano que inclui, a escolha volta a valer.

Depois de 90 dias sem o recurso, a Akesia retira essas versões da Meta, para liberar espaço no WhatsApp. O texto continua guardado: se a clínica voltar a um plano que inclui o recurso, as versões aparecem como Precisa reenviar, e basta clicar em Reenviar para mandá-las de novo para aprovação.

Perguntas frequentes