Enviar documentos (e-mail/WhatsApp)

Envio por WhatsApp ainda não está ativo

As mensagens descritas nesta página saem por e-mail. A opção de WhatsApp e o consentimento correspondente existem nas telas, mas ainda não há provedor de envio ligado — nada é entregue por WhatsApp hoje. Ao configurar um aviso que o paciente precise receber, garanta que ele tenha e-mail no cadastro.

Depois de gerar um documento (declaração, atestado, recibo de reembolso, contrato, termo de consentimento etc.), você pode entregá-lo ao paciente direto pela Akesia — sem precisar baixar o PDF e anexar manualmente em outro aplicativo. São dois canais: e-mail (com o PDF anexado) e WhatsApp (com um link seguro de download).

Funcionalidade recente

O envio de documentos por e-mail e WhatsApp foi adicionado recentemente. Se você não encontrar o botão Enviar, peça ao administrador da clínica para confirmar se a sua versão está atualizada.

Onde encontrar

Os documentos ficam na ficha do paciente, na aba Documentos. A lista mostra cada documento gerado com as colunas Tipo, Título, Gerado em, Por e Enviado, além das ações Baixar e Enviar à direita.

A coluna Enviado mostra para onde o documento já foi remetido (o e-mail ou o número usado no último envio). Enquanto nada tiver sido enviado, ela exibe um traço (—).

Enviar um documento

Abra a ficha do paciente e vá até a aba Documentos.

Na linha do documento que deseja entregar, clique em Enviar. Abre-se a janela Enviar documento.

Escolha o canal no topo da janela: E-mail ou WhatsApp. O campo do destinatário muda conforme o canal escolhido.

Confira o destinatário. A Akesia já preenche o campo com o e-mail e o telefone cadastrados na ficha do paciente, mas você pode alterar antes de enviar.

Clique em Enviar. Enquanto a entrega é processada, o botão mostra Enviando.... Ao concluir, aparece uma confirmação e a janela se fecha.

O botão Enviar fica desabilitado enquanto o campo do destinatário estiver vazio. Preencha o e-mail (para o canal E-mail) ou o WhatsApp (para o canal WhatsApp) para habilitá-lo.

Os dois canais

No canal E-mail, o documento vai anexado em PDF à mensagem. O campo a preencher é E-mail do destinatário.

O e-mail é enviado em nome da clínica, com o nome do paciente (ou do responsável financeiro, quando houver) na saudação e os dados de contato da clínica no rodapé. O assunto identifica o tipo do documento e o nome da clínica.

Ao concluir, você vê a confirmação "Documento enviado por e-mail".

E-mail precisa estar configurado

O envio por e-mail depende do serviço de e-mail da clínica estar configurado. Se não estiver, a janela mostra "Serviço de e-mail não configurado" e nada é enviado. Nesse caso, use Baixar e entregue o arquivo você mesmo, ou peça ao administrador para configurar o e-mail da clínica. O canal WhatsApp não resolve: ele ainda não entrega mensagem nenhuma.

No canal WhatsApp, o arquivo não é enviado. Em vez disso, o paciente recebe uma mensagem com um link seguro de download. O campo a preencher é WhatsApp do destinatário.

A mensagem traz o nome da clínica, o tipo do documento e o link, com o aviso de que ele é válido por 7 dias. Ao abrir o link, o paciente baixa o PDF diretamente.

Ao concluir, você vê a confirmação "Link de download enviado por WhatsApp".

Link com validade de 7 dias

O link de download é assinado e expira automaticamente após 7 dias. Depois disso, ao tentar abri-lo o paciente vê a mensagem "Este link expirou. Solicite um novo à clínica." — basta enviar o documento de novo pelo WhatsApp para gerar um link novo.

Recibos por período (recibo para reembolso)

Para o documento Recibo para reembolso, você não digita as sessões à mão: a Akesia monta a lista a partir das sessões já pagas do paciente. A seleção do período acontece na hora de gerar o recibo, na etapa Dados do assistente de novo documento.

Na aba Documentos, clique em Novo documento e escolha o modelo Recibo para reembolso. Clique em Continuar.

Na etapa Dados, aparece a seção Sessões pagas com dois campos de data — De e Até — no formato DD/MM/AAAA.

Informe o intervalo desejado e clique em Buscar sessões. Enquanto carrega, o botão mostra Buscando....

A Akesia lista as sessões pagas do período, cada uma com a descrição e o valor (em R$). Todas vêm marcadas por padrão — desmarque as que não quiser incluir no recibo.

Avance para a Pré-visualização e clique em Gerar PDF. O recibo gerado já entra na lista de documentos e pode ser enviado por e-mail ou WhatsApp como qualquer outro.

O que entra no recibo

Só entram sessões cuja cobrança está paga (fatura com status PAGO) — sessões regulares, extras e de grupo. Créditos e itens não pagos não aparecem. Se nenhuma sessão paga existir no período, a Akesia mostra "Nenhuma sessão paga encontrada no período selecionado"; revise as datas ou confira o status das faturas no módulo Financeiro.

Deixar os dois campos De e Até em branco e clicar em Buscar sessões traz todas as sessões pagas do paciente. Use as datas para restringir ao período do reembolso.

Depois do envio

A coluna Enviado, na lista de documentos, passa a mostrar o destinatário do último envio.
Cada envio fica registrado no histórico de auditoria da clínica (quem enviou, qual documento, por qual canal e para qual destinatário).
Você pode reenviar o mesmo documento quantas vezes precisar — inclusive trocando de canal. No WhatsApp, cada reenvio gera um link novo, com nova validade de 7 dias.

Dúvidas comuns

O paciente não recebeu o e-mail

Confirme se o endereço estava correto na hora do envio e peça para o paciente checar a caixa de spam. Se a janela tiver mostrado "Serviço de e-mail não configurado", o envio nem chegou a sair — use o WhatsApp ou avise o administrador.

O link do WhatsApp parou de funcionar

Links de WhatsApp valem 7 dias. Se expirou, reenvie o documento pelo WhatsApp para gerar um link novo.

Não aparece nenhuma sessão no recibo

Só entram sessões com fatura PAGO. Verifique o status das cobranças no Financeiro e o intervalo de datas informado.

Quero anexar o arquivo no WhatsApp

Não é possível: por segurança, o WhatsApp envia sempre um link de download, nunca o PDF. Para entregar o arquivo em si, use o canal E-mail (que anexa o PDF) ou baixe pelo botão Baixar e anexe manualmente.