Enviar documentos (e-mail)
Enviar por e-mail (PDF anexado) ou por WhatsApp (link para baixar, 7 dias); recibos por período.
Funcionalidade nova
WhatsApp, se a clínica ligar
As mensagens desta página podem sair por WhatsApp nas clínicas que ativaram o WhatsApp (saiba mais) e marcaram WhatsApp para cada uma em Configurações → Notificações. Desligado lá, a tela mostra "não enviado — desligado nas configurações de notificação", nunca "enviado". Documentos vão como link para baixar, válido por 7 dias (a NFS-e, enviada pela fatura, vai com o PDF). Cobranças por WhatsApp dependem de liberação da Akesia.
Depois de gerar um documento (declaração, atestado, recibo de reembolso, contrato, termo de consentimento etc.), você pode entregá-lo ao paciente direto pela Akesia — sem precisar baixar o PDF e anexar manualmente em outro aplicativo. O envio sai por e-mail, com o PDF anexado, ou por WhatsApp, como um link para baixar válido por 7 dias — cada canal quando Documento está ligado nele em Configurações → Notificações. Cada envio fica registrado nas mensagens do paciente (aba Mensagens do painel do paciente) e em Mensagens → Todas as mensagens, com o nome de quem recebeu — o título do documento não aparece ali, só que um documento foi enviado.
Funcionalidade recente
O envio de documentos por e-mail foi adicionado recentemente. Se você não encontrar o botão Enviar, peça ao administrador da clínica para confirmar se a sua versão está atualizada.
Onde encontrar
Os documentos ficam na ficha do paciente, na aba Documentos. Cada documento gerado aparece como um cartão: o título e, abaixo, o tipo, a data, quem gerou, para onde já foi enviado (quando foi) e se precisa de assinatura. À direita ficam as ações Baixar, Enviar cópia e, nos documentos sem assinatura, Pedir assinatura.
A coluna Enviado mostra para onde o documento já foi remetido (o e-mail ou o número usado no último envio). Enquanto nada tiver sido enviado, ela exibe um traço (—).
Enviar um documento
Abra a ficha do paciente e vá até a aba Documentos.
Na linha do documento que deseja entregar, clique em Enviar. Abre-se a janela Enviar documento.
No topo da janela, escolha E-mail ou WhatsApp. Pelo E-mail, o PDF vai anexado. Pelo WhatsApp, vai uma mensagem com o botão Baixar documento: um link da Akesia que vale 7 dias — o PDF não é anexado nem fica guardado no WhatsApp. O botão WhatsApp fica desabilitado quando ninguém do cadastro pode receber por WhatsApp (a janela diz "Ninguém do cadastro pode receber por WhatsApp.") ou quando Documento não tem WhatsApp marcado em Configurações → Notificações.
Em Enviar para, escolha quem recebe. A lista mostra o contato principal e cada contato do paciente (pelo apelido ou pelo nome e parentesco, como "Vó Lena · avó/avô" ou "Maria (mãe)"), com o e-mail ou o telefone mascarado. Já vêm marcadas as pessoas marcadas em Documentos em Contatos e quem recebe o quê; quando ninguém está, vem marcado o contato principal, com a informação "Ninguém marcado em Documentos — vai para o contato principal". Quem não pode receber naquele canal aparece bloqueado, com o motivo (Sem e-mail cadastrado, Sem consentimento para WhatsApp, Pediu para não receber mensagens (PARAR) etc.). Você pode marcar mais de uma pessoa. O envio só sai para pessoas do cadastro do paciente: não há campo para digitar outro endereço.
Clique em Enviar. Enquanto a entrega é processada, o botão mostra Enviando.... Ao concluir, aparece uma confirmação e a janela se fecha.
O botão Enviar fica desabilitado enquanto ninguém estiver marcado em Enviar para. Se o envio falhar para alguém, um aviso diz para quem: "Não enviado para Vó Lena."
O envio por e-mail
O documento vai anexado em PDF à mensagem, para o e-mail de cada pessoa marcada em Enviar para. Cada uma precisa ter e-mail no cadastro e ter autorizado receber por e-mail. Para mandar a alguém que não está no cadastro, cadastre a pessoa como contato do paciente ou baixe o PDF.
Há também um limite diário de envios de documentos por e-mail (por pessoa e por clínica, contados nas últimas 24 horas). Passando dele, aparece "Limite diário de envios de documentos por e-mail atingido. Tente novamente amanhã ou baixe o PDF."
O envio só acontece com Documento ligado (em E-mail) em Configurações → Notificações. Desligado, nada é enviado e o aviso diz para ativar Documento lá ou baixar o PDF.
O e-mail é enviado em nome da clínica, com o nome do paciente (ou do responsável financeiro, quando houver) na saudação e os dados de contato da clínica no rodapé. O assunto identifica o tipo do documento e o nome da clínica.
Ao concluir, você vê a confirmação "Documento enviado por e-mail" (ou "Link do documento enviado por WhatsApp").
E-mail precisa estar configurado
O envio por e-mail depende do serviço de e-mail da clínica estar configurado. Se não estiver, a janela mostra "Serviço de e-mail não configurado" e nada é enviado. Nesse caso, use Baixar e entregue o arquivo você mesmo, ou peça ao administrador para configurar o e-mail da clínica.
E o WhatsApp?
Pelo WhatsApp vai um link para baixar, nunca o PDF anexado, e só para o telefone de quem foi marcado em Enviar para (o contato principal ou um contato do paciente, com o consentimento de WhatsApp). Cada pessoa recebe o próprio link. O link vale 7 dias; um envio que não chega ao paciente fecha o link na hora. Para mandar pelo seu próprio WhatsApp, use Baixar e anexe o PDF na conversa.
Recibos por período (recibo para reembolso)
Para o documento Recibo para reembolso, você não digita as sessões à mão: a Akesia monta a lista a partir das sessões já pagas do paciente. A seleção do período acontece na hora de gerar o recibo, na etapa Dados do assistente de novo documento.
Na aba Documentos, clique em Novo documento e escolha o modelo Recibo para reembolso. Clique em Continuar.
Na etapa Dados, aparece a seção Sessões pagas com dois campos de data — De e Até — no formato DD/MM/AAAA.
Informe o intervalo desejado e clique em Buscar sessões. Enquanto carrega, o botão mostra Buscando....
A Akesia lista as sessões pagas do período, cada uma com a data, a descrição e o valor (em R$). Todas vêm marcadas por padrão — desmarque as que não quiser incluir no recibo.
Avance para a Pré-visualização e clique em Gerar PDF. O recibo gerado já entra na lista de documentos e pode ser enviado por e-mail ou WhatsApp como qualquer outro.
O que entra no recibo
Só entram sessões cuja cobrança está paga (fatura com status PAGO) — sessões regulares, extras e de grupo. Créditos e itens não pagos não aparecem. Se nenhuma sessão paga existir no período, a Akesia mostra "Nenhuma sessão paga encontrada no período selecionado"; revise as datas ou confira o status das faturas no módulo Financeiro.
Deixar os dois campos De e Até em branco e clicar em Buscar sessões traz todas as sessões pagas do paciente. Use as datas para restringir ao período do reembolso.
O atestado para reembolso e a ficha de frequência usam a mesma busca, mas listam as sessões faturadas — pagas ou não, porque o plano reembolsa pelo que consta na fatura e na nota fiscal. Veja Seleção de sessões.
Depois do envio
- A coluna Enviado, na lista de documentos, passa a mostrar o destinatário do último envio.
- Cada envio fica registrado no histórico de auditoria da clínica (quem enviou, qual documento, por qual canal e para qual destinatário).
- Você pode reenviar o mesmo documento quantas vezes precisar.
- Enquanto um link enviado pelo WhatsApp ainda abre o documento, aparece o botão Revogar link ao lado de Enviar cópia. Use-o se o link foi para o número errado: quem recebeu deixa de conseguir baixar o documento na hora. O link também deixa de abrir sozinho se o paciente retirar o consentimento de WhatsApp.
Dúvidas comuns
O paciente não recebeu o e-mail
Confirme se o e-mail do cadastro do paciente está correto e peça para o paciente checar a caixa de spam. Se a janela tiver mostrado "Serviço de e-mail não configurado", o envio nem chegou a sair — use Baixar e entregue o arquivo, ou avise o administrador.
Não aparece nenhuma sessão no recibo
Só entram sessões com fatura PAGO. Verifique o status das cobranças no Financeiro e o intervalo de datas informado.
Quero mandar o documento pelo WhatsApp
Escolha WhatsApp na janela de envio: o paciente recebe um link para baixar, válido por 7 dias, e cada download fica registrado na auditoria. Se o link expirar, envie de novo. O botão só aparece liberado com Documento marcado para WhatsApp em Configurações → Notificações.