Lista de espera e ofertas automáticas

A lista de espera registra pacientes (e interessados que ainda não são pacientes) que querem uma vaga. Quando uma sessão futura é cancelada, o sistema cruza o horário vago com quem está esperando e, conforme a configuração da clínica, ou cria uma tarefa para a equipe ofertar manualmente, ou envia uma oferta de horário por link diretamente ao melhor candidato.

A página Lista de espera

Na Agenda, clique no botão Espera (no cabeçalho, com a contagem de quem está aguardando) para abrir o painel lateral com as entradas ativas e, em seguida, em Ver tudo para abrir a página completa. No topo da página você vê cinco indicadores: Aguardando, Tempo médio de espera, Ofertas enviadas (30 dias), Taxa de conversão e Receita recuperada (est.).

Abaixo, as entradas ficam organizadas em quatro abas por situação:

Entradas: adicionar à lista

Clique em Adicionar (canto superior direito) para abrir o painel Adicionar à lista de espera. Cada entrada pode ser de um paciente existente ou de um lead (alguém que ainda não é paciente).

Reordenar prioridade

Na aba Ativas, use as setas para cima e para baixo ao lado de cada entrada para ajustar a ordem. O número à esquerda mostra a posição. Essa ordem manual é respeitada quando o sistema escolhe quem recebe a oferta primeiro.

Editar ou remover

No menu de ações (ícone de três pontos) de uma entrada Ativa ou Ofertada você encontra:

• Editar — altera profissional, preferências e nota de prioridade.
• Enviar oferta manual — disponível apenas para pacientes (não para leads) em entradas Ativas. A oferta manual é feita pela agenda, escolhendo o horário.
• Remover — abre o diálogo Remover da lista de espera, que exige um Motivo da remoção (ex.: "já agendado", "desistiu", "contato perdido"). A entrada vai para a aba Removidas com o motivo registrado.

Configurar o comportamento: modo e estratégia

A reação automática a vagas é configurada em Configurações → Lista de espera (aba Lista de espera). Lá você define o modo de operação, a estratégia de oferta e duas janelas de tempo.

Modo de operação

Estratégia de oferta

A estratégia define a quantas pessoas a vaga é oferecida de cada vez (vale para o modo automático):

• Sequencial (um por vez) — oferta ao melhor candidato e aguarda. Se ele recusar ou a oferta expirar, o sistema avança automaticamente para o próximo candidato.
• Todos de uma vez (primeiro que aceitar leva) — oferta a vários candidatos ao mesmo tempo; quem aceitar primeiro fica com a vaga e as demais ofertas daquele horário são encerradas.

Janelas de tempo

O que acontece quando uma sessão é cancelada

O fluxo abaixo decide o que o sistema faz com cada horário que vaga.

Sessão cancelada / removida / movida
        │
        ▼
É uma CONSULTA futura que bloqueia horário?  ──não──▶  Nada acontece
        │ sim
        ▼
Mais de uma vaga abriu de uma vez?  ──sim──▶  Uma tarefa de triagem em lote
        │ não
        ▼
Modo automático + notificações ativas
+ antecedência suficiente?  ──não──▶  Tarefa de triagem (um horário)
        │ sim
        ▼
Há candidato compatível na lista?  ──não──▶  Nada acontece
        │ sim
        ▼
Envia oferta(s) por link (sequencial ou em massa)

Alguns detalhes importantes:

• Só consultas futuras que bloqueiam horário disparam a lista de espera. Lembretes, notas, tarefas e reuniões não recuperam vaga.
• Cancelamentos em lote (uma série inteira ou várias sessões de uma vez) nunca geram ofertas automáticas — geram uma única tarefa de triagem resumindo o período.
• A ordenação dos candidatos segue: profissional específico antes de "qualquer profissional", depois a prioridade manual da lista, depois quem espera há mais tempo. Quem já tem outra sessão no mesmo dia é empurrado para o fim da fila.
• Leads são apenas para triagem: ofertas automáticas só vão para pacientes (que têm consentimento de contato registrado). Leads aparecem na tarefa de triagem para a equipe contatar manualmente.

Ofertas por link: aceite e recusa

Quando uma oferta automática é enviada, o paciente recebe uma mensagem (WhatsApp e/ou e-mail, conforme o consentimento dele) com um link. O link abre uma página pública com os detalhes da vaga: Profissional, Data, Horário, Modalidade e Válida até.

Na página, o paciente tem dois botões:

• Aceitar horário — confirma a vaga. O sistema cria o agendamento (CONSULTA, status AGENDADO, com o valor da sessão do paciente), marca a entrada como Convertida e encerra as ofertas concorrentes do mesmo horário. O paciente vê "Horário confirmado!" e recebe os detalhes em seguida.
• Não tenho interesse — recusa a oferta. A entrada volta para Ativas e o paciente vê "Tudo bem!" com a mensagem de que continua na lista de espera. No modo sequencial, a rotina periódica oferta ao próximo candidato na execução seguinte.

Expiração e avanço automático

As ofertas em aberto expiram sozinhas ao atingir a janela de exclusividade (ou o início da sessão, o que vier primeiro). Uma rotina periódica:

1. Expira as ofertas vencidas e devolve a entrada para Ativas. Se o horário já tiver sido preenchido nesse meio-tempo, o paciente recebe um aviso educado de que a vaga foi ocupada e que ele continua na lista.
2. Avança a fila (no modo sequencial): se a vaga ainda estiver livre, oferta ao próximo candidato compatível que ainda não recebeu uma oferta para aquele horário.

Por isso, no modo sequencial você não precisa acompanhar a recusa de cada pessoa: o sistema percorre a fila sozinho até alguém aceitar ou a vaga ser preenchida por outro caminho.

Resumo rápido